La importancia de la documentación del proyecto

Por Adrián V. Anex M.

12 de enero, 2019

Muchas empresas nuevas e innovadoras, así como empresas en plena fase de crecimiento se desenvuelven muy rápido, trabajando en varios proyectos al mismo tiempo con el propósito de aprovechar nuevas oportunidades y repeler las amenazas. La mayoría de sus recursos se concentran en estos proyectos, que forman parte de la Estrategia del Negocio. La tarea de documentar y registrar en la base de conocimiento las experiencias y los documentos relevantes muchas veces se olvida entre tanta euforia (y estrés) de lo nuevo.

La base de todo proyecto se fundamenta y se apoya sobre la documentación generada durante todo su ciclo de vida. Lamentablemente la labor de documentar es considerada como algo menor y que quita demasiado tiempo (mito urbano). En pasado reciente audité dos proyectos. Ambos fracasaron ocasionando una pérdida de 6 millones de dólares el primero y 18 millones y fracción el segundo, por su puesto que no se hizo público. Ambos coincidían en la ausencia de documentación relevante.

Cuando me desempeñe como gerente de auditoria, puede detectar un mal endémico en los proyectos informáticos. ¿Acertaron? Efectivamente, la ausencia de documentación relevante.

Los profesionales que desprecian la documentación no tienen en consideración el sobre costo que originan estos proyectos indocumentados una vez que entran en producción.

La documentación forma parte activa de la base de conocimientos inherentes al proyecto.

Ventajas de la documentación:

• Conforma la historia del proyecto y forma parte de la base conocimientos de la organización,
  
• Orienta y forma a los colaboradores,
  
• Facilita la comunicación. Reduce el riesgo de que se den ambigüedades y confusiones que pongan en riesgo al proyecto,
  
• Forma parte de los activos que agregan valor a la empresa.

Algunos paradigmas:

• No tengo tiempo para documentar,
  
• El documentar es un trabajo menor,
  
• La documentación no forma parte de mis obligaciones,
  
• Para qué documentar si se tiene todo en el cerebro,
  
• La ausencia de documentación relevante no genera costos adicionales.

La “base documental de proyectos” en sí es uno de los activos más valiosos de una empresa y sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo operacional, una vez que los proyectos entran en producción.

El director del proyecto y su equipo de trabajo deben elaborar, organizar, compartir y distribuir la información de acuerdo con lo establecido en el Plan Comunicacional del proyecto.

Me despido, y será hasta una próxima publicación.

Adrián