¿Cuál es la mejor herramienta del Líder de Proyectos?

herramienta_ejecutivo.jpgTodos necesitamos de herramientas para desarrollar un trabajo específico. Los médicos tienen su instrumental, los carpinteros tienen sus herramientas y el caso de los Líderes de Proyectos no es muy diferente.

Me he encontrado diferentes respuestas a la misma pregunta mientras entrevisto a candidatos para ocupar una posición de líder de proyectos, algunos opinan que un sistema para creación y control del cronograma tal como Microsoft Project o Primavera son esenciales dentro de la caja de herramientas de un Project Manager, otros se conforman con Microsoft Excel, algunos son más sofisticados y dan una lista de acrónimos de lo que probablemente sean sistemas de código abierto para la asistencia en la labor de administración del proyecto.

La realidad es que no hay una respuesta única para esta pregunta, eso va a depender de la complejidad del proyecto, de los estándares de la organización en la que se desarrolla el proyecto y en última instancia de las preferencias y experiencia del Líder del Proyecto.

El que es martillo…

Cuando una persona es buena utilizando una herramienta, normalmente quiere utilizarla para todo lo que se le pone enfrente. Hace muchos años tuve un jefe que quería que hiciéramos un sistema para el departamento de servicio a clientes en Microsoft Access. Cuando le dije que las capacidades visuales de esa herramienta no eran muy poderosas me dio una cátedra de cómo si lo eran. Después le argumente que necesitaríamos que los datos fueran almacenados en un servidor al cual se conectaran todos los agentes para usar, actualizar y agregar información, a lo que él respondió con otra cátedra de cómo hacer que aquella base de datos, que está pensada para trabajar monolíticamente (base de datos + interfaz de usuario) podría ser usada también en el esquema que necesitábamos. En fin, haciendo la historia corta esa pudo haber sido mi capacitación más rápida y completa en esa herramienta. Terminé convencido de realizar el sistema con esa herramienta de manera temporal, mientras realizábamos el sistema a más grande escala.

La moraleja de esta experiencia es que el que es martillo a todo le ve cara de clavo. En el terreno de la administración de proyectos sucede igual, cuando dominamos una herramienta creemos que todo puede realizarse con ella.

Entonces… ¿que usar?

La elección de la herramienta, como lo mencioné antes, debe obedecer a aspectos como los estándares usados, el tamaño del proyecto y la preferencia del administrador del proyecto, sin embargo sí podemos hablar de algunas herramientas básicas que pudieran ser útiles independientemente del proyecto en el que se trabaje.

Las dos herramientas

La existencia de un líder de proyectos en una organización revela la estructura de la compañía: una compañía que implementa proyectos internos requerirá tarde o temprano de una base de datos con la información de esos proyectos. Algunos le llaman “base de datos de proyectos”, otros le llaman “pipeline” (tubería por donde entran los proyectos) o simplemente portafolio de proyectos.

La primera herramienta necesaria es un sistema en el que se pueda administrar esa lista. Puede ser una hoja de cálculo con los datos relevantes de cada proyecto o un sistema hecho en casa en el que se permita modificar el status, capturar detalles, anexar documentación y otras tareas útiles para el seguimiento y registro de un proyecto.

En la compañía en la que trabajo manejamos el Rational Clear Quest, que es un sistema adaptado a nuestras necesidades para la administración de requerimientos, generación de estimados, seguimiento de entregables, registro de fechas planeadas y reales y para reporteo.

Cuando la lista de proyectos esta almacenada permite su revisión, evaluación, priorización, arranque, cancelación, etc.

La segunda herramienta sirve para el trabajo diario de un líder de proyecto. ¿cuáles son las actividades que un líder de proyecto realiza de manera cotidiana? Si me preguntan a mi yo daría la siguiente lista:

  • Seguimiento a fechas importantes
  • Seguimiento a construcción de entregables
  • Comunicación de novedades a miembros del equipo
  • Comunicación de novedades a la gerencia
  • Revisión y administración de los riesgos
  • Administración de la lista de problemas
  • Pronosticar fechas de fin de etapa y del proyecto
  • Etc.

Si se trata de un líder de proyectos más involucrado en asuntos técnicos, entonces la lista crece enormemente, porque además tendrá que lidiar con las tareas específicas de cada profesión.

La herramienta más flexible que puedo nombrar para este efecto es una hoja de cálculo.

Recuerdo que cuando entré a trabajar en mi actual compañía la oficina de proyectos estaba muy bien establecida y el seguimiento y reporteo se daba con una combinación de Microsoft SharePoint y Microsoft Excel.

La hoja en Excel era una verdadera pieza de arte. En la primera hoja se podía ver un resumen de los proyectos asignados al Administrador del Proyecto con información relevante como el centro de costos a ser cargado, estimado de horas, fechas de los milestones principales, etc.

A partir de la segunda hoja incluía una hoja por cada proyecto al que se le estaba dando seguimiento. Al lado izquierdo venia una lista del personal asignado al proyecto y el tiempo que actualmente había invertido en el mismo (esto lo obtenía Excel ejecutando una consulta de la base de datos de horas invertidas en cada proyecto). De lado derecho incluía una tabla que indicaba el tiempo planeado vs. el tiempo real invertido en las diferentes fases del proyecto, la varianza entre los valores anteriores, el estimado de tiempo para completar el proyecto (ETC), el estimado de horas finales totales (EAC) y la varianza en horas finales totales vs. lo planeado (VAC). Esta sección incluía una serie de banderas de colores que cambiaban automáticamente haciendo muy fácil determinar si una fase estaba en problemas o no.

Parte de esta hoja se llenaba automáticamente con información de otras bases de datos y algunas celdas permanecían disponibles para que el administrador del proyecto actualizara algunos valores de acuerdo con lo pactado esa semana (por ejemplo, un estimado podía variar si se autorizaba un cambio en el proyecto).

Al punto al que quiero llegar es que esta herramienta era todo lo que necesitábamos para llevar el seguimiento y para generar los reportes del avance del proyecto.

Con estas dos herramientas: un sistema de administración del portafolio y una hoja de cálculo, podíamos controlar la mayoría de la información que generaba el proyecto. Desde luego que, aunándolo a una buena aplicación para dar presentaciones y el SharePoint, nuestras necesidades quedaban satisfechas totalmente.

Además…

Actualmente poseo una licencia de un sistema llamado WBS Chart Pro y otra licencia del mismo proveedor (Critical Tools) llamada PERT Chart Expert. Ambas herramientas son económicas (199 USD cada una), muy fáciles de usar y proveen de posibilidades gráficas para representar las fases, entregables y actividades de un proyecto y su relación de jerarquía y dependencia integrándose ampliamente con Microsoft Project completando así una experiencia muy agradable y útil en la administración de mis proyectos.

Lo más importante es dominar tus herramientas

Quizás lo más importante dentro del vasto mundo de herramientas para un Líder de Proyectos sea dominar las herramientas cualesquiera que sean. Comúnmente entrevisto Project Managers que se pronuncian como usuarios intermedios de Microsoft Project y nunca han hecho un baseline, no saben forzar una relación finish-to-finish ni saben interpretar el reporte de Resources Usage que genera esa herramienta. No critico a tales individuos, solo quiero justificar mi comentario en el sentido de que necesitamos dominar al menos una herramienta a un nivel muy aceptable para que al momento de necesitar explotarla, esta nos proporcione lo que necesitamos sin mayores contratiempos. Mi esposa con frecuencia dice que “la tecnología debe trabajar para nosotros, porque una tecnología a la que hay que invertirle muchas horas para que haga lo que se supone que debe hacer, es una tecnología que no sirve, puesto que nos esclaviza y se supone que nosotros somos los amos y no los esclavos”. Estoy totalmente de acuerdo con esto en el sentido de que ya tenemos mucho de qué preocuparnos como para que la tecnología y las herramientas sean otro punto de preocupación.

Mi más atenta invitación a todos para adoptar sus propias herramientas y ponerlas a funcionar. Inviertan tiempo y dinero leyendo un buen libro que les muestre el funcionamiento total de la herramienta que hayan elegido, será tiempo y dinero bien invertido.

Por Fernando Valdez

10 Responses to “¿Cuál es la mejor herramienta del Líder de Proyectos?”

  1. adrian pineda Says:

    me parece que que el programa “primavera” en una de la herramientas que los lideres de prot}yectodeberiamos conocer mejor, sin embargo,por lo menos en Mexico en es un programa poco aplicado, por el costo para instalaro en un solo euipo

  2. Fernando Valdez Says:

    Totalmente de acuerdo contigo Adrian, Primavera es un gigante en el mundo del Project Management que ha prevalecido por anios gracias a su eficacia y capacidad. Como comentas, es un sistema grande y costoso. En mi experiencia en proyectos en empresas de tecnologia de informacion mexicanas e incluso norteamericanas, no es necesario mas que un Microsoft Project, pero eso no quiere decir que debamos cerrar nuestras puertas a mejores herramientas. Mi conclusion, creo, es que debemos hacernos especialistas en la herramienta que trabajamos todos los dias, es la mejor manera de aportar valor y reducir costos para nuestra empresa.
    Saludos,

    Fernando Valdez

  3. compro oro sevilla Says:

    tu blog es muy agradable

  4. Edgar Cossio Says:

    Hola buen día.
    Considero que es de suma importancia que al iniciar cualquier proyecto se tenga a la mano una herramienta, como bien se dice en este blog, debe considerarse que es mejor aplicar una que no tenerla y comenzar el proyecto “al aire”.
    Para el caso particular, pongo como ejemplo dos herramientas que pueden ser de mucha ayuda al momento de comenzar un proyecto:
    Gantter es una herramienta en la cual se puede trabajar de manera muy intuitiva debido a la facilidad de uso que posee, además de que se puede trabajar en la nube, se puede compartir el proyecto con las personas que el líder así lo decida y una posibilidad que considero importante además de interesante, es que puede trabajar a la par con google docs, hecho que potencializa su capacidad, dado que dos herramientas trabajan en un sólo objetivo.
    La otra herramienta de la cual me gustaría comentar es OpenProj ya que al tratarse de una herramienta bajo licencia libre, posibilita el uso compartido de los proyectos. Es una herramienta de escritorio, lo que significa que hay que descargar la aplicación del sitio oficial e instalarla en la computadora que se vaya a utilizar. Puede importar proyectos de otras herramientas como por ejemplo el project de microsoft.
    En suma, considero que mientras se tenga la habilidad de administrar un proyecto y el conocimiento de algunas herramientas, se pueden crear proyectos bien estructurados y por lo tanto exitosos.
    Saludos.
    Edgar Cossio.

  5. Ernesto Lee y Adalberto de la Toba Says:

    En base a tu comentario Edgar Cossio ,y comparacion nosotros compartimos lo siguiente:

    Comparativa entre Microsoft Project vs Openproj
    Estas dos herramientas cuentas con características comunes que son:
     Diagrama de Gantt, que es una herramienta gráfica utilizada en estas dos herramientas, cuya finalidad es mostrar el tiempo dedicado a las diferentes tareas o actividades planificadas a lo largo del tiempo total determinado para la realización del proyecto.
     Diagrama PERT, esta es una representación gráfica de las relaciones o las tareas especificadas en el diagrama de Gantt antes descrito.
     Plan de estructura PEP, se desglosan las subtareas de las tareas primarias o especificadas inicialmente en los diagramas, su finalidad es facilitar la comprensión del proceso de desarrollo ya que se desglosa o se agrupan en una especificación jerárquica.
     Recurso de las tareas, existe un apartado para especificar los recursos necesarios por cada una de las tareas especificadas en los diagramas.
     Estructura de desglose de riesgos RBS, se identifican de una manera sistemática los riesgos que llegasen a impactar en el logro de los objetivos del proyecto.
     Proyecto de red: Se muestra el “antes” “después de” y “intermedia” en las tareas de forma gráfica. También es llamada PERT gráfico.
     Recursos del Gráfico: Detalles de recursos disponibles figuran en esta lista. Una vez en la lista, los recursos pueden ser asignados en el diagrama de Gantt.
     PEP : plan de la estructura o EDT muestra sistemática desglose de las tareas en subtareas.
     RBS: estructura detallada de recursos o de RBS es la categorización de los recursos disponibles de acuerdo a las diferentes funciones.
     Generación de Salida: Microsoft Project y OpenProj ambos proporcionan el seguimiento de varios métodos, tales como informes consolidados y el uso de tareas y recursos.

  6. Rubén Basañez Says:

    Otros dos Portales para administrar proyectos de software son Wrike y LiquidPlanner, éste ultimo me parece una herramienta interesante pues incluye herramientas para colaboración, scheduling, tracking, reportes y un muy buen sistema de ayuda que incluyen videos, tutoriales, whitepapers, y soporte para dispositivos móviles.

  7. 201267 Says:

    Que tan eficiente es el software LiquidPlanner para manejo de proyectos y si es de consulta gratuita

  8. Rubén Basañez Says:

    No es gratuito, tiene una versión de 30 días para evaluación. Me parece una herramienta muy completa, en lo que pude checar de la prueba que hice.

  9. Javier Says:

    Nosotros usamos Projify para la gestión de nuestros proyectos. Projify es una herramienta basado en la nube para una gestión simple de proyectos, tareas, reportes de incidencia (tickets) y para mantener y compartir calendarios, donde podemos colaborar en un proyecto de una manera eficaz desde cualquier lugar. http://www.projify.es

  10. Cristhian Jimenez Says:

    Compañeros he estado revisando esta aplicacion para la gestion de proyectos y me parece que tiene muy buenas funcionalidades. Por lo cual la recomiendo. Se llama ProjeQtOr y esta es la pagina http://www.projeqtor.org/en/. Gracias.

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