4 Consejos prácticos sobre administración de proyectos
Por Gerardo Ornelas
En esta ocasión me gustaría proporcionar algunos consejos prácticos, dirigidos a aquellos compañeros que comienzan a trabajar en la administración de proyectos.
Cuando hacemos referencia a la terminología y al término de administración de proyectos, en ocasiones nosotros mismos nos bloqueamos, pensando que si no estamos certificados no podemos retomar un proyecto y mucho menos cumplir la meta, que es lograr los resultados con la menor desviación en costo y tiempo de lo planeado.
La teoría de lo que nos recomienda el PMI y las técnicas que podemos aplicar en la ejecución de un proyecto, en este caso, se convierten en nuestros aliados y en nuestra referencia más próxima para lograr el objetivo.
Es por ellos que para comenzar lo primero que hay que tener en cuenta es que queremos lograr nuestro objetivo y sacar de esto un resultado tangible y para eso sugiero los siguientes consejos.
Primer consejo
Si aun no eres un PM certificado, lo que recomiendo es que no trates de implementar y controlar TODAS las áreas que se tocan en el PMBoK. Es decir, solo trata de explotar y de aprender de un grupo de ellas. Date tiempo de aprender y dominarlas. Una vez que vayas aplicando esas y sientas que ya las dominas, aplica otras diferentes, así hasta que hayas tocado todas las áreas.
Segundo consejo
Con el tiempo, te vas a dar cuenta de que no tienes la misma habilidad para todas las áreas, es decir, tal vez seas muy buen comunicador, pero se te dificulta llevar bien el control de la retroalimentación de las actividades de los integrantes de tu equipo, o eres muy bueno para prevenir y manejar los riegos pero se te dificulta controlar o como se dice comúnmente –tener ojo clínico- en la parte de los recursos humanos. Para esos casos, es bueno que ya sepas que son importantes esas áreas, pero también es muy bueno, que conozcas cuales son tu limitantes y en esos casos, lo que aconsejo es que te apoyes de uno o varios colaboradores que sean buenos haciendo lo que a ti se te dificulta mas. Eso será mucho mejor para el proyecto, que seguir empeñado en que las cosas las tengas que hacer y controlar siempre tu.
Tercer consejo
Una de las cosas que se nos recomienda mucho es que documentemos, que documentemos y que sigamos documentando. Cuando apenas haz participado en dos o tres proyectos, seguro que recuerdas todo lo que se ha documentado y podrás en poco tiempo retomar las lecciones aprendidas. Pero que pasa cuando ya son mas de 5 o 6, y de repente te topas con otro proyecto mas y quieres ver lecciones aprendidas sobre la gestión de permisos de construcción o de como se registra un dominio web. El tercer consejo va en relación a que todo o que documentes lo ordenes y lo clasifiques en algún medio que te permita hacer consultas por dicha clasificación, pudiendo ser desde una hoja electrónica hasta una sofisticada bases de datos. Esto es porque una vez que tú tengas todo documentado de esa forma, cuando quieras consultar, solo haces un filtro por el tipo de asunto que quiere obtener y tendrás mejores resultados en tiempo.
Cuarto Consejo
Adapta de las herramientas y técnicas lo que a ti te acomode más, según el tipo y restricciones del proyecto. Esto quiere decir que no hay que poner en práctica al pie de la letra TODO lo que el PMI nos sugiere, porque tal vez no tenemos todos los recursos necesarios, en tiempo, ni financieros para ponerlos en práctica.
Entonces solo hay que tomar lo que podamos manejar según el presupuesto y el alcance. De no hacer esto, podemos caer en le error de no continuar con proyectos viables, solo por decir que no podemos tener a los recursos humanos y financieros deseados, pero tal vez podemos hacer ajustes en algunos roles y en algunas formas de llevar el proyecto con algunas limitantes o restricciones.
Bueno, me despido de ustedes esperando que estos sencillos y prácticos consejos les sean útiles para aquellos que empiezan en este fascinante mundo de la administración de proyectos.
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