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¿Cuál es la mejor herramienta del Líder de Proyectos?

Miércoles, Septiembre 21st, 2011

herramienta_ejecutivo.jpgTodos necesitamos de herramientas para desarrollar un trabajo específico. Los médicos tienen su instrumental, los carpinteros tienen sus herramientas y el caso de los Líderes de Proyectos no es muy diferente.

Me he encontrado diferentes respuestas a la misma pregunta mientras entrevisto a candidatos para ocupar una posición de líder de proyectos, algunos opinan que un sistema para creación y control del cronograma tal como Microsoft Project o Primavera son esenciales dentro de la caja de herramientas de un Project Manager, otros se conforman con Microsoft Excel, algunos son más sofisticados y dan una lista de acrónimos de lo que probablemente sean sistemas de código abierto para la asistencia en la labor de administración del proyecto.

La realidad es que no hay una respuesta única para esta pregunta, eso va a depender de la complejidad del proyecto, de los estándares de la organización en la que se desarrolla el proyecto y en última instancia de las preferencias y experiencia del Líder del Proyecto.

El que es martillo…

Cuando una persona es buena utilizando una herramienta, normalmente quiere utilizarla para todo lo que se le pone enfrente. Hace muchos años tuve un jefe que quería que hiciéramos un sistema para el departamento de servicio a clientes en Microsoft Access. Cuando le dije que las capacidades visuales de esa herramienta no eran muy poderosas me dio una cátedra de cómo si lo eran. Después le argumente que necesitaríamos que los datos fueran almacenados en un servidor al cual se conectaran todos los agentes para usar, actualizar y agregar información, a lo que él respondió con otra cátedra de cómo hacer que aquella base de datos, que está pensada para trabajar monolíticamente (base de datos + interfaz de usuario) podría ser usada también en el esquema que necesitábamos. En fin, haciendo la historia corta esa pudo haber sido mi capacitación más rápida y completa en esa herramienta. Terminé convencido de realizar el sistema con esa herramienta de manera temporal, mientras realizábamos el sistema a más grande escala.

La moraleja de esta experiencia es que el que es martillo a todo le ve cara de clavo. En el terreno de la administración de proyectos sucede igual, cuando dominamos una herramienta creemos que todo puede realizarse con ella.

Entonces… ¿que usar?

La elección de la herramienta, como lo mencioné antes, debe obedecer a aspectos como los estándares usados, el tamaño del proyecto y la preferencia del administrador del proyecto, sin embargo sí podemos hablar de algunas herramientas básicas que pudieran ser útiles independientemente del proyecto en el que se trabaje.

Las dos herramientas

La existencia de un líder de proyectos en una organización revela la estructura de la compañía: una compañía que implementa proyectos internos requerirá tarde o temprano de una base de datos con la información de esos proyectos. Algunos le llaman “base de datos de proyectos”, otros le llaman “pipeline” (tubería por donde entran los proyectos) o simplemente portafolio de proyectos.

La primera herramienta necesaria es un sistema en el que se pueda administrar esa lista. Puede ser una hoja de cálculo con los datos relevantes de cada proyecto o un sistema hecho en casa en el que se permita modificar el status, capturar detalles, anexar documentación y otras tareas útiles para el seguimiento y registro de un proyecto.

En la compañía en la que trabajo manejamos el Rational Clear Quest, que es un sistema adaptado a nuestras necesidades para la administración de requerimientos, generación de estimados, seguimiento de entregables, registro de fechas planeadas y reales y para reporteo.

Cuando la lista de proyectos esta almacenada permite su revisión, evaluación, priorización, arranque, cancelación, etc.

La segunda herramienta sirve para el trabajo diario de un líder de proyecto. ¿cuáles son las actividades que un líder de proyecto realiza de manera cotidiana? Si me preguntan a mi yo daría la siguiente lista:

  • Seguimiento a fechas importantes
  • Seguimiento a construcción de entregables
  • Comunicación de novedades a miembros del equipo
  • Comunicación de novedades a la gerencia
  • Revisión y administración de los riesgos
  • Administración de la lista de problemas
  • Pronosticar fechas de fin de etapa y del proyecto
  • Etc.

Si se trata de un líder de proyectos más involucrado en asuntos técnicos, entonces la lista crece enormemente, porque además tendrá que lidiar con las tareas específicas de cada profesión.

La herramienta más flexible que puedo nombrar para este efecto es una hoja de cálculo.

Recuerdo que cuando entré a trabajar en mi actual compañía la oficina de proyectos estaba muy bien establecida y el seguimiento y reporteo se daba con una combinación de Microsoft SharePoint y Microsoft Excel.

La hoja en Excel era una verdadera pieza de arte. En la primera hoja se podía ver un resumen de los proyectos asignados al Administrador del Proyecto con información relevante como el centro de costos a ser cargado, estimado de horas, fechas de los milestones principales, etc.

A partir de la segunda hoja incluía una hoja por cada proyecto al que se le estaba dando seguimiento. Al lado izquierdo venia una lista del personal asignado al proyecto y el tiempo que actualmente había invertido en el mismo (esto lo obtenía Excel ejecutando una consulta de la base de datos de horas invertidas en cada proyecto). De lado derecho incluía una tabla que indicaba el tiempo planeado vs. el tiempo real invertido en las diferentes fases del proyecto, la varianza entre los valores anteriores, el estimado de tiempo para completar el proyecto (ETC), el estimado de horas finales totales (EAC) y la varianza en horas finales totales vs. lo planeado (VAC). Esta sección incluía una serie de banderas de colores que cambiaban automáticamente haciendo muy fácil determinar si una fase estaba en problemas o no.

Parte de esta hoja se llenaba automáticamente con información de otras bases de datos y algunas celdas permanecían disponibles para que el administrador del proyecto actualizara algunos valores de acuerdo con lo pactado esa semana (por ejemplo, un estimado podía variar si se autorizaba un cambio en el proyecto).

Al punto al que quiero llegar es que esta herramienta era todo lo que necesitábamos para llevar el seguimiento y para generar los reportes del avance del proyecto.

Con estas dos herramientas: un sistema de administración del portafolio y una hoja de cálculo, podíamos controlar la mayoría de la información que generaba el proyecto. Desde luego que, aunándolo a una buena aplicación para dar presentaciones y el SharePoint, nuestras necesidades quedaban satisfechas totalmente.

Además…

Actualmente poseo una licencia de un sistema llamado WBS Chart Pro y otra licencia del mismo proveedor (Critical Tools) llamada PERT Chart Expert. Ambas herramientas son económicas (199 USD cada una), muy fáciles de usar y proveen de posibilidades gráficas para representar las fases, entregables y actividades de un proyecto y su relación de jerarquía y dependencia integrándose ampliamente con Microsoft Project completando así una experiencia muy agradable y útil en la administración de mis proyectos.

Lo más importante es dominar tus herramientas

Quizás lo más importante dentro del vasto mundo de herramientas para un Líder de Proyectos sea dominar las herramientas cualesquiera que sean. Comúnmente entrevisto Project Managers que se pronuncian como usuarios intermedios de Microsoft Project y nunca han hecho un baseline, no saben forzar una relación finish-to-finish ni saben interpretar el reporte de Resources Usage que genera esa herramienta. No critico a tales individuos, solo quiero justificar mi comentario en el sentido de que necesitamos dominar al menos una herramienta a un nivel muy aceptable para que al momento de necesitar explotarla, esta nos proporcione lo que necesitamos sin mayores contratiempos. Mi esposa con frecuencia dice que “la tecnología debe trabajar para nosotros, porque una tecnología a la que hay que invertirle muchas horas para que haga lo que se supone que debe hacer, es una tecnología que no sirve, puesto que nos esclaviza y se supone que nosotros somos los amos y no los esclavos”. Estoy totalmente de acuerdo con esto en el sentido de que ya tenemos mucho de qué preocuparnos como para que la tecnología y las herramientas sean otro punto de preocupación.

Mi más atenta invitación a todos para adoptar sus propias herramientas y ponerlas a funcionar. Inviertan tiempo y dinero leyendo un buen libro que les muestre el funcionamiento total de la herramienta que hayan elegido, será tiempo y dinero bien invertido.

Por Fernando Valdez