Andares de un proyecto

La importancia de los mentores

Posted on Junio 11th, 2013 in Inicio, Control, Planeación, Calidad, Recursos Humanos, General by admin

Por Fernando Valdez

Llevaba trabajando en una empresa apenas unos dos meses cuando recibí una llamada por teléfono. Contesté y era de Estados Unidos, era un gerente de servicio a clientes de nuestra empresa que a su vez tenía a una persona de finanzas al teléfono y juntos estaban pidiéndome el reporte financiero de un proyecto que yo estaba administrando. La verdad es que nunca había oído hablar de ese reporte y mis interlocutores extranjeros sonaban con mucha prisa por tenerlo en sus manos, ya que era momento de recabar información del proyecto para hacer los cargos correspondientes al cliente. Yo era el único Administrador de Proyectos extranjero (toda nuestra organización estaba basada en la ciudad de Dallas, Tx. y en Cleveland, Oh.) y yo no tenía a nadie a quien preguntarle acá en México. Además, como ya lo comenté, nuestro departamento apenas había sido creado hacía un par de meses fuera de Estados Unidos y nadie tenía la más mínima idea de cómo proceder ante tal petición. Los silencios incómodos empezaron a surgir y los gerentes al otro lado de la línea parecían muy inquietos y temerosos de que no existiera tal reporte, así que les dije que necesitaba 30 minutos para darles una respuesta al respecto. Ellos aceptaron e hicieron hincapié en que ese reporte debería ser enviado a la brevedad posible. Colgamos el teléfono y pensé: “¿que voy a hacer?”.

mentoring-w.jpg
Antes de mencionar cómo resolví el problema, déjenme hablarles un poco sobre nuestra organización y sobre las dos primeras semanas de trabajo en la misma.

Al ingresar a la compañía dos meses atrás, hice un viaje de dos semanas a Dallas, Tx para conocer a mis colegas Administradores de Proyectos y a mi jefe, el director de la Oficina de Proyectos (PMO - Project Management Office). Durante el viaje no solo los conocí, sino que me fueron explicados los procedimientos estándar de la oficina de proyectos, así como los documentos que deberíamos generar y el repositorio para almacenar dichos documentos a través de las diferentes etapas de los proyectos.

Al segundo día de estar en Dallas, mi jefe se acercó a mi escritorio y me presentó a un Administrador de Proyectos Sr. que además apoyaba a la PMO en diversas actividades. Mi jefe mencionó que cualquier duda que tuviera se la preguntara a él, ya que sería mi mentor, y me dijo que él me daría indicaciones durante los próximos días sobre lo que tendría que cuidar dentro de un proyecto.

En un principio esto se me hizo exagerado, porque para entonces yo llevaba alrededor de diez años administrando proyectos y contaba con mi certificación como Project Management Professional (PMP). En teoría todo lo que mi mentor me podría haber enseñado era algo que de alguna u otra forma yo ya había experimentado.

Mi mentor hizo una excelente tarea en mostrarme los detalles específicos de nuestra organización, cómo generar documentación, donde almacenarla y cómo conducir reuniones de equipo presenciales y virtuales con personal de la India y de otros estados de la unión americana, pero hasta  ese momento no habría surgido la necesidad de llenar algún reporte de carácter financiero.

Como Administradores de Proyectos en el área de desarrollo de sistemas computacionales no siempre nos vemos envueltos en la necesidad de manejar presupuestos en pesos o en dólares, sino presupuestos en horas-hombre.

Normalmente hacemos estimaciones de duración de los proyectos y mucho de lo que manejamos son las horas de esfuerzo que un empleado pone en el proyecto. Esto a su vez se traduce a pesos o a dólares ya que cada hora tiene una tarifa que depende de la experiencia y la naturaleza de las actividades a desempeñar por el empleado. Sin embargo, cuando se trata de los clientes, en última instancia todo lo manejamos en términos de una unidad monetaria y de aquí la importancia del reporte financiero del proyecto.

Ahora si, de regreso a la llamada que acababa de terminar con mis colegas de finanzas y de servicio a clientes. Levante inmediatamente el teléfono y le llamé a mi mentor, le expliqué la situación y el me dijo, “ah!, no te había explicado eso porque no era aún tiempo, pero dada la prisa que parecen tener, te voy a ayudar a generar el reporte y después te explico con calma los pasos para obtenerlo”. Mi mentor me dijo cómo hacer el reporte sin muchos detalles, pero dado que yo tenía ya experiencia, pude entender lo que estábamos haciendo para armar tal reporte.

organizaciones-inteligentes-610×250.jpg

Treinta minutos después de esto envié un correo electrónico con el reporte que me habían solicitado incluyendo información sólida sobre las finanzas del proyecto.

Con esto puedo extraer al menos tres experiencias que me han sido muy valiosas en los últimos años como Administrador de Proyectos:

1) Cada empresa tiene diferentes formas de hacer las cosas. Cuando llegues a una nueva compañía trata de entender y conocer los formatos y procedimientos que se manejan allí. Probablemente el reporte de comunicaciones o el cronograma se llamen igual de una empresa a otra, pero en cada una hay una manera diferente de hacerlo.

2) La importancia de tener una PMO y procedimientos estándares para la administración de proyectos. El reporte financiero que me pidieron ya tenía un formato específico e incluía información cuya fuente era ampliamente conocida por todos. Utilizábamos un sistema para capturar las horas dedicadas a cada proyecto en una base semanal, de tal forma que al ejecutar un procedimiento de actualización, dichos números eran cargados automáticamente al reporte financiero y el resto era hacer algunos cálculos muy sencillos, así como comentarios acerca del desempeño del proyecto.

3) La importancia de tener un mentor que apoye a los nuevos empleados o a los mentoria-w.jpgAdministradores de Proyectos Jr. El tiempo que estos mentores invierten en un miembro del equipo es invaluable y la mayormente beneficiada es la empresa, ya que se hace un uso más óptimo de los recursos en lo general.

Mis colegas de finanzas y servicio al cliente ya conocían el formato que les había enviado, así que sólo se concentraron en extraer la información y pudieron cumplir a su vez con su trabajo de manera puntual.
Espero que esta experiencia haya sido útil para ustedes. Hasta la próxima.

Fernando Valdez 

Post a comment

 
© LiderDeProyecto.com - Todos los derechos reservados. "PMI" y el logo de PMI son marcas registras en los EUA y en otros países; "PMP" y el logo PMP son marcas registradas de certificación; PMBOK® es una marca registrada en los EUA y en otros países. CMMI® es una marca registrada en los EUA y en otros países por el Carnegie Mellon® Software Engineering Institute. UML® y OMG® son marcas registradas en los EUA y en otros países por el Object Management Group. Microsoft® es una marca registrada en los EUA y en otros países; Microsoft Office, Microsoft Excel y Microsoft Project son productos propiedad de Microsoft Corp. Enterprise Architect es un producto propiedad de Sparx Systems, Australia. RUP® es una marca registrada en los EUA y en otros países por IBM Corp.