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Cómo establecer relaciones con las partes interesadas

Por Erin Palmer

15 octubre, 2019


Los proyectos implican más que sólo objetivos, resultados y planes, también involucran a las personas, y lo que es más importante, a las partes interesadas en el proyecto de la reunión de partes interesadas.

Las partes interesadas pueden ser fuertes defensores de un proyecto, o pueden dar la vuelta y matarlo. Pueden ayudar a los gerentes de proyecto a ser mejores en su trabajo, o frustrarlos para que fracasen. Debido a su influencia en la mayoría de las decisiones de los proyectos, está claro que establecer buenas relaciones con las partes interesadas es esencial para convertirse en un gerente de proyecto exitoso.

Tome acción con estos consejos para construir relaciones

Tómese el tiempo para identificar a todas las partes interesadas antes de comenzar un nuevo proyecto. Incluya a aquellos que son impactados por el proyecto, así como a los grupos con la capacidad de impactar el proyecto. Luego, comience el proceso de construir relaciones fuertes con cada uno de ellos usando el siguiente método.

Analice a los grupos de interés: Realice un análisis de las partes interesadas, o una evaluación de los participantes clave del proyecto, y cómo el proyecto afectará sus problemas y necesidades. Identificar sus características e intereses individuales. Averigüe qué es lo que los motiva y qué es lo que los provoca. Definir los roles y el nivel de participación, y determinar si existen conflictos entre los grupos de interés.

Evaluación de la influencia: Medir el grado en que las partes interesadas pueden influir en el proyecto. Cuanto más influyente sea una parte interesada, más necesitará su apoyo un gestor de proyectos. Piense en la pregunta: "¿Qué ganan ellos con esto? Saber qué es lo que cada parte interesada necesita o quiere del proyecto le permitirá al gerente de proyecto medir su nivel de apoyo. Y recuerde equilibrar el apoyo con la influencia. ¿Es más importante contar con el apoyo firme de una parte interesada con poca influencia, o con un apoyo tibio de alguien con un alto nivel de influencia?

Entienda Sus Expectativas: Clavar las expectativas específicas de las partes interesadas. Pida aclaraciones cuando sea necesario para asegurarse de que se entienden completamente.

Defina "éxito": Cada parte interesada puede tener una idea diferente de cómo es el éxito del proyecto. Descubrir esto al final del proyecto es una fórmula para el fracaso. Reúna las definiciones de antemano e inclúyalas en los objetivos para ayudar a asegurar que todas las partes interesadas apoyen los resultados finales.

Mantenga a las partes interesadas involucradas: No se limite a informar a las partes interesadas. Pida su opinión. Conózcalos mejor programando tiempo para el café, el almuerzo o reuniones rápidas. Medir la capacidad de cada parte interesada para participar y respetar las limitaciones de tiempo.

Mantenga informados a los grupos de interés: Envíe regularmente actualizaciones de estado. Diariamente puede ser demasiado; mensualmente no es suficiente. Una actualización por semana suele ser la correcta. Organice las reuniones del proyecto según sea necesario, pero no deje pasar demasiado tiempo entre las reuniones. Asegúrese de responder rápidamente a las preguntas y correos electrónicos de las partes interesadas. La comunicación regular siempre es apreciada - e incluso puede suavizar el golpe cuando tiene malas noticias que compartir.

Estas son las bases para construir relaciones sólidas con las partes interesadas. Pero como en cualquier relación, hay sutilezas que todo gerente de proyecto exitoso entiende - como aprender las diferencias y relacionarse bien con los diferentes tipos de partes interesadas.

Cómo relacionarse con diferentes tipos de partes interesadas

Al llevar a cabo un análisis de las partes interesadas, los gerentes de proyecto pueden reunir suficiente información para construir relaciones sólidas, independientemente de las diferencias entre ellos. Por ejemplo, las necesidades y deseos de un Director de Marketing serán diferentes a los de un Director de Información. Por lo tanto, el compromiso del gerente de proyecto con cada uno de ellos también tendrá que ser diferente.

Las partes interesadas con preocupaciones financieras necesitarán saber el rendimiento potencial de los resultados del proyecto. Otros apoyarán proyectos si hay pruebas sólidas de su valor para mejorar las operaciones, aumentar la cuota de mercado, aumentar la producción o alcanzar otros objetivos de la empresa.

Tenga en cuenta las expectativas y necesidades de cada parte interesada a lo largo de cada conversación, informe o correo electrónico, sin importar lo casual u oficial que pueda ser la comunicación. Recuerde que los intereses de la compañía son más importantes que los de cualquier individuo - los suyos o los de una parte interesada. Cuando se vea obligado a elegir entre ellos, ponga las necesidades de la empresa en primer lugar.

No importa cuáles sean sus necesidades o deseos, todas las partes interesadas respetarán al director del proyecto que:

  • Siempre es honesto, incluso cuando les dice algo que no quieren oír.
  • Se apropia del proyecto.
  • Es predecible y confiable.
  • Se atiene a sus decisiones.
  • Asume la responsabilidad por los errores.

Las partes interesadas de apoyo son esenciales para el éxito del proyecto.

El logro de los objetivos de un proyecto requiere un director de proyecto bien organizado y centrado que pueda comprometerse con un equipo comprometido y obtener el apoyo de todas las partes interesadas. El establecimiento de relaciones sólidas y de confianza con las partes interesadas desde el principio puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

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