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¿Cómo nivelar los recursos del proyecto?

 

Por Albert Garriga Rodríguez, PMP [ acerca del autor ]


¿En qué consiste nivelar los recursos?

Microsoft define nivelar los recursos como “el acto de tomar un proyecto con personas asignadas a un grupo de tareas, y hacerlo de manera que estas no tengan que trabajar horas extras.”

El PMI Baltimore define la nivelación de recursos como “resolver la sobreasignación y subasignación de recursos en las tareas, fijando los picos fijos y valles en un horario.”

Nivelar los recursosDe forma general podemos decir que nivelar los recursos es conseguir un cronograma del proyecto compatible con los recursos que tenemos asignados, procurando que estos trabajen de la forma más constante posible a lo largo de las tareas asignadas. Esto al final acaba implicando alargar el plazo de las tareas sobreasignadas o mover tareas para que no coincidan con otras tareas con las que compartan recursos, lo cual habitualmente implicará que el plazo total del proyecto se incremente.

La cosa se complica en entornos multiproyectos, donde estos comparten recursos, y por tanto la nivelación deberá hacerse considerando los cronogramas de todos los proyectos, lo cual incrementa la dificultad del proceso y puede implicar mayores modificaciones en los plazos. En este caso el uso de la metodología de Cadena Crítica es muy recomendable.

¿Cuándo debemos nivelar los recursos?


La nivelación de recursos está ligada a una limitación en los recursos disponibles, por tanto solo nivelaremos cuando exista esta limitación. ¿Y cuando no existe? Pues en proyectos donde principalmente se subcontratan las tareas puede no existir esta limitación, ya que contratamos lo que necesitamos (pasamos el problema al proveedor).

Si existe una limitación en los recursos debemos hacer la nivelación en la fase de planificación, una vez se han definido las tareas y se han asignado los recursos. El objetivo de la fase de planificación es conseguir un plan de proyecto realista y compatible con las restricciones del proyecto, obviamente si el cronograma exige usar más recursos de los que tenemos asignados, la planificación no será realista. Por ello el resultado de la nivelación puede ser:

Un cronograma realista ajustado a los recursos disponibles
La necesidad de incrementar los recursos asignados para cumplir con el plazo
La necesidad de incrementar el plazo para no incrementar los recursos
La necesidad de cortar alcance o tareas para cumplir con el plazo y recursos.
También va a ser necesario nivelar los recursos cuando hagamos cambios en el cronograma durante la ejecución del proyecto

¿Cómo nivelar los recursos?

Los programas de planificación más completos, como MS Project, disponen de herramientas de nivelación que hacen esta tarea de forma automática.

Esto es de gran ayuda, y una necesidad en proyectos de gran envergadura con muchas tareas, pero también supone una fuente de problemas. Ningún software puede sustituir al director del proyecto y su criterio para evaluar opciones, por lo que aunque usemos estas herramientas automáticas debemos conocer los cambios que ha efectuado y evaluar sus consecuencias.

En el caso de que hagamos la nivelación de recursos de forma manual, debemos partir del cronograma y del grafico de recursos, el cual muestra la carga de trabajo para cada recurso a lo largo del tiempo. Si en algún momento esta carga supera la disponibilidad del recurso estaremos delante de un conflicto a solucionar. Veamos esto en un ejemplo:

Tenemos el siguiente cronograma que implica dos recursos (a y b). Cómo podemos ver, el recurso b está sobreasignado debido a la coincidencia de dos tareas (tarea 2 y 4).

Para resolver este conflicto los pasos serían los siguientes:

Identificar donde ocurre la sobreasignación del recurso y que tareas son las que causan este conflicto. En nuestro ejemplo serían las tareas 2 y 4 que afectan al recurso b.
Identificaremos el camino crítico del proyecto, lo que nos permitirá establecer prioridades entre tareas. Aquellas tareas que formen parte del camino crítico (en rojo en el cronograma) son aquellas que determinan el plazo del proyecto, y por tanto si las modificamos, modificaremos la fecha de entrega del proyecto.
Priorizando las tareas que no formen parte del camino crítico, alargaremos el plazo o retrasaremos la tarea hasta conseguir eliminar la sobreasignación. En nuestro ejemplo esto es simple, ya que es suficiente con desplazar la tarea 4.
Comprobaremos nuevamente el gráfico de recursos para confirmar que hemos eliminado la sobreasignación.
Este ejemplo es bastante simple; siendo lo más habitual que tengamos que hacer varias pruebas hasta conseguir solucionar todos los conflictos. También puede ser necesario replantearse aspectos como el alcance, la forma de hacer una determinada tarea en busca de un menor plazo, o aceptar aquella solución que menos afecte los compromisos iniciales.

Un aspecto importante cuando se realiza la nivelación de recursos es ver los efectos sobre los riesgos. Volviendo al ejemplo, vemos como ahora la cantidad de tareas dentro del camino crítico ha aumentado significativamente, habiendo incluso dos caminos críticos. Esto implica un riesgo mayor para el proyecto, ya que si antes podíamos permitirnos atrasos en algunas tareas, ahora no.

La cosa se complica cuando hacemos la nivelación de recursos en un entorno multiproyectos, ya que existirán conflictos entre tareas de diferentes proyectos. Aunque conceptualmente es lo mismo, en la práctica requiere un software más sofisticado que acepte trabajar en estos entornos, y disponer de una cultura fuerte de gestión de proyectos con una PMO.

Si quieres más información sobre gestión de proyectos, visita recursosenprojectmanagement


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