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Earned Value Management EVM
 
Gestión de Valor Ganado “EVM” para Control de Proyectos v.2

Por Jorge Alsina, PMP [ Acerca del autor]

 

Cómo establecer un sistema EVM

El estándar ANSI/EIA-748-C es el documento disponible de mayor utilidad a la hora de imple-mentar un sistema de Valor Ganado EVM. En Internet existen varias guías tales como la del Departamento de Energía (DoE) y de la NDIA (The National Defense Industrial Association) que son muy útiles para interpretar los 32 criterios de la norma 748 y adaptarlos a nuestras organizaciones. La 2da versión del estándar de EVM del PMI también nos puede dar ciertas informaciones.

Cerraremos este documento tratando de guiar al lector con un resumen de los pasos que hay que dar con los procesos de gestión de proyectos que hemos revisado, con el fin de imple-mentar EVM. Algunos procesos a seguir, sin entrar en su discusión, aunque dependerán de la cultura de Gerencia de Proyectos establecida en la empresa, son:

• Definir el alcance con el WBS y su diccionario.

• Definir el cronograma (establecer secuencias, dependencias, recursos y duraciones) y op-timizarlo nivelando recursos y aplicando CPM.

• Estimar costos y elaborar el presupuesto.

• Autorizar el cronograma y el presupuesto que serán las líneas de base.

• Definir los puntos de control de EVM.

• Crear los métodos de medición de trabajo y las reglas de su aplicación a valor ganado.

• Asegurar que se posee un buen sistema de aceptación de trabajo realizado y entregado.

• Crear las cuentas de control (CA).

• Asignar los responsables a las cuentas (cruzar OBS con WBS).

• Integrar toda la información en un sistema EPM (Enterprise Project Management).

• Establecer un procedimiento efectivo para construir la PMB.

• Establecer las posibles fórmulas de cálculo de proyecciones, adecuadas los proyectos de la Empresa.

• Establecer los reportes de desempeño y la manera de distribuirlos a los interesados.

• Establecer un sistema de Project Review para analizar Valor Ganado y en base a ello, to-mar decisiones oportunas.

• Asegurar la puesta en funcionamiento de un sistema de control de cambios efectivo y rigu-roso.

• Establecer un sistema de re-inyección de nuevas informaciones a los procesos anteriores.

• Hacer todo lo posible para integrar todo esto con la gestión de cambios y la gestión de riesgos.

Adicionalmente debemos asegurar llevar a cabo todos los procesos del grupo de Seguimiento y Control (PMBoK 5ª.Edición) que están directamente relacionados con los de la lista anterior.

La figura 15 muestra una serie de pasos para la organización de un sistema EVM que pueden ser diferentes en distintas organizaciones o proyectos. Normalmente estos pasos deberían es-tar relacionados con un sistema de control con todos sus procedimientos, que forme parte de los activos de la Empresa y vincularlo a una PMO existente o que se planee implementar.

Conclusiones

El sistema de gestión de Valor Ganado es uno de los grandes baluartes de la Gerencia de Pro-yectos. Abarca muchos de los procesos de planificación y de seguimiento y control y está fuer-temente vinculado con los de ejecución. Se trata de una gestión construida principalmente con el WBS, el cronograma y el presupuesto, que se integran en puntos específicos del WBS donde controlamos el desempeño, midiendo el trabajo realizado EV y su costo real AC, y comparán-dolos con el trabajo planeado (PV).

Con esa información los responsables de la cuentas de control aplican la técnica de valor ga-nado, y calculan variaciones, índices de tendencia y estiman proyecciones de costo. El gerente del proyecto observa los valores y la suma de todas las cuentas de control CA, vigilando el desempeño del proyecto completo y de los entregables más importantes, y haciéndose pre-guntas de que es lo que pasa, para finalmente reportar los resultados a los interesados del proyecto, tomar decisiones y llevar a cabo las acciones necesarias.

El sistema se puede montar y administrar alrededor de un software EPM con sistema de cola-boración incluido, disponible comercialmente y que será necesario mantenerlo actualizado en todo momento, pero que habrá que adaptar profundamente pues muchos de estos productos no entienden bien el funcionamiento de EVM. Será indispensable también contar con un con-trol integrado de cambios sólido y riguroso y buenos procesos de medición y verificación de trabajo.

Los verdaderos pasos requeridos para implementar un sistema de control basado en EVM de-penderán de muchas circunstancias, de los activos disponibles en la Empresa y de si hay una PMO en funcionamiento (o se planea implementar). Es recomendable que la Empresa consulte con un Consultor experto que conozca no solo la metodología EVM sino todos los procesos que integran el sistema necesario, como una guía para implementar un buen sistema de control basado en EVM.



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