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Earned Value Management EVM
 
Gestión de Valor Ganado “EVM” para Control de Proyectos v.2

Por Jorge Alsina, PMP [ Acerca del autor]

 

Análisis de las proyecciones del proyecto


Teniendo ya las variaciones, índices y la historia del proyecto hasta la fecha (AC, PV, EV)n ¿Qué sigue a continuación?

Pues debemos entender primero que es lo que está pasando en el proyecto y hacernos una serie de preguntas: ¿Los costos están aumentando más de lo previsto? ¿No logramos producir con eficiencia? ¿Nos estamos atrasando peligrosamente? ¿Hay errores en los estimados? Aún arriba de los costos, o bien atrasados en el programa, ¿que nos muestran las tendencias de las curvas AC y EV comparándolas con PV? ¿Atrasarse es simplemente un problema de costo adi-cional?, ¿o es que requeriremos acortar el plazo de entrega para poder lanzar un producto al mercado en una fecha comprometida? Estas y otras preguntas más, forman parte de la prime-ra fase del análisis de EVM una vez recibimos los reportes periódicos.

La segunda parte implica hacer proyecciones de cómo finalizará nuestro proyecto (o simple-mente una de nuestras cuentas de control), y hay que empezar haciéndose este otro tipo de preguntas: ¿Podemos mantener el actual PMB y como tal nos podremos recuperar en lo que queda del proyecto? El presupuesto a la conclusión o BAC, ¿ha cambiado? ¿Por qué? ¿Pode-mos recuperar tiempo perdido acelerando (fast-track) o comprimiendo el camino crítico (crashing)? ¿Cuánto nos costará acelerar el proyecto? ¿El estimado original era suficientemen-te confiable?

Esta serie de preguntas están destinadas a tomar decisiones sobre que vamos a hacer con el proyecto, a partir de ahora. Debemos proyectar nuestras dos variables EV y AC hacia el futuro y agregarle lo que ellas por sí solo no nos dicen, pero que podemos estimar, basados en lo que sabemos que podemos hacer con el futuro inmediato del proyecto.

El “Estimado a la Conclusión” del proyecto o EAC (Estimate at Conclusion) es la proyección que nos interesa calcular. Para ello hay que tener las ideas claras de lo que podemos o de lo que no podemos hacer: el CPI (o SPI) ¿Podremos mejorar los índices, los mantendremos igua-les, o empeorarán?

El EAC será igual a lo que ya hemos gastado (AC), más los fondos que necesitaremos para concluir o “Estimado hasta Finalizar” ETC (Estimate To Complete). Por lo tanto:

EAC = AC + ETC

Toda la parte del análisis de proyecciones se basa en calcular ETC en diferentes situaciones de un proyecto o inclusive en diferentes tipos de proyectos. Cuando el CPI sea perfecto (o sea igual a 1), ETC se calcula como el total de los fondos aprobados para el proyecto (BAC), me-nos el trabajo que ya hemos logrado completar (EV). Hay diversas maneras de calcular ETC, entre ellas:

 Se asume que el proyecto se comportará como hasta la fecha, por lo que utilizamos el último CPI calculado:

ETC1= [BAC-EV] / CPI

 El gerente y equipo del proyecto están seguros que podrán recuperar el costo perdido, lo que significa que el proyecto asegura terminar en el presupuesto (BAC):

ETC2 = BAC – EV

 En este caso el remanente del proyecto se comportará según una cierta combinación de CPI y SPI. Los factores a o b pueden ser cero o tomar cualquier valor. El uso de la combinación requiere de una explicación más amplia que no trataremos aquí:

ETC3 = [BAC-EV] / [a%CPI x b%SPI]

 Si tenemos la posibilidad de obtener un nuevo estimado, seguramente con menor incer-tidumbre, esta es la manera más correcta de obtener ETC:

ETC4 = Un nuevo estimado

El estimado revisado más reciente se designa en ciertas publicaciones de EVM como LRE (Last Revised Estimate). Es el último estimado oficial disponible que ha sido autorizado.

Hay otras formas de cálculo en diferentes publicaciones. Como se calcule puede también de-pender de la industria o negocio del cual se trata el proyecto.

En la figura 13 podemos observar un ejemplo gráfico de evolución del PMB del plan (PV) a la nueva curva dada por el trazado de AC. Podemos visualizar en él, que significa ETC y EAC en ese cambio de PMB. En ella también observamos la “Variación a la Conclusión” VAC (Variation at Completion) que es la diferencia entre el presupuesto BAC y el nuevo estimado EAC, el cual seguramente una vez lograda una nueva autorización de línea de base, se convertirá en el próximo BAC2. La variación relativa al presupuesto aprobado calculado como porcentaje sería:

VAC%=VAC/BAC

VAC% nos indica cuanto nos hemos excedido en el presupuesto autorizado

t TTC

t TC corresponde a la parte del cronograma que nos falta para concluir el proyecto y se de-nomina “cronograma para terminar” (Schedule to Complete STC) y el t total sería la varia-ción entre la nueva fecha de conclusión dada por el nuevo EAC y la autorizada, dada por BAC.

El valor en el tiempo desde el inicio del proyecto hasta la fecha de corte del valor de PV obte-nido prolongando el último valor de EV en el eje horizontal, es lo que se denomina en esta técnica como Cronograma Ganado - Earned Schedule (ES)

Este método de ES y sus proyecciones de tiempo, publicado en ciertos trabajos y textos, en su mayor parte liderados por Walter Lipke, no está todavía totalmente aceptado a nivel de la co-munidad de EVM y algunos autores observan cierta cautela en su utilización, indicando que métodos como CPM, PERT y Montecarlo, son los que nos darán una mayor precisión para es-timar proyecciones de fechas a futuro.

El índice TCPI para concluir como desearíamos

Si estamos en una situación con un índice CPI no favorable, nos podríamos preguntar: ¿Cómo debería cambiar a partir de ahora este índice, para poder finalizar el proyecto dentro de mi presupuesto? Para ello tenemos a disposición otro índice, que solo en los últimos años se ha consolidado como parte de la gestión de Valor Ganado. Se denomina “índice de desempeño para concluir” y se designa como TCPI (To Complete Performance Index).

El gráfico de la fig. 14 corresponde a un ejemplo de la evolución del CPI hasta un valor de 0.75 a la fecha de corte. Para poder terminar el proyecto en el presupuesto necesitamos lograr un TCPI de 1.25. Significa que hay que tomar acciones para lograr revertir la productividad del proyecto.

El TCPI se calcula como el cociente entre “lo que nos queda de trabajo por hacer” y “lo que nos queda disponible de fondos”.

Si calculamos el TCPI para completar el proyecto según el presupuesto original, la fórmula es:

TCPI = (BAC – EV) / (BAC - AC)

Si en cambio consideramos EAC como el último estimado revisado (LRE) a ser autorizado, re-emplazaremos BAC por LRE en el denominador.

TCPI = (BAC – EV) / (EAC - AC)





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