Gestión de Riesgos

Por Octavio Hernández Rivera, PMP®

30 de julio, 2019

Visión de futuro, hechiceros y viajes interestelares

Todos en algún momento hemos tenido algún proyecto entre nuestras manos, desde cocinar algún platillo para la cena, planear el cumpleaños de un amigo, planear nuestra boda, dirigir algún proyecto de construcción, o de tecnología de información, cada uno es un proyecto, pero qué pasa si el platillo que cocinamos no es lo suficientemente delicioso como lo planeamos, tal vez tendremos que salir a cenar a algún restaurante, si existe algún inconveniente en algún cumpleaños, es posible que el festejo no sea del todo agradable, pero qué pasa si la boda que planeamos no resultó conforme a lo proyectado, si algo sale mal, es posible arruinar la vida de los novios por completo, este ya es un resultado más significativo que el de la cena, y el cumpleaños, y si hablamos de montos en cuanto a gastos, la cena tiene un monto, un cumpleaños tiene un monto mayor, y la boda aun mayor.

Todo proyecto sea pequeño o grande tiene riesgos, y gestionarlos nos ayuda a disminuir el nivel de incertidumbre que tenemos al momento de realizar la ejecución del proyecto, la gestión de riesgos es la manera de ver hacia el futuro, o por lo menos la manera de buscar anticiparnos al mismo, parecería una imagen de las películas de hechiceros, en las cuales el hombre sabio y conocedor de la hechicería, y de los antiguos secretos de la magia, tiene una bola de cristal, a la cual se acerca con el objetivo de ver lo que pasará en el futuro, lo anterior para evitar cualquier mal presagio.

Otra imagen puede ser aquella en la que los antiguos visitaban el oráculo, en el cual, una pitonisa les decía algunas palabras un tanto sin sentido, de acuerdo a su solicitud, y ellos conforme a sus deseos o pensamientos, basados en la información que tenían en ese momento, lo interpretaban como presagios positivos o funestos, pero dejémonos de hechicería y oráculos, volvamos por un momento a la realidad, la gestión de riesgos nos indica el Project Management Institute que consta de siete procesos, los cuales son:

Después de estar hablando de riesgos, tal vez algunos se preguntarán y qué es un riesgo, deberíamos de haber iniciado por ese punto:

“Un riesgo individual del proyecto es cualquier evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto.”

Imaginemos que somos parte de la tripulación del USS Enterprise, comandada por el capitán Kirk, de las conocidas series o películas de Star Trek, la Federación Unida de Planetas le asignó a nuestro capitán la misión de acudir al planeta Klingon para firmar un tratado para que dicho planeta se convierta en aliado, esta misión parece sencilla, pero para hacerlo el Enterprise tiene que atravesar un sin número de galaxias, y no todo el universo ve con buenos ojos esa alianza, existen grupos con diferentes intenciones, por lo que la tripulación podría enfrentar graves riesgos, pero afortunadamente para el éxito de la misión, en la academia de la flota estelar, uno de las cursos, en los que el capitán Kirk participó y concluyó con altos honores, fue la de Gestión de Riesgos de Proyectos, impartido por un gran catedrático, conocido como el Oráculo Interplanetario, y sus clases fueron muy bien aprovechadas por el capitán.

El primer paso que el capitán Kirk realizó fue definir cómo se realizará la gestión de riesgos para la misión asignada (proyecto), para lo cual realizó una serie de reuniones de planeación y análisis de datos e interesados, para esto convocó a un grupo de expertos a su mando, siendo los asignados, Spock (Oficial Científico), Leonard McCoy (Doctor), Scotty (Jefe de máquinas), Uhura (Jefa de comunicaciones), Chekov (Jefe de seguridad), con lo cual procedió a definir de que manera se identificarán los riesgos, cuáles serán los niveles de probabilidad e impacto que se utilicen, quien conformará el comité de gestión de riesgos, cada cuando se reunirá, como se deben redactar las descripciones de los riesgos, y se analizó toda la información disponible de la misión, como el objetivo de la misión, las fecha e hitos importantes de acuerdo a lo planeado para la misión, como se tienen planeadas las comunicaciones durante el viaje, así como antes y después del mismo, cual es el presupuesto que se tiene asignado, así como los recursos, cuáles son las medidas de seguridad que se tienen programadas para la misión, como resultado de múltiples reuniones se obtuvo el Plan de gestión de riesgos para la misión.

Como segundo paso el capitán Kirk, convocó a reuniones para identificar los riesgos de la misión, para lo cual se basa en el Plan de gestión de riesgos generado, en estas reuniones se analiza el cronograma de actividades en el cual se indica la ruta que tiene que seguir el USS Enterprise, por qué planetas pasará, tratando que la ruta sea por planetas que pertenezcan a la Federación, y en caso contrario que riesgos existen, que procesos son los críticos para el cumplimiento de la misión, como puede ser el proceso de comunicaciones, todas las necesidades de seguridad para evitar un enfrentamiento con una fuerza hostil, en caso de ser necesario, con cuánto armamento se cuenta para una confrontación, se analiza quiénes son los interesados en que esta alianza se firme y también quienes son los interesados que no desean que esta alianza se concrete, se realiza un análisis de fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades con respecto al Enterprise y toda su tripulación, después de realizar todo el análisis de la documentación se genera el Registro de riesgos donde se capturan todos los riesgos identificados para su posterior análisis, ya sea cuantitativo y/o cualitativo.

Como tercer paso, el capitán Kirk, y su comité de riesgos se reúnen para realizar un análisis cualitativo de riesgos, para lo cual se basa en el Plan de riesgos, el Registro de riesgos identificados, así como el Plan de la misión, el Plan de costos y cada uno de los Procesos que se tienen para el viaje que realizará el USS Enterprise, y utilizando el conocimiento experto que tienen Spock, Mccoy, Scotty, Uhura, Chekov determinar de cada uno de los riesgos la probabilidad e impacto, y lo van registrando en la matriz de probabilidad e impacto, evalúan la criticidad y urgencia de cada uno de los riesgos, como resultado de estas actividades se obtiene el Registro de riesgos actualizado.

Cuarto paso, el capitán Kirk, nuevamente convoca a su comité, esta vez para realizar el análisis cuantitativo, para lo cual toma como base el Plan de gestión de riesgos, de costos de la misión, así como el cronograma de actividades, los procesos y el registro de riesgos, haciendo uso del juicio de expertos de su comité, así como de otros comandantes de la flota estelar, que han enfrentado misiones similares, procede a analizar de manera numérica los riesgos, determinando cual será el efecto sobre los objetivos de la misión.

Quinto paso, el capitán Kirk, después de realizar la identificación de riesgos, el análisis tanto cualitativo y cuantitativo, nuevamente es necesario hacer reuniones tomando como base el plan de gestión de riesgos y el registro de riesgos, en este caso hace uso del juicio de expertos de su comité y otros comandantes de la flota estelar, de acuerdo a cada uno de los riesgos, se propone una respuesta, identificando todos los recursos necesarios para cada respuesta, es decir, en caso de un enfrentamiento, que tipo de armamento se tiene que llevar, en caso de tener que cambiar de ruta, cuánta energía requiere la nave, en caso de requerir ayuda cuáles son los enlaces en los planetas cercanos, todo de acuerdo a cada respuesta definida.

Sexto paso, el capitán Kirk y la tripulación del USS Enterprise procederán a implementar la respuesta a cada uno de los riesgos, para lo cual se hace uso del plan de gestión de riesgos, el registro de riesgos, el registro de lecciones aprendidas, los informes de riesgos, haciendo uso del juicio de sus expertos y de las habilidades de toda la flota de la nave, asignando tareas y responsabilidades.

Séptimo paso, una vez que el capitán Kirk esta listo para iniciar su misión, debe arrancar el monitoreo de riesgos, para lo cual el capitán Kirk realizará reuniones de estatus, donde se analiza cada riesgo, y se reevalúa su probabilidad e impacto, y el resultado que está dando la implementación de la respuesta al mismo, para determinar si algún riesgo ya no existe o tiene algún cambio, o existen nuevos riesgos, o en su caso qué nueva respuesta se debe aplicar conforme a lo establecido en el Plan de Gestión de Riesgos y el Registro de riesgos.

Con los siete pasos anteriores, la nave USS Enterprise, el capitán Kirk y su tripulación están listos para iniciar su misión, dando punto especial a la gestión de riesgos, para llevar a buen fin el cumplimiento del objetivo, que consiste en firmar la alianza con el planeta Klingon, y lograr tener un nuevo aliado para la Federación de Planetas Unidos.

“El espacio, la última frontera. Estos son los viajes de la nave estelar «Enterprise», en una misión que durará años, dedicada a la exploración de mundos desconocidos, al descubrimiento de nuevas vidas y nuevas civilizaciones, hasta alcanzar lugares donde nadie ha podido llegar”

La gestión de riesgos es uno de los temas mas importantes de la Administración de Proyectos, con una buena gestión de riesgos, es posible anticiparse a los problemas o disminuir sus efectos lo mas posible, una mala o nula gestión de riesgos puede llevar al completo fracaso de nuestros proyectos.

Fuente de información:

Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos. Pennsylvania, EE.UU.: PMI.