El Papel de un Director de Proyectos en la Gestión de Proyectos Ágiles

Por Soumita Banerjee

17 de julio 2019

Resumen

Con la llegada de los métodos ágiles de gestión de proyectos, el papel de un gestor de proyectos ha mejorado para satisfacer las necesidades. Los principios tradicionales de gestión de proyectos no son suficientes para gestionar los grandes y complejos proyectos actuales. En este artículo, revisaremos el papel del gerente de proyectos en la gestión de proyectos ágiles y en qué se diferencia de los enfoques tradicionales de los gerentes de proyectos. Una revisión completa de la literatura sobre los roles cambiantes de un gerente de proyecto en un proyecto ágil es la base teórica del trabajo.

Introducción a la Gestión Ágil de Proyectos

El principio de la gestión de proyectos es gestionar un proyecto con éxito para que pueda producir el resultado deseado dentro del presupuesto y el tiempo específicos. El papel de un gestor de proyectos no es el mismo en la gestión de proyectos diferentes. Las técnicas de gestión de proyectos se diseñan cuidadosamente para que el director de proyecto pueda ejecutar el proyecto con éxito, minimizando los riesgos y otras negatividades. Una de las últimas técnicas de gestión de proyectos es la gestión ágil de proyectos.

Con el inicio de las prácticas de gestión empresarial, el entorno empresarial actual se ha vuelto versátil e incierto. Los requisitos de los clientes están cambiando. Por lo tanto, los procesos de negocio se adaptan para satisfacer las demandas de los clientes. Un proyecto se define como "un conjunto de actividades simultáneas y secuenciales que, en conjunto, producen un resultado identificable de valor". Un proyecto es un conjunto único de actividades con objetivos definidos, tiempo específico para completar e identificar el presupuesto.

El equipo de gestión del proyecto gestiona los factores internos y externos que tienen un impacto en el proyecto. Para evitar cualquier circunstancia de riesgo, el equipo de gestión del proyecto actúa con rapidez para que se puedan alcanzar los plazos y las prioridades del proyecto. La capacidad de tomar acciones rápidas para gestionar el proyecto se conoce como agilidad. Los actuales entornos financieros inestables y basados en la tecnología no son fiables para las metodologías tradicionales de gestión de proyectos. Cambiar las demandas de los clientes, minimizar el presupuesto y reducir los plazos de entrega son los tres factores clave para gestionar un proyecto con agilidad: "La capacidad de moverse rápida y dramáticamente para sortear todos y cada uno de los obstáculos". Un proceso ágil de gestión de proyectos desarrolla métodos realistas y repetibles para aumentar la flexibilidad del proyecto.

Según Chin et al., las razones para implementar prácticas ágiles de gestión de proyectos en una organización son las siguientes:

1. La toma de decisiones centrada en el negocio es rápida y fácil.

2. El equipo del proyecto se centra en la consecución del objetivo empresarial.

3. El conflicto de tener múltiples metas puede ser evitado.

4. La gestión de cambios es fácil para alcanzar los objetivos del proyecto.

5. Los roles y responsabilidades pueden ser compartidos por los individuos y se puede evitar la microgestión.

Transformando a la agilidad

Según Chris et al., uno de los métodos comunes de gestión de proyectos se conoce como principio de gestión de proyectos de Cascada. Según este concepto, el proyecto se divide en diferentes fases. Una fase debe completarse antes de que comience otra fase. Las personas capacitadas están asociadas con el proyecto, independientemente de los equipos y de la ubicación geográfica. Un proyecto exitoso puede traer cambios en la operación organizacional y puede tener un impacto a largo plazo en el negocio (Figura 1).

Figura 1: Fases de implementación del proyecto en el concepto de cascada.

Limitaciones del concepto de cascada

El proceso de cascada desarrolla varias limitaciones para alcanzar los objetivos del proyecto.

- El plan y las actividades del proyecto se planifican en la fase inicial del proyecto. Es posible que todas las actividades no se requieran más adelante.

- Un proyecto tarda más tiempo en completarse, ya que una fase debe completarse antes de que comience otra fase.

- El gerente de proyecto es responsable de priorizar las actividades diarias.

- Una vez que el proyecto comienza, los cambios en los objetivos del proyecto son difíciles de acomodar.

- La documentación se considera para medir la responsabilidad de los miembros del equipo.

Metodología ágil

La metodología ágil puede definirse como "un estilo de desarrollo iterativo e incremental que se ajusta dinámicamente a los requerimientos cambiantes y permite una mejor gestión del riesgo". Los proyectos ágiles son definidos por el cliente, alineados a sus expectativas y actividades medibles específicas. Se centra en la entrega de las necesidades del cliente lo antes posible, la formación del plan de proyecto según las demandas del cliente y la implementación de cambios para proporcionar la mejor solución al cliente. En los métodos ágiles, las interacciones de los individuos son valoradas para desarrollar una solución de software para los requerimientos cambiantes del cliente.

Scrum es otro método ágil, desarrollado por Jeff Sutherland. Según Hoda et al. Scrum se refiere a las fases cortas de desarrollo de un gran proyecto. La breve interacción diaria entre el propietario del producto, Scrum Master y el equipo es una de las características clave del método scrum. El propietario del producto mantiene el punto de vista preciso del negocio, el maestro scrum es un facilitador y el equipo, formado por 5-7 ejecutivos, ejecuta las actividades del proyecto. Las responsabilidades del equipo incluyen la planificación del sprint y las reuniones de scrum. Un Sprint es un período de tiempo específico (generalmente de 2 a 4 semanas) para trabajar en una serie de actividades. En una reunión de revisión de sprint, se identifica y revisa el conjunto de actividades. El maestro Scrum organiza una reunión diaria de 15 minutos para discutir cualquier asunto o preocupación. Mediante el uso de los métodos Sprint y Scrum, las técnicas ágiles de gestión de proyectos facultan a los gerentes de proyectos y al equipo para gestionar con éxito los riesgos, definir el alcance, mantener el presupuesto y seguir los plazos.

Según Lee et al., la agilidad se define como "la continua disposición de una entidad a aceptar el cambio de forma rápida, inherentemente proactiva o reactiva, a través de componentes y relaciones de alta calidad, simplistas y económicos con su entorno". La agilidad es la rapidez en aceptar un cambio o una acción. Hay dos dimensiones. Puede ser aceptar y adaptarse a los cambios o a la capacidad de rediseñar el proceso existente. La metodología ágil es "un conjunto de técnicas flexibles". Ayuda al equipo de desarrollo de software a mantenerse en un entorno volátil. Los equipos son responsables de gestionar el proceso de desarrollo de software, resolver problemas, tomar decisiones y delegar tareas a otros equipos. La experiencia en la gestión de cambios mediante el uso de metodologías ágiles la hacen fácilmente aceptable para los equipos de desarrollo de software.

Limitación del proceso ágil

Turk et al. mencionaron que el proceso ágil combina procesos técnicos y gerenciales para adaptar los cambios en un proceso de desarrollo de software durante la fase de desarrollo o en el entorno del desarrollo de software. A continuación se presentan algunas limitaciones del proceso ágil:

- El apoyo se limita a situaciones de desarrollo distribuido y a la subcontratación,

- El soporte es limitado mientras se desarrollan objetos reutilizables y se involucran grandes equipos,

- Falta de disponibilidad de soporte adecuado mientras se desarrolla software crítico, grande, crítico para la seguridad y complejo,

- Un proyecto ágil es impredecible y difícil de controlar en la cultura del desarrollo.

El proceso ágil se centra en la interacción entre las personas, los procesos y las herramientas. También fomenta la participación de los clientes para proporcionar la mejor solución.

Gestor de proyectos en proyectos ágiles

Según Turbit et al, un gerente de proyecto es una manera de conectarse con el comité directivo. Las responsabilidades de un gerente de proyecto incluye las siguientes:

- Gestionar a las personas en un entorno impredecible y estresante - En proyectos ágiles, los plazos de los proyectos son críticos. El Gerente de Proyecto se asegura de que la carrera del proyecto se complete a tiempo.

- Motivar a todos para que permanezcan enfocados en alcanzar la meta. En un gran proyecto ágil, los retos y problemas crean frustración entre los miembros del equipo. El gerente de proyecto motiva a los miembros de su equipo para evitar cualquier problema que degrade el rendimiento de los empleados.

- Modificar la presión de trabajo y los plazos para mantener el ritmo - El proyecto se divide en varios segmentos que necesitan ser completados de acuerdo a la fase en un plazo específico. El jefe de proyecto asigna tareas a tareas individuales y equilibra la carga de trabajo.

- Gestionar los problemas y llegar a las autoridades adecuadas: el director del proyecto informa a la persona adecuada en el momento adecuado para resolver el problema.

- Comunicar los cambios a las partes interesadas - El director del proyecto informa a todas las partes interesadas sobre el estado del proyecto.

- Luchar por los recursos adecuados - El gerente de proyecto gestiona las aprobaciones de los recursos necesarios por parte de las personas autorizadas.

- Preparar planes de proyecto y hacer cambios si es necesario - El gerente de proyecto ayuda a preparar planes de proyecto y asegurar que el plan de proyecto se está siguiendo. Si se requiere algún cambio, se asegura de que los cambios se actualicen en el plan del proyecto y se comuniquen a todos.

- Desarrollo de planes de gestión de riesgos - El gerente de proyecto identifica los riesgos y desarrolla planes de gestión de riesgos.

- Resolver problemas para mantener el proyecto en movimiento - El gerente de proyecto asegura que cualquier conflicto interpersonal, problemas políticos, escasez de habilidades técnicas, escasez de presupuesto no debe perjudicar al proyecto. Toma medidas preventivas para evitar riesgos.

Gestor de proyectos como maestro de scrum

Como maestro de scrum, un gerente de proyecto exitoso logra una reunión diaria con los miembros del equipo. Esto ayuda al director del proyecto a identificar cualquier problema que los miembros del equipo hayan enfrentado o compartido la actualización entre todos los miembros del equipo. Como maestro scrum, el gerente de proyecto es responsable de compartir los informes de estado, comunicar cambios, riesgos, planes de proyecto e identificar cualquier rol que falte. Contrariamente al método de cascada, los roles se distribuyen entre todos los miembros del equipo. Las personas clave en un método ágil son los miembros del equipo, el maestro de scrum y el cliente.

Según Eriksson, en un método ágil, el método de'mando y control' no es aplicable. El rol de maestro de scrum es como un'líder servidor' que lidera a su equipo y cumple con su parte. El scrum master es más flexible y versátil que un gestor de proyectos.

Las funciones y responsabilidades de los gestores de proyectos se amplían de forma ágil. Como director de proyecto de un proyecto ágil, gestiona las finanzas del proyecto, el informe de estado del proyecto, la gestión del cambio, la gobernanza, la identificación de roles y la comunicación empresarial con las partes interesadas.

Como Scrum Master, un jefe de proyecto planifica un sprint. Una de las mayores responsabilidades del gerente de proyecto como maestro de scrum es dividir un proyecto grande en diferentes fases, cumplir con los objetivos del sprint y mantener el flujo fluido del proyecto.

Caso de estudio

El caso de estudio se trata de un proyecto en el que se ha seguido la metodología ágil. El objetivo del proyecto es la implementación de Sistemas de Gestión de Trabajo Móviles en Denver Water, Colorado, siguiendo el enfoque de gestión de proyectos ágiles. El trabajo de campo de Denver Water solía ser comunicado a sus técnicos de servicio al cliente por teléfono, papel o radio. El objetivo del proyecto era desarrollar la "mPlatform mobile work management application", que hace el trabajo más eficiente y fácil para los técnicos de campo. El presupuesto del proyecto era de aproximadamente 1 millón de dólares y el tiempo máximo asignado era de 6 meses. El Sr. Mike Aragón fue el "propietario del producto" de este proyecto. Fue entrenado en metodologías ágiles. Anteriormente participó en muchos otros proyectos de TI que siguieron el método de cascada. Según él, era un reto seguir el método de la cascada debido a la falta de implicación diaria con los clientes o usuarios. Siguió metodologías ágiles de la siguiente manera:

- Al principio, se formó un equipo piloto que consistía en técnicos de campo selectivos de diferentes campos de operación. El equipo piloto contaba con 5 técnicos de campo con amplia experiencia y los conocimientos informáticos necesarios.

- El equipo piloto trabajó como una muestra de los usuarios finales. Sus comentarios y sugerencias diarias fueron cuidadosamente considerados para modificar el producto según sus necesidades.

- Se desarrolló otro equipo central formado por los supervisores de los diferentes campos de operaciones. Como propietario del producto, el Sr. Aragón fue responsable de priorizar las mejores sugerencias, recibidas del equipo piloto y del equipo central, e implementa las mismas en el proyecto.

- La priorización se hizo sobre la base del análisis de costo-beneficio y el análisis del valor comercial. En la mayoría de los casos, las sugerencias del equipo piloto se pusieron en práctica, ya que eran los futuros usuarios finales de la aplicación.

- Como propietario del producto, el Sr. Aragón se preocupó de evitar la inseguridad de perder puestos de trabajo entre los técnicos de campo por no utilizar la aplicación correctamente.

- El plan de gestión de riesgos se elaboró con la ayuda del equipo piloto. Este equipo piloto participó en la identificación de los riesgos potenciales y en la generación de sugerencias para mitigarlos.

- También se aplicó la metodología ágil en la formación de los técnicos de campo. En lugar de la formación presencial de una semana de duración, los miembros del equipo piloto se desplegaron como instructores en el lugar de trabajo para los técnicos sobre el terreno.

- Después de siete meses de proceso de scrum, la aplicación se puso en marcha en dos días. El volumen de las llamadas de apoyo al usuario final fue muy reducido, ya que todos los técnicos de campo fueron cuidadosamente capacitados por los miembros del equipo piloto. La aplicación fue implementada con éxito en todos los técnicos de campo de la organización y el proyecto fue exitoso al seguir los métodos ágiles.

El proyecto fue beneficioso al seguir las metodologías ágiles. Fue capaz de cumplir el objetivo del proyecto dentro del plazo y el presupuesto. El despliegue del proyecto fue un gran éxito. Según el Sr. Aragón, producir los mismos resultados siguiendo el enfoque tradicional de las cascadas fue difícil. Por lo tanto, el éxito de este proyecto lo convierte en un punto de referencia para los siguientes proyectos de la organización Denver Water.

Hallazgos: cómo difiere el rol de un maestro de scrum de un PM

Según Frederico et al., el papel de un gerente de proyecto y un maestro de scrum difiere entre sí. En un entorno de proyecto ágil, las funciones de un gestor de proyectos y un maestro scrum son las siguientes:

- Un gerente de proyecto maneja el proyecto - alcance, costo, cronograma y la calidad general del proyecto. Un maestro de scrum administra cada scrum para alcanzar las metas del proyecto.

- Un director de proyecto puede gestionar varios proyectos a la vez. Un maestro de scrum usualmente se enfoca en un equipo de proyecto específico.

- Un director de proyecto gestiona el presupuesto y los riesgos del proyecto. Un maestro de scrum motiva a los miembros del equipo, facilita la planificación del sprint y las reuniones de scrum.

- Un gestor de proyectos se centra en los procesos y asigna tareas a los miembros del equipo. Un maestro scrum ayuda a mejorar la dinámica de equipo y actúa como líder servidor si así lo requiere el proyecto.

- Un gerente de proyecto es un comunicador entre el equipo directivo y los miembros del equipo. Un maestro scrum es el facilitador y entrena al dueño del producto.

- Un director de proyecto informa a la dirección sobre el progreso del proyecto y coordina con otros equipos. Un maestro de scrum motiva a los miembros del equipo y aumenta la vinculación del equipo.

Conclusión

El gerente de proyecto y el scrum master no son dos entidades separadas. El rol de un gerente de proyecto se expande como un maestro de scrum. El objetivo de un gerente de proyecto es completar un proyecto con éxito dentro de un presupuesto y un cronograma específicos. Con el advenimiento del método ágil, la participación de un gestor de proyectos aumenta. En la gestión ágil de proyectos, la distribución de los roles y responsabilidades es específica para cada individuo. Por lo tanto, el rol de un gerente de proyecto como un scrum master es ahora más específico, nítido y conciso. En un método ágil, el enfoque de un gerente de proyecto no se limita a todo el proyecto, sino que como maestro de scrum, es cada scrum el que necesita ser exitoso. Este nuevo punto de vista lo hace más metódico y cuantitativo para lograr el éxito.

Recomendaciones

En este mundo competitivo, el papel de un gerente de proyecto o un maestro de scrum es crítico para el éxito de un proyecto. Ya sea un gerente de proyecto o un maestro scrum, el objetivo de la ejecución exitosa de un proyecto sigue siendo el mismo. Para lograr el éxito, es necesaria la claridad de las funciones y responsabilidades. Además, un gerente de proyecto y un maestro de scrum pueden ser el mismo individuo o diferentes individuos. Ambos roles son importantes para un proyecto exitoso en métodos ágiles. Por lo tanto, las habilidades para convertirse en un gestor de proyectos en la gestión de proyectos ágiles deben ser aprendidas y aplicadas desde la fase inicial del desarrollo de la carrera. Las habilidades de segmentar un proyecto grande en partes pequeñas, involucrar y contribuir con el equipo como un maestro de scrum, comunicar y negociar con las partes interesadas y lograr el éxito necesitan ser aprendidas con el tiempo. Por lo tanto, ya sea un maestro scrum o un gerente de proyectos, un individuo necesita aprender las técnicas de gestión de proyectos continuamente para mejorar y obtener más éxitos.

Lecciones aprendidas

Según Granot et al., el éxito de un proyecto depende de una planificación cuidadosa, de la gestión de las actividades co-relacionadas y de la programación de las tareas. Una planificación cuidadosa incluye el desarrollo de estrategias, la gestión de recursos y el manejo de riesgos. En un proyecto ágil, las responsabilidades de un gerente de proyecto no sólo se limitan a la planificación y gestión cuidadosa de las actividades, sino también a involucrarse en la segmentación del proyecto y participar con el equipo para tener éxito en la implementación del proyecto por fases. La gestión ágil de proyectos ofrece la flexibilidad de elegir desde dónde empezar y dónde llegar al principio antes de seguir avanzando. Por lo tanto, es una de las prácticas de gestión de proyectos más populares en la actualidad. Con la perspectiva de futuro, el papel de un gestor de proyectos se verá reforzado para seguir la metodología de gestión ágil de proyectos.