Cómo decidir qué dejar de hacer

Hace algunos días escuche a alguien decir:

“Sí, era importantísimo, pero ya no nos dio tiempo de hacerlo”

Y como un déjà-vu acudieron a mi mente los recuerdos de tantas noches corrigiendo errores porque a alguien se le olvidó o no tuvo tiempo de hacer el trabajo planeado. ¿A algun@ de ustedes le trae recuerdos la frase “ya no nos da tiempo de diseñar, vamos a construir sin el diseño completo”?

Cuando esto comienza a suceder es que el proyecto se está administrando por reacción y no por planeación, y en un proyecto existen pocas situaciones peores que hacer las cosas sin planeación. Es como cuando en un partido de fútbol todos corren como locos detrás de la pelota en lugar de seguir una táctica planeada.

Seamos realistas y reconozcamos que un altísimo porcentaje de los proyectos se retrasan con respecto a lo planeado, siempre hacemos lo posible por evitar caer en esta situación, pero si ya te encuentras en un escenario similar, entonces es importante saber cómo reaccionar, el error usual es instalarse en la urgencia y hacer sólo lo que nos dio tiempo, pero aunque suene un poco raro, también se debe planear qué dejar de hacer, la mejor forma de remontar una situación así es analizando las consecuencias de no hacer cada actividad, priorizar las actividades de acuerdo al impacto de cada omisión y así tenemos nuestra lista de actividades que debemos atender primero.

En una reunión post-mortem de uno de los proyectos de mis años mozos, el líder de proyecto reconoció: “Al principio no llevamos el control de riesgos porque ya no nos dio tiempo, pero después de la inundación aprendimos que eso fue lo peor que pudimos hacer”. Esa fue una lección aprendida a la mala, por cierto, en ese proyecto también se robaron varias computadoras con información importantísima, no cabe duda que hay proyectos con mala suerte, pero eso de los riesgos es otra historia.

Moraleja…

Por supuesto que lo ideal en un proyecto es planear todo bien y no entrar en una dinámica de todo urge y tiene que estar para ayer, pero cuando el destino nos alcanza hay que recurrir a una serie de trucos bajo la manga que nos ayuden a remontar la adversidad, y cuando en un proyecto las cosas se retrasan y todo urge lo mejor es planear qué dejar de hacer. Es por esto que uno de los mantras del sacrosanto PMBoK es planear, planear y planear. Aún en la adversidad.

Por Mentat

7 Responses to “Cómo decidir qué dejar de hacer”

  1. Marcos Orozco Says:

    Desafortunadamente, no estoy de acuerdo con este comentario.
    Esta vision de “planear, planear,planear…”, es la vision “dura” de los viejos seguidores del PMBoK, sin embargo, no es correcta de acuerdo a la nueva filosofia “Agilista” en la cual no solo se considera posible, sino en algunos casos, NECESARIO, el tener que empezar a construir, sin el diseño completo.
    Esta filosofia de pensamiento en Direccion de Proyectos era practicamente imposible en la version (v.2) 2000 del PMBoK, sin embargo a partir de la version (v.3) 2004, se da cabida perfectamente bien al exito del proyecto al empazar a construir sin tener el diseño completo; esto es, debido a la planeacion progresiva e incremental, asi como a tecnicas de desarrollo evolutivo y/o iterativo. La version actual del PMBoK (v.4, 2008) lo deja aun mas claro. Ejemplos hay varios (a decir muchos) en areas no solo de sistemas, sino automotriz, electronica, construccion, medicina, etc.
    Saludos.

  2. Iker Says:

    No estoy de acuerdo con el desacuerdo de Marco, planear es importante, lo que comentas Marco es distinto, se puede construir sin tener el diseño completo. Y planear y diseñar son actividades distintas, creo que hay que aclarar eso, en tu explicacion asumes que planear es lo mismo que diseñar. Aun asi para poder construir sin tener todo el diseño hay que planearlo.

  3. Liliana Reyes Says:

    De acuerdo con Iker. Una de las claves es “dividir para reinar”( siguiendo con los refranes). Cuando uno prioriza, puede definir entregas parciales, las cuales tengan lo esencial para funcionar.
    Es importante en esto que los interesados del proyecto participen y se pongan de acuerdo para priorizar.

    Y efectivamente, planear es diferente a diseñar. Uno puede iniciar la construcción sin tener todo el diseño, es la premisa del desarrollo ágil. Uno “planea” usar este tipo de desarrollo.

  4. ser Says:

    ser
    Planear es muy importante, soy una novata en proyectos, pero tengo vivencias en el área de la construcción, siempre es urgente por ejemplo los materiales los requieren de un día para otro porque el proyecto es corto, siempre pienso que al momento de hacer la oferta por más que el proyecto sea corto ya se está planeando y se debe preveer las tareas y requerimientos del proyecto, en la práctica no es así se da prioridad al sistema agilitista más aún si el proyecto se ejecuta en un lugar geográfico
    distinto a la administración central y peor aún cuando las personas que ejecutan el proyecto no son las mismas que ofertaron.
    y la rea

  5. Marcos Orozco Says:

    Iker, de ninguna forma he comentado que planear no es importante, todo lo contrario, es NECESARIO planear antes de hacer algo, sin embargo, NO es necesario tener el plan completo para empezar a trabajar, y esto mas que mi forma de pensar personal, son resultados a que hemos llegado en reuniones a nivel internacional. Definitivamente planear y deseñar no es lo mismo y de ninguna forma lo he dicho, en todo caso quien lo asume eres tu pues en el texto no esta asi, el comentario original habla de “empezar sin tener el diseño completo” como si esto fuera un problema; la respuesta: podemos empezar el proyecto sin tener el dineño completo (no se habla de plan).. Corolario. SI es posible iniciar el proyecto SIN tener el diseño completo, y tambien SIN tener el plan completo, pero definitivamente no se realizara el trabajo (ejecucion) si no se ha planeado antes.

  6. Iker Says:

    Marcos, estamos de acuerdo, podemos hacer una primera version del plan si tenerlo detallado por completo y comenzar a trabajar, para mi lo mas importante del plan es el ejercicio de pensar en todo lo que es necesario para el proyecto.
    Que bien que nos entendimos y acalaramos las ideas.

    Saludos

  7. Eu Marin Says:

    Lamentablemente, los entornos rápidamente cambiantes a los que nos enfrentamos exigen del director de proyectos una gran adaptabilidad: Se suele descartar el énfasis en excesiva planeación ya que la misma se va a sustentar en un gran número de asunciones que serán alteradas durante la ejecución del proyecto. Se puede responder exigiendo cálculos más precisos y menos asunciones, pero a costa de un tiempo extra de planeación que nuestros clientes pocas veces pueden aportar.

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