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Cómo decidir qué dejar de hacer

Martes, Abril 14th, 2009

Hace algunos días escuche a alguien decir:

“Sí, era importantísimo, pero ya no nos dio tiempo de hacerlo”

Y como un déjà-vu acudieron a mi mente los recuerdos de tantas noches corrigiendo errores porque a alguien se le olvidó o no tuvo tiempo de hacer el trabajo planeado. ¿A algun@ de ustedes le trae recuerdos la frase “ya no nos da tiempo de diseñar, vamos a construir sin el diseño completo”?

Cuando esto comienza a suceder es que el proyecto se está administrando por reacción y no por planeación, y en un proyecto existen pocas situaciones peores que hacer las cosas sin planeación. Es como cuando en un partido de fútbol todos corren como locos detrás de la pelota en lugar de seguir una táctica planeada.

Seamos realistas y reconozcamos que un altísimo porcentaje de los proyectos se retrasan con respecto a lo planeado, siempre hacemos lo posible por evitar caer en esta situación, pero si ya te encuentras en un escenario similar, entonces es importante saber cómo reaccionar, el error usual es instalarse en la urgencia y hacer sólo lo que nos dio tiempo, pero aunque suene un poco raro, también se debe planear qué dejar de hacer, la mejor forma de remontar una situación así es analizando las consecuencias de no hacer cada actividad, priorizar las actividades de acuerdo al impacto de cada omisión y así tenemos nuestra lista de actividades que debemos atender primero.

En una reunión post-mortem de uno de los proyectos de mis años mozos, el líder de proyecto reconoció: “Al principio no llevamos el control de riesgos porque ya no nos dio tiempo, pero después de la inundación aprendimos que eso fue lo peor que pudimos hacer”. Esa fue una lección aprendida a la mala, por cierto, en ese proyecto también se robaron varias computadoras con información importantísima, no cabe duda que hay proyectos con mala suerte, pero eso de los riesgos es otra historia.

Moraleja…

Por supuesto que lo ideal en un proyecto es planear todo bien y no entrar en una dinámica de todo urge y tiene que estar para ayer, pero cuando el destino nos alcanza hay que recurrir a una serie de trucos bajo la manga que nos ayuden a remontar la adversidad, y cuando en un proyecto las cosas se retrasan y todo urge lo mejor es planear qué dejar de hacer. Es por esto que uno de los mantras del sacrosanto PMBoK es planear, planear y planear. Aún en la adversidad.

Por Mentat