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Planeando el año nuevo

Lunes, Diciembre 12th, 2011

reloj_ano_2012.jpgYo soy un planeador. Disfruto planear. Disfruto crear escenarios en mi mente y establecer rutas por las que debiera/pudiera desarrollarse un proyecto. La planeación se me facilita, surge de mi mente sin esfuerzo, empiezo visualizando el futuro y entonces empiezan a saltar los detalles… es como una fiesta de ideas, consideraciones, riesgos, métricas, iniciativas, colores, sensaciones… y al final, vislumbro el éxito, la “ceremonia de premiación”, palpo el premio en mis manos y pienso hasta dónde lo voy a colocar… Puedo documentar detalles de cada plan, puedo agendar cada detalle y hacer planes secundarios por si el original no funciona. Al final, un hermoso plan, lista de recursos necesarios y planes subsidiarios al máximo nivel de detalle… y es aquí cuando es necesario empezar a ejecutar. Ejecutar, esa es otra historia completamente diferente.

Las diferencias de planear y ejecutar

No es necesario que aborde el tema de las diferencias entre planear y ejecutar, éstas son obvias para los avezados lectores. Más bien quiero mencionar las diferencias en la perspectiva de planear y la de ejecutar.

Ejecutar es hacer realidad el plan. Si bien es cierto que el plan pocas veces puede ejecutarse exactamente como fue creado, es decir, sin cambios, también es cierto que muy pocas cosas importantes se han logrado en el mundo sin un plan. La planeación es necesaria y lo es más en un proyecto. Ejecutar es realizar las actividades que crearán los beneficios tangibles del proyecto.

Conozco excelentes ejecutores y quiero traer a colación a un ex jefe que tuve hace algunos años. Este individuo era muy eficiente, todo el tiempo estaba haciendo cosas que hicieran avanzar los proyectos. Dada su gran experiencia mucho de lo que hacía le salía bien. Los proyectos que el administraba eran ráfagas de esfuerzo coordinado entre los miembros de su equipo. Era necesario tener una mentalidad ágil y acostumbrarse a los cambios para poder pertenecer a su equipo, porque en un solo día podía cambiar la dirección del proyecto casi diametralmente. En una ocasión, en un proyecto mediano nos distribuimos las tareas y a mí me tocó construir una parte muy complicada de los entregables. Cuando me acercaba al final de las tareas y durante una revisión de los avances mi jefe cambió tanto el diseño del producto que era casi imposible reutilizar todo lo que ya se había elaborado. Por otro lado él estaba muy descontento con el lento progreso de los avances y empezaba a atribuir el rezago a la lentitud con la que se estaban construyendo los entregables. Cuando me di cuenta que caminábamos “dentro de una cueva sin luz”, dando palos de ciego, le pedí que me describiera cuál era el plan, a lo que me contestó “el plan es que termines lo que estás haciendo y lo hagas rápido”… este individuo no tenía un plan. El plan era ejecutar. Hacer, hacer y hacer, y cuando encontráramos un resultado indeseado, cambiar de dirección. Esto era prácticamente la técnica de prueba y error.

Mi ex jefe alcanzó muchas metas gracias a su determinación por completar tareas, sin embargo los recursos desperdiciados y el desgaste del equipo eran enormes.

Hago lo que me gusta

Hacer un plan es crear un mapa del terreno que se desea andar. Si lo miras con detenimiento bien podrías concluir que la planeación no genera ningún entregable utilizable por el usuario final y tienes razón. En lo personal, yo invierto mucho tiempo y disfruto planeando y proponiendo escenarios ideales para el desarrollo de un proyecto, pero en el momento de la ejecución preferiría que alguien más hiciera las cosas. Hasta en lo personal pagaría por tener a alguien ejecutando mis planes: haciendo mis llamadas telefónicas, enviando mis paquetes por correo, recogiendo los boletos, etc.

En cambio, sólo me gusta hacer aquello que disfruto haciendo. Acudo a la ley de terminar primero lo más divertido, lo que me da alguna satisfacción o incluso lo que pudiera terminar más pronto, pero seamos honestos, crear algo que valga la pena normalmente viene de la mano con realizar algunas tareas que no son muy agradables. Conocí a una persona que decía: “Me gusta solamente el 50% de las actividades de mi trabajo, pero no puedo sólo hacer la mitad de ellas. Para conservar mi trabajo necesito hacerlas todas y cuando hago aquellas que no me gustan pienso que vale la pena hacerlas por el sólo hecho de hacer las que si me gustan”. En los proyectos esto aplica también, es decir, ¿quién disfruta escalando a un miembro ocioso, asistiendo a muchas juntas, reportando avances cuando se va retrasado en el proyecto o recibiendo cambios al proyecto cuando se ha llegado a un nivel decente de avance?

team-photo-6-06-fun-one.jpg La planeación necesaria para año nuevo

Las personas solemos ponernos metas cotidianamente en las diferentes dimensiones de nuestra vida. Metas personales, de salud, económicas, laborales, sociales, etc. Algunos aprovechan el inicio de año para llamar a estas metas sus propósitos de año nuevo. Dichos propósitos suelen ser serios estatutos de aquello que se desea o se requiere alcanzar. En lo personal creo que los propósitos son el reflejo consciente de que necesitamos hacer algunas cosas en nuestra vida que no disfrutamos, porque si disfrutáramos haciéndolas ya las habríamos empezado y hasta terminado.

Algunas otras si las disfrutamos, pero conllevan esfuerzos que no estamos dispuestos a hacer, por ejemplo, salir de vacaciones. Definitivamente la mayoría querríamos unas largas vacaciones en un destino específico, pero no lo hemos logrado no por falta de interés, sino porque para lograrlo necesitamos ahorrar y es allí donde se encuentra la dificultad porque se requiere un cambio en las costumbres financieras personales y familiares.

Lo mismo ocurre en las organizaciones y en los proyectos. Necesitamos planear para diversas oportunidades que nos depara el año entrante. Estamos de cara a un año electoral en México, en otros países de Latinoamérica y en la superpotencia mundial, los Estados Unidos, y esto puede afectar directa o indirectamente a nuestros proyectos. También se ha pronosticado un crecimiento menor para el año siguiente a diferencia del que se tuvo durante el 2011, esto puede afectar también a los planes de inversión de nuestras compañías.

Los factores macro y micro económicos, los factores ambientales, los factores sociales, todo suma cuando se prepara para los proyectos. Un cambio de año es un hito que muchos utilizan para iniciar cosas nuevas, para cambiar una política de proveedores, para eliminar ciertos gastos, para incrementar algunas medidas de seguridad, etc. Todo esto pudiera afectar positiva o negativamente a nuestra organización, portafolio y/o a nuestros proyectos.

Planear todos los días como si fuera año nuevo

¿Has estado postergando alguna actividad? Es necesario respetar los hitos de nuestros proyectos y de nuestra vida en general. Si lo vemos fríamente, el cambio de año es solamente una cuestión de números en el calendario. Necesitamos planear considerando los riesgos que se avecinan y ejecutar diligentemente las actividades planeadas a menos que tenga más sentido eliminarlas del plan.

En la empresa para la que trabajo ya tenemos el plan de liberación de sistemas para los años 2012 y 2013. Ya sabemos qué fines de semana necesitaremos trabajar extra para hacer posible que los clientes cuenten con las nuevas versiones de nuestro sistema. Esto no quiere decir que no necesitaremos alguna fecha adicional o que no podremos cambiar tales fechas si es estrictamente necesario, pero ya tenemos una guía, un mapa, una idea de cómo pinta el próximo año.

Te invito a reflexionar sobre los factores que podrían influir en tu toma de decisiones el próximo año y a realizar las actividades que consideres necesarias para ampliar las posibilidades de éxito en tus proyectos. Este es un buen momento, aprovéchalo y sitúate por encima de las cosas.

Por Fernando Valdez