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Administramos cosas, lideramos personas

Miércoles, Septiembre 4th, 2013

No es posible administrar a una persona, porque le reduciríamos al nivel de una cosa. La palabra correcta para decir que alcanzaremos los objetivos a través de una persona es “liderar”. Aclarado lo anterior podemos darnos cuenta que lograr los objetivos a través de la gente no es un asunto de conocimientos en administración, tecnología o negocios, sino de liderazgo, y que el liderazgo no es un asunto de efectividad, sino de eficacia. Logramos muchas cosas siendo efectivos, pero logramos los objetivos correctos siendo eficaces.

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En una ocasión, mientras trabajaba en una empresa internacional, me tocó trabajar con un equipo que tenía integrantes de México, Estados Unidos e India. Yo era Administrador de Proyectos e invertía mucho tiempo en comunicación en todas direcciones: tenía reuniones de avance con mi equipo, creaba reportes de avance para la alta gerencia, negociaba y verificaba que nada obstaculizara el progreso del proyecto.

El proyecto iba bien, es decir, con los retos normales que conlleva un proyecto de grandes dimensiones, pero no tardé para darme cuenta de que el reto mayor no estaba en construir entregables en tiempo y costo, sino en el terreno del liderazgo de aquel equipo.

Teníamos una organización matricial. Los desarrolladores de software tenían un gerente funcional, los ingenieros de pruebas tenían a un jefe funcional y los arquitectos también tenían su propio jefe funcional. Por mi cuenta, yo tenía un equipo con recursos de las tres áreas: desarrolladores, testers y arquitectos, y para efectos de ese proyecto yo era su jefe.

Esta estructura trajo muchos beneficios, pero también muchos retos.

Una estructura matricial en la que los recursos dependen “verticalmente” de gerentes de área especializados en una función y “horizontalmente” dependen de administradores de proyectos, es una estructura flexible que requiere de mucha madurez por parte de todos sus miembros.

Algunos puntos “complicados” que he notado cuando administras proyectos en este tipo de estructuras son los siguientes:

1) Muchos jefes, poco compromiso. Cuando la gente del equipo no está acostumbrada a trabajar en una organización matricial, en ocasiones no puede ver con seriedad que su jefe es el Administrador de Proyectos en turno. Esta gente con frecuencia acude con su gerente funcional para validar si realmente tiene que hacer esto o aquello y no deja de reportarle su avance pasando por alto al administrador del proyecto. Esto complica las cosas, porque cuando hay mas de una persona a quien reportarle, el compromiso para terminar las tareas disminuye. Durante el período de vida del proyecto, los integrantes del equipo le deben reportar absolutamente todo al Administrador del Proyecto. Cuando hay algún problema con alguno de los recursos humanos, es responsabilidad del Administrador del Proyecto reportar dicho problema al gerente funcional para que éste resuelva a favor del proyecto.

2) Papá vs. Mamá. Cuando “papá” no me da permiso, corro con “mamá” y le pido permiso. Así es como muchos individuos se comportan en un esquema matricial. Cuando el Líder del Proyecto les niega algo, “corren” con su gerente funcional y tratan de conseguir el permiso. Si un gerente reacciona a favor del individuo conflictivo, la situación se torna aún peor. Se requiere mucha madurez para trabajar en un esquema matricial. El responsable de los recursos durante el proyecto es el Administrador del Proyecto, los demás niveles deben respetar esa figura de autoridad.

3) El problema de las culturas. Una persona en USA se comporta muy diferente a una de India y ésta a una de México. Cuando algunas culturas dan más libertades, otras son mas restrictivas, liderar gente de dos o más culturas siempre trae complicaciones naturales. Como Administradores de Proyecto debemos establecer un estándar de trato a las personas que faculte la igualdad pero que se adapte naturalmente a la cultura de cada país.

success.jpg Al inicio de este post hablé de liderazgo y es exactamente eso lo que se requiere para guiar a un grupo con diferentes culturas y diferentes trasfondos. Si bien la gente es lo mas valioso dentro de un proyecto, también he notado que es la gente la que provoca algunos desaciertos e incluso el fracaso del proyecto.

Liderazgo es adoptar una posición fuerte dentro del proyecto. Por favor no me malinterpreten, cuando digo “posición fuerte” no me refiero a ser el ogro o el “látigo” del proyecto, más bien me refiero a la figura que da dirección, que da certeza, que pone los engranes a moverse, que aconseja, que cuida a los recursos y que da esperanza de que todo en el proyecto va a salir bien. Ser un Líder de Proyectos es adoptar una postura “paternal/maternal” dentro del proyecto. Debes ser la persona a la cual acudir cuando algo sucede dentro de la “familia” o de sus objetivos. Debes dirimir disputas y encontrar las respuestas para que todo siga avanzando. 

Una organización matricial requiere de toda la madurez que se pueda tener por parte de los integrantes del equipo y de los gerentes funcionales, pero si esa madurez no existe, es responsabilidad del Administrador del Proyecto proveer un ambiente sano en el cual los integrantes se desarrollen y cumplan los objetivos del proyecto.

Fernando Valdez