Archive for Enero, 2008

El don de la omnipresencia y la dilatación del tiempo

Miércoles, Enero 16th, 2008

omni.jpgRevisando el trabajo de varios involucrados en el proyecto (stakeholders) encontré varios retrasos en las entregas de algunos, por supuesto que me preocuparon estos retrasos ya que impactarían en el proyecto, apelé al sentido de responsabilidad de los retrasados sin obtener resultados en la mayoría de los casos, hasta que una de las involucradas (esa que existe en todas las empresas y se sabe las historias de tod@s) me comentó que no pidiera milagros, que sus jefes los tenían trabajando de sol a sol, debido a la reciente compra de la empresa por una trasnacional, todos estaban bajo auditoría y tenían que entregar enormes reportes a los auditores, además de atender las necesidades de nuestro proyecto (que no eran pocas) y por si fuera poco también tenían que cumplir con su trabajo normal. Pero eso no es todo, también cambiaron las políticas de recursos humanos y a todos les avisaron que tenían un mes para tomar las vacaciones pendientes, en caso contrario esos periodos vacacionales caducarían. Después de esta explicación entendí la causa de casi todos los retrasos en las entregas, es ingenuo esperar que alguien cumpla con su carga normal de trabajo, dos proyectos extras y al mismo tiempo tome las cuatro semanas de vacaciones que le debía la empresa. Vamos, nadie va a poder cumplir con todo eso a menos que tenga el poder de la omnipresencia para estar en varios lugares al mismo tiempo, o que sepa cómo dilatar el tiempo para hacer que los días duren 30 horas. Opté por hablar con el patrocinador del proyecto indicándole las serias contradicciones que tenían con respecto a las políticas de recursos humanos y cómo afectarían al proyecto, me dijo que lo comentaría con la dirección para saber qué podían hacer, sinceramente espero encuentren una buena solución.

Moraleja…

Reconozcámoslo, hasta el momento nadie ha podido retrasar el tiempo, ni aparecer al mismo tiempo en dos lugares, creer en la omnipresencia o en congelar el tiempo es tan ingenuo como pedirle a alguien que haga el trabajo de cuatro personas. Lo mejor es ser realista y reconocer las limitaciones del tiempo y el espacio para lograr un proyecto exitoso.

Por Mentat

¿Qué vamos a trabajar con quién?

Lunes, Enero 7th, 2008

Ha iniciado ya el proceso de contratación de proveedores para algunas partes del proyecto, y aquí la gran pregunta es: “¿A quién elegir?”. Todos prometen las perlas de la virgen y afirman tener amplia experiencia y gran calidad en sus productos y/o servicios. Si no tenemos cuidado con esta selección podemos encontrarnos las clásicas historias de terror como la del proveedor que todo lo tenía terminado en 4 meses y 15 meses después aún le faltan tres para concluir, o aquel que nos dijo que su producto si cumplía con nuestras necesidades a un buen precio y después de firmar el contrato descubrimos que para el mantenimiento hay que pagar un exorbitante precio por hora.

Con la experiencia he comprobado que el inicio de una buena contratación es tener claro qué características necesitamos que tenga el producto (incluyendo el nivel de calidad), cuándo lo necesitamos y qué precio estamos dispuestos a pagar por él, y si, las tres variables omnipresentes de todo proyecto también se aplican al contratar proveedores, recordémoslas: Características, Recursos y Tiempo. Una vez teniendo claro que necesitamos del producto o servicio a contratar debemos plasmarlo en una Petición de propuesta (conocido también como Request for Proposal –RFP) este documento nos permitirá acortar el ciclo de contratación ya que ocuparemos menos tiempo resolviendo dudas de los proveedores.

Otro elemento importante es hacer una tabla que compare las variables cuantitativas: características, calidad, precio, tiempo de entrega, etc. Y también las cualitativas: confiabilidad, experiencia, servicio, referencias, etc.

Aquí está un check-list de lo mínimo indispensable para contratar un proveedor

• Incluye al menos tres proveedores
• Elabora una petición de propuesta (RFP)
• Haz una tabla comparativa de los proveedores
• Busca referencias de clientes previos
• En el contrato incluye cláusulas que te garanticen la entrega del producto o servicio

Algunos otros tips son: Lo barato casi siempre sale caro, elegir solamente por precio es una muy mala idea.

El trato que una empresa da a un cliente grande puede variar con un cliente chico, cuando tomes referencias de clientes previos toma en cuenta las de clientes con el mismo tamaño que tu empresa.

Moraleja…

Elegir proveedor es casi como elegir novi@, hazlo cuidadosamente ya que tendrás que vivir un buen tiempo con las consecuencias de tu elección. Y un último consejo, nunca, nunca te dejes llevar por las adulaciones de los proveedores.

Por Mentat