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Oficinas de Proyectos

Estructura del PMBOK®

Por Mauricio Morales, PMP® [ Acerca del autor]

El Project Management Institute (PMI®) creó, en 1996, la primera edición de “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” llevando al mundo un documento que, poco a poco, fue calando en las industrias y en la administración de proyectos, convirtiéndose en un estándar avalado por ANSI en el año 2000 con su segunda edición. Actualmente, en su cuarta edición de 2008, el PMBOK® es el documento de referencia obligado para cualquier persona que desee mejorar su gerencia de proyectos, certificarse o simplemente incrementar el éxito de sus proyectos; y para cualquier organización que desee implementar procesos y metodologías eficaces para lograr el éxito de sus proyectos.

El boom del PMBOK® se da desde el año 2000 cuando tuvo lugar una fuerte importante evolución del estándar (y cuando se empezó a cobrar, ya que el de 1996 había sido gratuito).

El PMBOK® compite con otros modelos de gerencia de proyectos como el de la Association for Project Management (APM) y Prince (en Reino Unido); sin embargo, se ha posicionado a nivel mundial como estándar de gerencia de proyectos y las certificaciones otorgadas sobre este, como Certificate Associate in Project Management (CAPM®) y Project Management Professional (PMP®) son las más reconocidas por las empresas y las más buscadas por los practicantes.

El PMBOK® es un compendio de mejores prácticas, agrupadas de cierta manera, heredadas de diversas industrias y disciplinas que conforman un modelo metodológico. El PMBOK® en sí no es una metodología que “deba” ser seguida al pie de la letra; de hecho, el mismo documento, indica que los procesos y sus relaciones deben ser personalizados a las necesidades del proyecto y de la empresa. El PMBOK® es sólo una guía, muy completa y elaborada, de lo que normalmente un gerente de proyectos debe llevar a cabo, explicado en un buen nivel de detalle y separando procesos que normalmente se llevan a cabo de forma simultánea.

Como modelo, el PMBOK® no nos indica cómo se hacen las cosas, al igual que CMMi® pero es más explícito que éste en la definición de los procesos o prácticas a llevar a cabo, estableciendo una serie de entradas, técnicas y salidas para cada uno.

ESTRUCTURA

El PMBOK® establece la administración de proyectos como un conjunto de nueve áreas de conocimiento que deben ser dominadas por el project manager y que contienen una serie de procesos que corresponden a los pasos necesarios para que sean completamente cubiertas. Cada proceso establece unas entradas (documentos), técnicas (mejores prácticas) y salidas (nuevamente documentos). Tanto las entradas como las salidas conectan a los diferentes procesos entre sí para formar una completa red sobre la que se puede establecer una metodología.

El PMBOK® puede verse de dos formas diferentes, cual si fuera una matriz que puede leerse por columnas o filas. La forma estándar como está estructurado el documento establece áreas de conocimiento. La forma útil para el gerente de proyectos y la organización es, sin embargo, por grupos de procesos de Inicio, Planeación, Ejecución, Control y Cierre.

REPRESENTACIÓN POR ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Las áreas de conocimiento definidas en el PMBOK® son:

  • Gestión de Integración – Procesos requeridos para integrar todas las actividades, documentos y recursos del proyecto.
  • Gestión de Alcance – Procesos requeridos para identificar todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para obtener los entregables del proyecto y cumplir los objetivos.
  • Gestión de Tiempo – Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado a tiempo.
  • Gestión de Costos – Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado dentro de un presupuesto aprobado.
  • Gestión de Calidad – Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple los requerimientos y necesidades por los cuales fue emprendido.
  • Gestión de Comunicaciones – Procesos requeridos para asegurar la generación, distribución, almacenamiento y disposición última de toda la información del proyecto, a tiempo y de forma adecuada.
  • Gestión de Recursos Humanos – Procesos requeridos para administrar eficientemente la gente que participa en el proyecto.
  • Gestión de Riesgos – Procesos requeridos para identificar, analizar y responder efectivamente a los riesgos del proyecto.
  • Gestión de Adquisiciones – Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización del proyecto.

Cada área de conocimiento incluye varios procesos que se presentan en la siguiente tabla:

Ilustración 1 - Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos con sus Procesos Internos

REPRESENTACIÓN POR GRUPOS DE PROCESO

Como se puede apreciar en el segmento anterior, la estructura del PMBOK® por áreas de conocimiento da una interesante clasificación de procesos y conocimientos a ser dominados por el líder de proyectos pero, seamos honestos, es difícil seguir esta estructura a lo largo de un proyecto. Es como intentar armar un rompecabezas con las piezas hacia abajo, cuando no se aprecia una conexión entre las mismas, más allá de su forma.

Debido a la aparente desconexión entre procesos y áreas, el PMBOK® también define una estructura por grupos de procesos. Estos grupos son simplemente la secuencia lógica que sigue cualquier proyecto: Inicio, Planeación, Ejecución, Control y Cierre.

La secuencia de los grupos de procesos varió de la planteada en PMBOK® 1996 y 2000 a la descrita en las ediciones 3ª y 4ª. A continuación presentamos ambas representaciones.

Ilustración 2 - Representación de Grupos de Procesos en PMBOK® 1996 y 2000

En esta representación el énfasis se encuentra en las interrelaciones de los grupos de procesos, en donde se evidencia un ciclo permanente entre planeación, ejecución y control que claramente indica que la planeación no está escrita sobre piedra y que debe ser modificada de acuerdo a la situación del proyecto en un momento particular.

Ilustración 3 - Representación de Grupos de Procesos del PMBOK® 2004 y 2008

En esta última representación se ha llevado la estructura de procesos a una forma acorde con el modelo de mejoramiento continuo de Edward Deming, PHVA, promulgado desde la versión 2004. Evidencia también un ciclo entre planeación y ejecución pero siempre sobre una base permanente de seguimiento y control.
Dentro de cada uno de los grupos de proceso se encuentran ahora los procesos de las áreas de conocimiento, conectados entre sí de una manera secuencial y lógica, que permite un seguimiento natural por parte del gerente de proyecto y determina una forma de evolución del proyecto y de los documentos.

A continuación presentamos los procesos subyacentes dentro de los grupos de procesos:

Ilustración 4 - Procesos de Inicio del Proyecto según el PMBOK® 2008

Ilustración 5 - Procesos de Planeación del Proyecto según el PMBOK® 2008

Ilustración 6 - Procesos de Ejecución del Proyecto según el PMBOK® 2008

Ilustración 7 - Procesos de Control del Proyecto según el PMBOK® 2008

Ilustración 8 - Procesos de Cierre del Proyecto según el PMBOK® 2008

BIBLIOGRAFÍA

  • Carnegie Mellon Software Engineering Institute, CMMi® for Development Version 1.2, CMMi-DEV, V 1.2, CMU/SEI-2006-TR-008

  • Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 4th Edition, 2008.

  • Morales, Mauricio F., Diplomado en Gerencia de Proyectos Sobre la Base Metodológica del PMBOK®, 2001 – 2009, U-Mynd Ltda.

  • Sherer, Wayne. Contrasting CMMi and the PMBOK®, CMMi Technology Conference and User Group, Noviembre 2005.

  • Sherer, Wayne / Thrasher, Sandy. CMMi and PMBOK® Mappings, 2005.

Temas relacionados:
¿Cómo se traduce el PMBOK® al español?

Principales modificaciones de la 4ª Edición del PMBOK®

indice del manual

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Editor dijo el 05 Noviembre de 2013:
Hola Edwin, en sentido estricto el PMBOK Guide es el estándar y no "tiene" entradas ni salidas, lo que tiene entradas y salidas son los 47 procesos que describe el estándar, cada proceso tiene sus respectivas entradas y salidas saludos.

Edwin Suarez dijo el 01 Noviembre de 2013:
Estimados amigos por favor me indican, cuales son las entradas y cuales las salidas del PMBOK
Saludos
Edwin

Editor dijo el 29 Abril de 2013:
Hola Javier Rosas, Puedes checar el vídeo sobre los cambios del PMBOK Guide 4 a la versión 5 en esta liga: http://www.liderdeproyecto.com/videoboletin/video108-cambios-del-pmbok-guid e-4-a-la-version-5.html Saludos.

JAVIER ROSAS dijo el 25 Abril de 2013:
Entiendo que esta estructura es para la versión 4 del PMBOK.

Como queda la estructura para la Versión 5 del PMBOK???

Editor dijo el 09 Agosto de 2012:
Hola, Yelis.

Antes que nada, es muy importante aclarar que el PMBOK NO es una metodología --muy pronto tendremos un artículo detallado al respecto.

Luego, hemos de considerar que el artículo de Mauricio fue escrito en el año 2009 y que él está ocupado en sus actividades profesionales por lo que no es probable que vaya a responder pronto.

Ahora con lo que preguntas [y si acaso la respuesta que te daré no es suficiente a partir de lo que pude entender, te pido por favor que nos aclares aún más], sólo te puedo decir que los grupos de procesos donde dices que "no existen procesos para las áreas de conocimiento", perecería el resultado una mínima, pero importante confusión con los términos del PMBOK y la naturalezxa misma de cada proceso específico.

Para usar el ejemplo que propones: en el área de conocimiento "Gestión del Alcance" se toca todo lo relativo a la valoración de lo que se pretende lograr con un proyecto y todos los efectos que tendrá. Esto, obviamente, se debería cubrir en la fase (o proceso) de Inicio de cualquier proyecto. ¿Qué queremos lograr? ¿Para quién va dirigido? ¿Cuál será su impacto? ¿Cuáles son las probables consecuencias? Etcétera.

Como inicié esta intervención, no podemos olvidar que el PMBOK sólo es una guía de buenas prácticas aplicables al desarrollo y gestión de cualquier tipo de proyecto. Nada más. No son procesos que hay qye repetir de manera sistemática con cada fase del proyecto; esto es: no hay una Gestión de Alcance para el inicio, una para la Ejecución y otra para el Cierre, y así para cada una de la Gestiones que contempla el PMBOK. Cada una de ellas representa un momento (serie de momentos) en la vida de un proyecto y tienen distintos procesos de acuerdo con la naturaleza específica del mismo.

Mi sugerencia inmediata es que se haga una lectura atenta del material fuente, para tener claro cada uno de los conceptos y entender cómo se lleva a cabo su aplicación en la vida profesional.

Si te podemos ayudar más, por favor háznoslo saber.

Saludos.

Yelis Quintero Quintero dijo el 09 Agosto de 2012:
Hola Mauricio, Excelente trabajo!! solo tengo una inquietud espero me puedas ayudar, he notado que en algunos grupos de procesos no existen procesos de las areas de conocimiento, ejemplo: en los grupos de procesos: Iniciación, Ejecución y Cierre no existen procesos para el area de conocimiento "Gestion del Alcance". Existe información adicional para complementar estos vacíos en la metodologia?. Entendiendo que en la metodologia solo están los aspectos fundamentales para la gerencia de proyectos.
Muchas gracias!

Editor dijo el 09 Agosto de 2012:
Hola, Armando:

Puedes pensar en el Charter como la fase de pre-producción en una película: en ellas se realiza desde el acta constitutiva de la sociedad que se establece entre directores y estuidios cinematográficos, se establece cuál será la pelícualque se fimlará, se integran las listas de recursos requeridos para cada fase del desarrollo, se establece el tiempo de trabajo total, etc.

En resumen, en esta fase se deja en claro cuál será el proyecto a realizar, bajo qué términos y en qué tiempo se realizarán las entregas periodicas, y con que recursos se trabajará para llevarlas a cabo.

Saludos.

Armando Castro dijo el 07 Agosto de 2012:
Solo tengo una duda, que es en detalle lo que se ve o deberemos de revisar en el charter del proyecto?

Un saludo y FElicitación a Liderdeproyecto.com



Miguel Becerra Bringas dijo el 13 Diciembre de 2011:
Excelente articulo, muy necesario para el esclarecimiento de todo lo que significa gerenciar un proyecto de inversion. Los graficos ilustran convenientemente las areas y procesos de conocimientos, felicito el esfuerzo.

Moderador dijo el 01 Diciembre de 2011:
Nos satisface mucho saber sus opiniones acerca de la ayuda que les brinda este artículo desarrollado por nuestro colaborador Mauricio Morales.

De seguro se pondrá muy contento al leer esos comentarios favorables respecto a su escrito.

Sigan visitando LiderDeProyecto.com

RONALD dijo el 01 Diciembre de 2011:
es de mucha ayuda toda lainformacion que hay aqui gtacias por todo

Liliana dijo el 30 Noviembre de 2011:
Es interesante saber que puedan actualizar la informacion. Es EXCELENTE! gracias por su dedicación.

Pedro dijo el 28 Noviembre de 2011:
Muy buena descripción e ilustrativa, ayuda mucho este artículo, gracias al autor

doralis sevila resyes dijo el 22 Noviembre de 2011:
hola!!, necesito saber, cual es la definicion que propone PMBOOK para el trabajo en equipo?

C.J. dijo el 14 Noviembre de 2011:
Considero pertinente que los articulos deben tener la fecha en la cual fueron publicados, para hacer una cita correcta de los mismos ya que son muy utiles. GRACIAS.

Ronald dijo el 21 Septiembre de 2011:
Didactivo el concepto me sirvio de mucho

Tony dijo el 11 Marzo de 2011:
Si existe el PMBoK 4ta Edicion
Tanto en Ingles
Como en Español


Roberto Aguila dijo el 23 Diciembre de 2010:
Excelente Publicación, hay alguien que me ayude a manejar un proyecto con esta metodologia? neesito contratar a una persona por freelance

Julio Alcántara dijo el 22 Agosto de 2010:
Bien didáctico, directo e integral, y nos ayuda a comprender las dos formas de visión del PMBOK, por áreas de conocimiento y por procesos.
Mauricio agradezco muchísimo su artículo y si fuera posible, podría mantenemrme siempre en contacto con nuevos artículos suyos
Cordiales saludos,

Julio Alcántara

Manuel Valenzuela dijo el 12 Mayo de 2010:
Estimados, contestando sus preguntas:

si existe el PMBOK tanto en español como en ingles la 4a edicion.
La consigues en varios lugares, la primera por supuesto en el sitio del PMI.
Adicionalmente con otros proveedores como Lider de proyecto.
Es mejor invertir en hacerse miembro del PMI y con ello tienes derecho al PMBOK tanto en español como en ingles.

Por otro lado, si hay sitios donde tener acceso a preguntas para practicar tanto gratuitas como con costo.

Saludos, quedo a sus ordenes.

juan dijo el 09 Mayo de 2010:
hola amigo "Mario Ticona", bueno desearia que me brindases la informacion que mencionas de PMI....gracias

Armando Izarra dijo el 09 Abril de 2010:
He llevado el Diplomado de PMBOK pero necesito certificarme, mi pregunta es existe un simulador de preguntas en Internet gratuito que me permite prepararme para mi examen de certificacion??

Asi mismo existen libros digitales que me permiten reforzar mi conocimiento en Gestion de Projectos PMBOOK?

Existe la 4ta version del PMBOOK en español?? o en Ingles???

Saludos

Exitos

Albin dijo el 19 Marzo de 2010:
Excelente trabajo felicidades!, el articulo no solo es facil de entender sino q considerro q esta bastante completo

Editor dijo el 11 Marzo de 2010:
Muchas gracias por compartir tu felicidad, Rocío. Nada nos hace más feliz a nosotros que contar con expertos como Mauricio, compartiendo su conocimiento con todos nosotros.

rocio dijo el 09 Marzo de 2010:
hola¡¡ estoy feliz y contenta, porque por fin encontre algo concreto, para exponer lo que es el PMBOK y aplicarlo a mi proyecto de formacion¡¡ gracias.. ☺

Editor dijo el 29 Enero de 2010:
Estimada Ana muchas gracias por tu observación, la cual ya fue corregida.

Gracias por visitar LiderDeProyecto.com

ana dijo el 28 Enero de 2010:
La fecha de la 4º ed. del Pmbok está mal, 2004 es la 3ª edición. La 4ª es del 2008

Mario Ticona dijo el 08 Diciembre de 2009:
Importante la concepcion de los propcesos

Ronulfo dijo el 16 Noviembre de 2009:
Me parece muy bueno el articulo, me sirvio de mucho para una investigacion sobre PMBOK. Mauricio lo felicito por el articulo. Gracias.



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