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¿Qué vamos a hacer y por qué es importante?

Jueves, Agosto 16th, 2007

Es un hecho, esto de administrar un proyecto puede consumir todo tu tiempo, claro, si te dejas. Estos últimos días estuve involucrado en comprender qué es lo que quiere el cliente, pero termine por entender que lo verdaderamente vital es saber por qué es importante el proyecto para su empresa. En el intervalo entre uno y otro también me di cuenta que si no planeo bien mi tiempo pasare más tiempo en el zoológico del proyecto que con mi familia.

Bueno, manos a las teclas, para entender qué hacía el cliente comencé por hacer la agenda de reuniones con todos los involucrados y enviarles la convocatoria para las reuniones, una semana interrogándolos y otra digiriendo toda la información de las 40 hojas de minutas.

Planear las reuniones nos dio una mejor respuesta de los gerentes y mandos medios, que por cierto contestaron con diferentes enfoques cuando les pregunte qué necesitaban. Los gerentes tienen una muy buena idea de cómo debe funcionar todo, pero los mandos medios saben que la realidad es otra, si me hubiera quedado con la perspectiva de los gerentes seguro que una vez terminado el proyecto los mandos medios y usuarios finales nunca hubieran usado el sistema porque no contemplaba esos pequeños grandes cambios que la práctica optimiza a partir de la teoría. Lo bueno es que eso lo aprendí de la forma ruda hace dos proyectos.

Para unificar criterios me sirvió mucho modelar el proceso de negocio de la empresa, ya sobre los diagramas se limaron asperezas entre directivos y mandos medios, llegando todos a un acuerdo de por qué era importante el proyecto y qué necesitaban que hiciera el sistema para ayudarles a automatizar su proceso de negocio. Muchas de las divergencias eran detalles que se fueron minimizando al preguntarles como niño de dos años por qué hacían esto en lugar de aquello, eso los llevó a razonar qué era lo verdaderamente importante en el negocio en lugar de perderse en detalles burocráticos.

Moraleja…

Hay que entender qué es lo que vamos a hacer y aún más importante, por qué lo estamos haciendo. Si no sabemos el valor real que genera el proyecto para el negocio corremos el riesgo de hacer un sistema que termine sin ser usado. Entender el “Qué” nos da una vista detallada del árbol, pero saber el “Por qué” nos da la perspectiva del bosque.

Por Mentat