La gestión del equipo y las comunicaciones del proyecto

Por Miguel Ramos Bernales

15 de octubre, 2017

Todo proyecto nace en base a una necesidad existente, la cual debe ser cubierta. Para ello se plantean objetivos a conseguir que estén conducidos por un conjunto de planes y documentos para desarrollar el proyecto. Uno de los principales documentos que se crea es por ejemplo el cronograma del proyecto, en el cual se detallan todas las actividades a realizar para generar los entregables y conducir esfuerzos. Los responsables de realizar estas actividades son los recursos humanos, es decir el equipo del proyecto, quienes haciendo uso de sus conocimientos, experiencia, habilidades y capacidades, harán posible que el proyecto se ejecute de acuerdo a lo planificado.

Es primordial realizar una buena gestión de estos recursos, comenzando por una adecuada planificación para poder identificar el tipo de recurso necesario de acuerdo a sus conocimientos y experiencia; la cantidad de recursos necesarios para que se lleve a cabo las actividades dentro de los tiempos establecidos; el perfil que permita saber si el recurso asignado es el idóneo para la ejecución de las actividades y la disponibilidad de cada uno de ellos para asignarlos en los tiempos y fechas donde éstos puedan participar. De este modo aumenta las probabilidades de completar el cronograma a través de una adecuada asignación de recursos a las actividades.

Una adecuada planificación se lleva a cabo cuando se incorpora al recurso humano que se necesita de acuerdo a las necesidades o complejidad del proyecto, es decir que las personas que participen tengan los conocimientos, experiencia y habilidades que le permitan llevar a cabo las actividades asignadas correctamente. Así mismo, que la participación e incorporación de cada recurso sea en las fechas planificadas, de lo contrario aparecerá el riesgo de afectar los tiempos estimados del proyecto causando retrasos. El desarrollo del equipo tanto individual como grupal a través de capacitaciones y actividades de integración para incrementar conocimientos, habilidades y mejorar la relación entre ellos, contribuyen a generar un mejor clima de trabajo y mayor productividad para el logro de objetivos. Durante todo el proyecto resulta necesario hacer un seguimiento y control, y en el tema de recursos humanos ayuda para conocer el avance de actividades, niveles de productividad, clima laboral, relaciones entre los miembros del equipo para ver cómo mejorar el ambiente de trabajo. Un equipo de proyecto integrado, solidario, con buenas relaciones será un equipo productivo que alcanza y cumple objetivos planteados.

Cuando se trabaja con personas, uno de los aspectos fundamentales que contribuyen a mejorar la relación e interacción es la gestión de las comunicaciones. La comunicación bien gestionada contribuye al éxito del proyecto cuando se proporciona la información correcta, a las personas correctas, en el momento correcto. Es importante que al planificar el manejo de comunicaciones se planifique el tipo de información para conocer qué se debe enviar a qué personas; el nivel de detalle para saber qué tan general o específica debe ser la información a enviar; la frecuencia de envío para programar las fechas de los envíos o presentación de información, de ese modo estas actividades estarán identificadas en el cronograma; los medios a utilizar para el envío o presentación de la información y todas las herramientas necesarias para llevar a cabo una buena comunicación.

Toda esta planificación de comunicaciones debe seguirse de acuerdo al plan cuando se gestione la información, de ese modo se llevará a cabo una comunicación efectiva y toda la información será recibida y entendida, minimizando así posibles conflictos o incidencias que puedan ocurrir debido a un mal manejo de las comunicaciones. Como todo proceso debe apuntar siempre a la mejora continua. El seguimiento y control resulta primordial para analizar si las herramientas y actividades de comunicación utilizadas son las correctas y poder corregir y mejorar en caso sea necesario. Debe existir una constante comunicación e interacción entre las personas involucradas en el proyecto para poder compartir información, trabajar en equipo y que todos tengan conocimiento en caso haya algún cambio dentro de las actividades del proyecto. De ese modo se contribuye a encaminar el proyecto hacia el éxito.