Eficiencia
El éxito de cualquier proyecto depende en gran medida de la eficiencia del Líder de Proyecto, quien debe efectuar todas sus actividades con un alto sentido de compromiso y entrega, con la mayor perfección posible y con la colaboración de su equipo de trabajo.
Un Líder de Proyecto eficiente no se permite licencias ni descarga sus responsabilidades en los hombros de los demás, conoce perfectamente su labor y se esfuerza por cumplir los acuerdos con la calidad requerida, en el tiempo y presupuesto adecuados, con el mínimo nivel de riesgos y generando la satisfacción de aquellos que se benefician de su trabajo.
Aunque esta es una virtud o capacidad que se adquiete mediante la experiencia y el aprendizaje, mas no no puede ser impuesta, pues la eficiencia no se alcanza por imposición, todos Líder de Proyecto debe procurar lograr los resultados esperados y de acuerdo a las condiciones establecidas para alcanzar estos objetivos.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Lealtad hacia todo lo que implica el proyecto
El Líder de Proyecto debe ser ejemplo de lealtad y rectitud para los demás miembros de la organización, pues en el desarrollo de su labor, debe demostrar y practicar la rectitud, como un signo de respeto por todo aquello que le rodea.
Ser leal a la organización, ser leal a los objetivos del proyecto, ser leal a los compromisos adquiridos, ser leal con los miembros del equipo de trabajo, ser leal a las normas civiles, ser leal al manejo responsable de los recursos naturales, son solamente unos cuantos ejemplo de cómo debe practicarse la lealtad cuando se está dirigiendo un proyecto sea cual sea su tamaño o incluso su grado de importancia dentro de una organización.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Autocrítico
Saber aceptar con gratitud las críticas y las observaciones de los demás respecto al trabajo y personalidad del Líder de Proyecto, es un signo de madurez y seriedad. Siempre le damos la bienvenida a las alabanzas y buenos comentarios, pero somos muy apresurados en rechazar aquello que lastima el ego, como quien recibe una ofensa.
Pero mejor que esperar el veredicto ajeno, es mucho más importante formular el concepto propio, sin excusas que nos tranquilicen por nuestra forma de obrar y proceder. Ser autocrítico permite conocerse así mismo, interiorizar en nuestro comportamiento y personalidad y es punto de partida para eliminar todo aquello que no nos beneficia en nuestras relaciones personales y desempeño profesional.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Disponibilidad como premisa
“Siempre listos” es el lema de los Boy Scouts que puede ser imitado por los Líderes de Proyectos demostrando una disponibilidad constante para atender cualquier asunto relacionado con el proyecto que están ejecutando en un momento dado.
La Oficina del Lídere de Proyecto debe ser “de puertas abiertas”, siempre dispuesto a atender cualquier consulta o inquietud de los miembros del equipo de trabajo, clientes, patrocinador, proveedores o cualquier persona que requiera de su atención y servicio.
Negarse sistemáticamente a cumplir compromisos, no responder a mensajes telefónicos o electrónicos, son actitudes que atentan a la buena marcha del proyecto y es una muestra de la falta de compromiso por parte de quien así procede.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Duro con los problemas, suave con las personas
En el ir y venir de un proyecto, siempre se presentarán situaciones indeseadas que afectan la paz y tranquilidad del equipo de trabajo. Por lo general, los problemas siempre tienen un responsable a quien señalar y cargar con la culpa. Sin embargo, una vez causado el daño, no es indicado irse con toda voluntad contra la integridad y honra de la persona que ocasiona el asunto como si con ello se solucionara la situación.
Un Líder de Proyecto que tiene experiencia en el manejo de conflictos sabe que debe ser duro con los problemas y suave con las personas, atacando la raíz del asunto y siempre confiando en la buena fe del afectado.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Trabajar en los puntos débiles
A pesar de todas las características y cualidades que debe poseer un Líder de Proyecto, no estamos hablando de una especie o raza superior del género humano, por el contrario, estamos hablando de personas con virtudes y defectos, con destrezas y flaquezas, con méritos y desaciertos.
Un Líder de Proyecto que quiera progresar en su carrera, debe empezar por reconocer sus puntos débiles y carencias, proponerse cada día mejorar tal o cual virtud o característica; esmerarse por encontrar la forma de aumentar sus habilidades y aptitudes; establece metas a alcanzar con el propósito de llenar sus vacíos y sabe aceptar sus limitaciones.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Valores éticos y morales
La conducta de un Líder de Proyecto debe ser cristalina y transparente, no debe prestarse para fabricar situaciones que vayan en su beneficio y tampoco debe disfrazar los hechos para alterar la realidad.
Tener ética y moral son bienes muy preciosos para quién está a cargo de cualquier proyecto, pues hay que recordar que sin saberlo se puede estar inmerso en un ambiente de desigualdades e injusticias que pudieran ser reflejadas durante la ejecución del mismo.
El Líder de Proyecto con valores éticos y morales no acepta trabajar en proyectos que vayan en contra de la vida, el medio ambiente o la sociedad. De hecho, el PMI tiene un estricto Código de Ética que deben seguir todos sus miembros, en el cual se especifican las normas de conducta a seguir.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Autoridad sin autoritarismo
Normalmente los Líderes de Proyecto tienen algún nivel de autoridad sobre los miembros del equipo de trabajo y los recursos, dependiendo de la forma en que la empresa prefiera elaborar sus proyectos.
Sin embargo, supongamos que el Líder de Proyecto cumple funciones administrativas y es el jefe inmediato de los miembros del equipo, lo cual le asigna un nivel de autoridad considerable para la administración de los recursos que le han sido confiados.
La pregunta es: ¿cómo ejercer esa autoridad?, no hay una respuesta concreta, pues al igual que el liderazgo, depende de las circunstancias y de la personalidad del Gerente del Proyecto, sin embargo, lo que no puede suceder es que la autoridad se convierta en un autoritarismo desmedido, en donde sólo primer el criterio y el querer de quien está ejerciendo esa labor.
De allí que deba existir un equilibrio en donde más que autoridad (la cual debe existir) se demuestra liderazgo, de tal forma que todo el equipo sienta confianza y voluntad de seguir al Director de Proyectos.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Debe ser proactivo y no reactivo
El Líder de Proyecto no debe ser como un bombero que anda por el proyecto apagando incendios. Su misión es la de prevenir que algún desastre ocurra, previendo las situaciones más diversas y estructurando planes para enfrentarlas.
Ante una situación de riesgo o complicada, el buen Líder de Proyecto no pregunta ¿Qué vamos a hacer?, sino que recurre a su plan de contingencias y sigue los procedimientos allí consignados. Se requiere mucha experiencia para identificar todos los riesgos que pueden afectar un proyecto al principio de éste, es una labor que no debe ser menospreciada y estar constantemente con los sentidos bien puesta para detectar la ocurrencia de una situación riesgosa.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Recompensar el esfuerzo
Los miembros del equipo de trabajo no son simples recursos que ejecutan unas funciones asignadas, son personas que tienen una serie de expectativas ante la labor que desarrollan. Como lo indican varias teorías del comportamiento humano, un empleado no sólo trabaja por un salario, también lo hace por garantizarse una seguridad social y un reconocimiento profesional.
Todo esfuerzo o labor realizada, merece una recompensa para quien se ha dedicado con empeño a llevarla a cabo. El Líder de Proyecto debe inclinarse por el crecimiento personal y profesional de los miembros de su equipo y una forma de hacerlo es dando el reconocimiento adecuado a cada quien por los esfuerzos realizados.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Responsabilidad
La responsabilidad es una cualidad inherente a cualquier persona que desempeña un cargo determinado, sin embargo, para un Líder de Proyecto esta característica se extiende a todos los elementos relacionados con la ejecución de un proyecto. Es así como el Líder de Proyecto debe asumir la responsabilidad por las equivocaciones o errores que puedan cometer los miembros del equipo de trabajo, como una planeación inadecuada, fallas en la comunicación del estado del proyecto, malos pronósticos, y otros muchos posibles eventos.
De igual forma, la calidad del producto o productos finales del proyecto están bajo la responsabilidad del Líder de Proyecto. Es inaceptable que el máximo responsable del proyecto desvíe su responsabilidad señalando a otras personas de las posibles fallas que puedan presentarse, pues es su obligación tomar los correctivos necesarios para evitar que tales situaciones sucedan.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Entregarse totalmente
Todo proyecto debe ser para el Líder de Proyecto como la obra maestra para un artista, es decir, debe apasionarse con el proyecto, vivir el proyecto, entusiasmarse con el proyecto, dar lo mejor de sí para lograr los objetivos y entregar hasta la última gota de sudor para ver el proyecto concluido.
Todo lo anterior se logra con dedicación y entrega. Una frase muy popular afirma que: “los grandes inventos se logran con un 1% de imaginación y un 99% de transpiración”, dando a entender que el esfuerzo y el trabajo son los factores que contribuyen en gran medida al resultado final. De alguna forma, ésta sentencia puede ser aplicada a la Administración de Proyectos, pues sin trabajo constante y comprometido por parte quienes laboran en la ejecución de un proyecto, difícilmente podrían cumplirse las metas propuestas.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Metódico
Un Líder de Proyecto organizado tiene una metodología para cada una de las actividades que desarrolla en función de su rol. Por ejemplo, tiene un método para el discurrir de las reuniones de trabajo, se basa en métodos ya definidos que le permitan crear el plan del proyecto, del mismo modo, sigue los parámetros establecidos para informar sobre el estado del proyecto, también sigue un marco de referencia para evaluar las propuestas de los proveedores y muchas otras actividades que requieren el seguimiento de un proceso ordenado y definido.
Las metodologías y estándares adoptados son herramientas de gran utilidad en el desarrollo de las funciones de un Líder de Proyecto, pues sirven de soporte y guía, facilitando y agilizando los procesos a ejecutar.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Asumir la realidad
Aceptar hechos y circunstancias de la forma en que se presentan, con realismo, sin perder el tiempo lamentando los errores del pasado o pensando que todo hubiese sido mejor de tal o cual modo, son características de una persona realista que sabe afrontar las situaciones en su justa medida. El Líder de Proyecto debe aceptar la realidad tal cual ella es, sin fanatismos o especulaciones y con la mente puesta en los objetivos del proyecto.
En la vida cotidiana de cualquier persona, siempre se presentarán hechos y circunstancias que no son posibles remediar, sin embargo, aceptarlas en su contexto real es un buen inicio para seguir adelante. Nadie está exento de crisis familiares, personales, financieras, laborales o de cualquier tipo. El Líder de Proyecto debe ser el faro y guía para superar cualquier dificultad que se presente durante la ejecución del proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Sentir y mostrar optimismo hacia el proyecto
¿Qué pensaría usted de un Líder de Proyecto que no cree en los objetivos del proyecto ni en las capacidades de los miembros de su equipo y que sólo espera como resultado un fracaso?. Este Project Manager, prácticamente debería ser relevado de su posición, pues si él como máximo responsable no tiene el grado mínimo de confianza, el proyecto fracasará evidentemente.
El Líder de Proyecto siempre debe esperar lo mejor del proyecto y de los miembros de su equipo de trabajo, por lo que debe confiar en las habilidades de sus recursos y en el potencial de cualquier persona relacionada con el proyecto.
El optimismo trae consigo la energía necesaria para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar; así que es necesario contagiar a los miembros del equipo de ese espíritu entusiasta, de tal forma que ellos también crean en sí mismos y en los propósitos que han sido trazados.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Líder de Proyecto precavido vale por dos
El buen Líder de Proyecto no permite que ciertas situaciones o acontecimientos que tienen alta probabilidad de ocurrencia lo tomen por sorpresa. Por tal razón, siempre está analizando factores de riesgo y evaluando las medidas necesarias que deben ser tomadas en el caso de ocurrencia de una situación fortuita.
Hay que reconocer que no es posible el evitar que algunas situaciones ocurran, pues no está en las manos del Líder de Proyecto esa potestad, pero lo que si debe ser posible, es el prever la forma de enfrentar esas situaciones una vez que han sido detectadas y evaluadas.
Bajo ninguna circunstancia debe dejarse a la suerte a al azar el éxito de un proyecto, son muchos los factores en juego para permitir que situaciones no previstas den al traste con los resultados del mismo, acabando con recursos y esfuerzos invertidos.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Tolerancia
Un Líder de Proyecto debe saber aceptar las diferencias culturales y de opinión que puedan existir entre los miembros de su equipo o los interesados en el proyecto, pues en primera instancia debe comprender que nadie es poseedor de la verdad absoluta y el análisis de cualquier punto de vista es válido para enfrentar una situación determinada.
La aceptación de la diversidad de opiniones que puedan existir respecto a un tema, sin el portar el grado o nivel de quienes las expresan, se resumen en una sola palabra: Tolerancia.
Es imposible que todas las personas relacionadas con un proyecto sean ajustadas a un molde determinado y que todos piensen de la misma manera. Es necesario que aquellas diferencias de cultura, opinión o personalidad contribuyan a enriquecer los resultados el proyecto y no sean una carga pesada para el logro de los objetivos.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Respeto por los demás
La Administración de Proyectos no es una ciencia fría que sólo esté limitada a analizar, planear y controlar las actividades de los proyectos; es una actividad que incluye muchos factores metodológicos y técnicos, sin embargo, son las personas el componente más valioso de un proyecto.
Es por ello que el Líder de Proyecto debe interactuar con todas las personas de una forma respetuosa, dándoles la dignidad y el trato educado que se merecen como seres humanos, evitando hacer comentarios sobre defectos o comportamientos de los ausentes y exaltando siempre las virtudes de cada cual. Incluso al momento de tener una observación hacia algún integrante de su equipo, obviamente debe hacérselo saber pero anteponiendo un comportamiento respetuoso, sin necesidad de exponer o menoscabar la dignidad del individuo.
Aunque los anteriores párrafos parezcan ser tomados de un tratado de moral, hay que tomar en cuenta que también hacen parte del comportamiento que debe tener un buen Líder de Proyecto, cuya demostración de ética debe estar implementada en cada actividad que realiza.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
El don de saber delegar
Un Líder de Proyecto debe reconocer que él no es la estrella del equipo y que sólo es un miembro más del grupo de trabajo, cuya misión es la de coordinar las actividades propias del proyecto. El Líder de Proyecto que lleva a cuestas toda la carga sin permitir que otras personas intervengan o contribuyan con su aporte, está cometiendo un grave error.
No debe tomar todas las decisiones por sí solo, confiando únicamente en su propio criterio, desechando las opiniones de otras personas con un mayor conocimiento técnico y casi creando un culto a su persona.
El Líder de Proyecto que actúa con sensatez, sabe confiar en las personas que pueden tomar decisiones con un mayor nivel de conocimiento técnico, y por tal razón, sabe delegar ciertas funciones que otros pueden desempeñar de una mejor manera. Lo anterior no significa que el Líder de Proyecto estará jugando un papel pasivo en tales circunstancias, por el contrario, asume la responsabilidad por los resultados derivados de una actividad delegada.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Implementación del auto aprendizaje
El auto estudio es la capacidad de aprender un tema específico por cuenta propia, sin esperar a recibir la enseñanza por parte de alguien más. En nuestros días existen muchas posibilidades de obtener información y conocimiento haciendo uso de las modernas tecnologías disponibles. Si un Líder de Proyecto no desea quedarse en el camino muy pronto, debe adquirir cierta auto motivación por estudiar los temas en los que es necesario mejorar o adquirir el conocimiento.
Pero ¿cómo auto motivarse?, ¿cómo y cuándo estudiar y qué temas? No existe una única respuesta para éstas preguntas, pues depende de los vacíos y expectativas de cada quien. Por lo tanto, hacer una lista de aquellos temas en los cuales se tienen lagunas, o aquellos en los cuales se desea profundizar; sería de gran utilidad, pues serían las asignaturas pendientes de aprobar. Como buenos Líderes de Proyectos, podemos crear un “Plan de Carrera”, generar un proyecto cuyos objetivos sean los de aprobar tales asignaturas, en lo posible, con metas cuantificables. En cuanto a la disciplina de estudio, es recomendable proponerse una hora diaria para estudiar, o el tiempo que nuestras obligaciones nos permitan, lo más importante es permanecer en continuo crecimiento.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Investigador
La curiosidad forma parte de la naturaleza del hombre y ha permitido que el ser humano adquiera el conocimiento necesario para evolucionar constantemente. De igual forma el Líder de Proyecto está llamado a ser inquieto y tener la capacidad de adquirir conocimiento nuevo y valioso que le permita estar a la vanguardia de los temas más influyentes en su labor cotidiana. Evaluar nuevas herramientas, investigar sobre nuevas
tecnologías, indagar nuevos conceptos, preguntar a los colegas sobre cómo trabajan, en fin, buscar aquel conocimiento que permita replantearse continuamente su rol como Gerente de Proyectos.
No es fácil adquirir la disciplina de un investigador, y mucho menos, la perseverancia necesaria para descubrir o apropiarse de un conocimiento, pero si es posible forjarse una actitud de compromiso frente a lo novedoso y desconocido.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
El don del buen negociador
Haciendo un pequeño ejercicio de símil, podríamos decir que el Líder de Proyecto es como aquella persona que está en un mercado en el medio de la calle, realizando actividades de compra y venta de varios tipos de productos. Con el patrocinador acuerda recursos para el proyecto; con los stakeholders define el alcance, con los miembros del equipo valida tiempos y costos de las actividades, participa en los procesos de selección de proveedores, entre otros.
Lo anterior obliga al Líder de Proyecto a aprender sobre tácticas y técnicas de negociación, a saber exponer sus argumentos con suficiente criterio, a no comprometerse con requerimientos imposibles de cumplir, a no permitir la imposición de razonamientos no objetivos, a no permitir presiones para aceptar ofertas o propuestas sin el suficiente análisis, en fin, aprender sobre todo aquello que signifique ser un buen negociador para impedir que por algún descuido algo salga mal en el proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Flexibilidad
Aquella figura filosófica que enseña que un roble puede ser arrancado de tajo ante un viento fuerte por estar erguido y no someterse a la fuerza con que el éste le golpea puede ser aplicable a la forma como recibimos los acontecimientos que se presentan en nuestra vida cotidiana.
El Administrador de Proyectos siempre estará expuesto a las modificaciones de las condiciones en cualquier aspecto, ya sea laboral, de mercado, familiar o personal. Ante cualquier cambio que represente un atentado a la denominada “zona de comodidad”, en donde se siente tan a gusto, es necesario adaptarse a con la mayor rapidez y flexibilidad posible, pues no es viable estar remando en contra de la corriente cuando se presentan circunstancias que definitivamente no se pueden controlar.
En la tarea de coordinar el equipo de trabajo también es necesario ser flexibles ante las situaciones propias de los miembros del equipo, por ejemplo, permisos para estudiar o diligencias personales, obviamente, sin que esto altere o afecte el curso normal del proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Actualización y profesionalización permanente
El Líder de Proyecto debe estar siempre en la cresta de la ola de las nuevas tecnologías, las metodologías y de todo aquello que represente un avance en la disciplina de la Administración de Proyectos. En los tiempos modernos la volatilidad es el pan nuestro de cada día y cada vez se definen más estándares y los existentes son sometidos a una constante revisión, por lo que es imprescindible que el Director de Proyectos busque una constante actualización de sus conocimientos.
Los miembros del Project Management Institute tienen acceso a una gran cantidad de documentos y libros que permiten estar al tanto de las últimas tendencias en las diversas vertientes que forman parte de esta disciplina. Cientos de Project Managers alrededor del mundo comparten sus experiencias y conocimientos con la comunidad de socios del PMI, lo cual resulta ser una herramienta muy valiosa para el desarrollo profesional de un Líder de Proyecto.
De igual forma, es muy recomendable la participación en cursos, seminarios y simposios relacionados con el tema, pues es la gran oportunidad de interactuar con otros colegas y recoger de viva voz las enseñanzas y experiencias que afloran en tales eventos.
Además de estar actualizado en cuanto a temas relacionados con la Administración de Proyectos, dentro de su permanente capacitación, el Líder de Proyecto también debe estar al tanto de los últimos acontecimientos relacionados con el tipo de negocio en el que se desenvuelve o de la legislación relacionada con la empresa u organización a la que presta sus servicios.
El Project Manager es entonces una especie de esponja que debe tener la habilidad de absorber los conocimientos que sean necesarios para garantizar su éxito como Líder de Proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Amplia visión
Aunque no se trata de ser brujo o adivino, el Líder de Proyecto debe ser capaz de visualizar el término del proyecto antes de que éste inicie, lógicamente todos sus pensamientos y acciones están dirigidos a la entrega del producto, pero sin descuidar el presente pues reconoce que el día a día irá conformando la estructura para acabar con éxito determinado proyecto.
De forma metafórica, el Líder de Proyecto es el dueño de un telescopio que le permite observar cualquier situación futura con todos los detalles.
Esta visión de largo plazo es una habilidad muy importante que debe desarrollar el Líder de Proyecto, pues le permitirá anticiparse a los hechos, corregir desviaciones futuras y tomar decisiones con suficiente criterio. Es una búsqueda permanente del porvenir, teniendo en cuenta circunstancias y situaciones futuras que permiten remover obstáculos del camino antes de tropezarse con éstos.
Un buen Líder de Proyecto sabe anticiparse a los hechos y tiene todo preparado para afrontar las situaciones futuras; sabe qué pasará mañana, qué sucederá la próxima semana, qué se espera para el próximo mes. No se trata de adivinar el futuro en una bola de cristal o de consultar el destino con un charlatán, es un análisis serio y detallado de todo aquello que podría llegar a presentarse durante el curso del proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
El rol de conciliador
En cualquier actividad del quehacer humano es inevitable que surjan conflictos por razón de criterios encontrados, choques culturales, temperamentos, diferencias personales y por un sinnúmero de circunstancias que se entretejen en las relaciones humanas. El Líder está llamado a evitar que este tipo de situaciones afecten al proyecto tratando de conciliar posiciones contrarias.
Lo anterior no significa que el Líder de Proyectos sea un mediador o un árbitro para resolver diferencias personales, pues los problemas deben ser solucionados por las partes interesadas; sin embargo, siempre deben procurarse las vías y soluciones para que el proyecto no se vea afectado por éste tipo de circunstancias.
Por otro lado, el Líder de Proyectos debe estar en la capacidad de armonizar las expectativas, requerimientos y deseos de los stakeholders con lo que el proyecto puede ofrecer. Por ejemplo, si un cliente propone un requerimiento que va más allá de los recursos asignados al proyecto, o si existe una solicitud por parte de un miembro del equipo de trabajo que no es posible satisfacer, éstas deben ser consideradas con argumentos creíbles y razonables de tal forma que el interesado o el miembro del equipo de trabajo puedan comprender la posición del Líder del Proyecto.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
No improvises
Un Director de Proyectos experimentado sabe que la improvisación es sólo para los trovadores y no está dispuesto a tomar decisiones sin labores de análisis y planeación previas; sin investigar sobre el impacto y los riesgos generados por cualquier acción u omisión. Un buen Gerente de Proyectos no piensa que “las cargas se arreglan por el camino” como solían decir los antiguos arrieros.
Cuando un Director de Proyectos decide improvisar, simplemente está creando un mayor nivel de riesgos, atentando contra los objetivos y metas del proyecto, pues acciones no medidas y sopesadas generan incertidumbre, contribuyen al caos y pueden terminar por hacer no viable el proyecto.
Es necesario tener mucho cuidado con la improvisación y no permitir que miembros del equipo u otros stakeholders vayan por la vida improvisando sin ninguna clase de responsabilidad, es nuestra obligación como Directores de Proyectos el evitar que estas situaciones se presenten y tomar todas las medidas necesarias para lograr éste objetivo.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Comunícate eficientemente con tus stakeholders y colaboradores
Un Gerente de Proyectos pasa la mayor parte del tiempo en comunicación con los stakeholders, con los miembros del equipo, con el sponsor, con los customers y con agentes externos al proyecto; pues una de sus funciones principales es convertir los datos relativos al proyecto en información útil para cualquier persona interesada en el desarrollo del mismo. Por esto, una virtud del Gerente de Proyectos es la de ser un buen comunicador que sabe expresar y transmitir las ideas y resultados, con facilidad de expresión y dominio de herramientas que le sirven de ayuda en este propósito.
De igual forma, el Gerente de Proyectos sabe interpretar el lenguaje verbal y no verbal, conoce el significado de gestos y modos de expresión, es claro y sin ambigüedades, con buena redacción y ortografía, incluso, con capacidad de sostener conversaciones en otros idiomas (por lo menos en inglés).
El Gerente de Proyectos debe saber transmitir al equipo de trabajo los requerimientos y necesidades de la alta dirección de la empresa, y de igual forma, informa a la alta dirección sobre las inquietudes del equipo de trabajo.
La relación con los stakeholders debe ser de manera abierta, clara y concisa, con mucha cordialidad y espíritu de trabajo en equipo.
Colaboración: PMP Raúl Giraldo Suárez
Estar atento en la elección del equipo
Si no intervienes en la elección de la gente que formará tu equipo tienes más riesgo de pagar los platos rotos. Siempre que se puede procura involucrarte en esta decisión.
Aprende a decir que no
Es imposible quedar bien con todos y cada uno de los stakeholders. Ofrecerles "las perlas de la virgen" y decir que sí a todo sólo te meterá en problemas.
Recomendaciones al ejecutar un proyecto
Para todos los desarrolladores de software dedicados a la administración de proyectos, aquí les traemos unas breves recomendaciones que deben tener en cuenta a la hora de ejecutar un proyecto:
- Considerar siempre el calendario y los eventos significativos o de trascendencia.
- Considerar siempre el esfuerzo de trabajo, el presupuesto real, y el espacio.
- Considerar siempre las metas, los requerimientos y los entregables.
- Nunca hacer cambios en los requerimientos sin ajustar el tiempo, costo y alcance.
- Identificar riesgos y realizar planes de respaldo.
- Nunca saltar la etapa de diseño, esta ahorrará tiempo en el futuro.
- Realizar una buena documentación de código.
- Conservar el equipo, ventas y clientes enlazados.
- Regularmente evaluar y mejorar la productividad.
- Trabajar en equipo es una habilidad, apréndela, enséñala y mejórala.
- Cuando estés estancado en algo, para ahorrar tiempo, pregunta a otros para obtener ayuda.
- Probar tu implementación antes de que la liberes al equipo de pruebas.
- Realizar un documento de lecciones aprendidas del proyecto y mantenerlo actualizado.
Cuando el riesgo en el Proyecto es la ausencia
imprevista del Project Manager
Por Irwin José Franco - "Joe" ( El Café de Joe )
Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es identificar aquellos eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para alcanzar los objetivos del proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para identificar, calificar, seleccionar y mitigar riesgos son constantes durante todo el proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que dentro de esos escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager. Pues si… el PM también es un riesgo.
En días pasados un colega PM se ausentó de manera sorpresiva y obviamente no planificada. El PM se convirtió en un riesgo no identificado. Tampoco sabíamos cuando se reincorporaría. Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse responsable, debe obtener información de manera rápida sobre:
- ¿Qué es el proyecto?
- ¿Quién es el cliente?
- ¿Cuál es el estatus actual?
- ¿Quién está en el equipo y qué está haciendo?
- ¿Qué compromisos hay con el cliente? ¿Qué se le debe entregar?
- ¿Cuáles son las fechas importantes?
La situación anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones prioritarias, tales como:
- Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda asimilar la situación y tomar decisiones. (En una organización donde existe una PMO es un poco más fácil porque se puede delegar.)
- Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales son las actividades realizadas, las próximas, los hitos por concluir y el avance del proyecto, el PM que tome el mando podrá tener una idea de qué sucedió y deberá suceder en las próximos días.
- Folder físico: En una carpeta (así como lo recomienda el artículo “Herramientas esenciales para el PM”) se tiene acceso a las actas de reunión, aprobaciones, documento de Alcance, etc.
- Los archivos digitales ordenados: Saber donde están los archivos, documentos aprobados, información del proyecto, etc. ayudará a identificar cualquier fuente de información necesaria. (Algún documento de apoyo que describa esta organización será de ayuda)
- Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar la información vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc.
- Cronograma público: Teniendo acceso al cronograma se podrá saber qué se ha hecho, que se está haciendo y cuáles son los hitos.
- Confianza en el equipo: Este tema es vital. El equipo sabe perfectamente qué está haciendo y que mejor que ellos para ayudar dentro de la organización. Una reunión con el equipo para evaluar la situación y tomar medidas solucionará muchos inconvenientes.
- Actitud del PM: El PM debe saber que en algún momento puede faltar y debe organizar las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y entendibles por alguien más.
Cómo conducir entrevistas para reclutar (o traer a bordo)
nuevos recursos humanos
Regla número uno: detectar a aquella persona que tenga el perfil “Lista, y hace las cosas” (smart, and gets things done). Joel Spolsky, desde su página Joel on Software (¡todo un homenaje a Nueva York!), nos da su guía para conducir estas entrevistas: “The Guerrila Guide to Interviewing”. He aquí la liga hacia la versión original.
La buena noticia: ya hay un proyecto para traducir a Joel al castellano, y lo que ya está traducido puede encontrarse en la siguiente wikipágina.
La mala noticia: la mayor parte de los artículos sólo son fragmentos, y la guía para entrevistar no está traducida todavía.
Estrategias para manejo de riesgos
Alistair Cockburn está compilando un catálogo de patrones para manejo de riesgos.
Click aquí para visitar.
La importancia de los factores humanos
Nuevamente, Alistair Cockburn nos ilumina sobre un aspecto vital. Click aquí para visitar.
Soy Novato
