COVID-19 y la gestión de la transición al trabajo virtual

Por Mike Hine

07 de abril, 2020

El trabajo a distancia conlleva sus propios desafíos tanto en lo que respecta a la comunicación como a la tecnología. Pero con un enfoque flexible no hay razón para que su proyecto no se mantenga en el camino.

La pandemia del coronavirus (o COVID-19) lleva ya varios meses en marcha, pero para la mayoría de los equipos de proyecto, la última quincena ha sido un hito. Muchos están experimentando ahora los primeros efectos secundarios del coronavirus en el negocio como de costumbre. Los equipos están repentinamente dispersos geográficamente. Los miembros están circulando sobre si es aceptable vestirse sólo de la cintura para arriba. Y la frase "tiempos sin precedentes" nunca está lejos de nuestros labios.

Entonces, ¿cómo deberían los profesionales de proyectos lidiar con el ambiente incierto y ambiguo en el que se encuentran ahora?

Es hora de dar buenas noticias...

La buena noticia es que los directores de proyecto deben estar bien situados para hacer frente a las consecuencias. Al menos en teoría...

"Siempre hemos hecho uso de las herramientas de trabajo en colaboración en la comunidad y hemos estado predicando su importancia durante mucho tiempo", dice Sarah Coleman, directora de Business Evolution y autora de la investigación de la Association for Project Management Project Leadership: Habilidades, comportamientos, conocimientos y valores.

"Siempre hemos trabajado con equipos virtuales matriciales, equipos internacionales, equipos de geografía cruzada, por lo que no siempre vemos a las personas con las que trabajamos. Pero aquellos negocios que típicamente se congregan en un solo lugar, y que tienen menos enfoque en la entrega, están enfrentando un gran cambio".

El trabajo a distancia puede representar un nuevo e incierto desafío para estas organizaciones. "Con el trabajo a distancia, hay que tener el control pero no necesariamente manejar directamente lo que está pasando. Esto subraya fuertemente la necesidad de agilidad, flexibilidad y preparación para el cambio en las organizaciones", dice Coleman.

Ahora también podría ser un buen momento para desempolvar ese plan de continuidad del negocio. La introducción del trabajo móvil será un proceso rocoso si la gente se ve abocada a la situación en el último minuto sin ninguna previsión. No puede ser reactivo.

"Esperemos que mucho de esto se haya contemplado en los planes de continuidad de negocios, independientemente de si se trata de proyectos o de negocios como de costumbre", dice Coleman. "A menudo, los entornos volátiles e inciertos se han considerado en términos de toda la continuidad de negocio de la organización, así que desde ese punto de vista uno esperaría que la preparación para el cambio se haya introducido durante un período de tiempo".

Esto puede ser más cierto para varios tipos de organizaciones que para otras, advierte el director de reclutamiento: "Las grandes consultoras invierten mucho en infraestructura, asegurándose de que tienen prácticas sostenibles y modernas. Sin embargo, algunas de las consultoras independientes más pequeñas no tienen la infraestructura. Alrededor del 10 al 15 por ciento de nuestros clientes no estaban capacitados o no eran lo suficientemente proactivos para asegurar que la infraestructura, las políticas y los procedimientos estuvieran en su lugar antes de que este tipo de cosas ocurrieran".

Entonces, ¿cómo puedo minimizar la interrupción?

Más buenas noticias: los directores de proyectos no tienen que reinventar la rueda en estos "tiempos sin precedentes". La mayor parte del tiempo, sólo necesitan revisar lo básico y asegurarse de que lo hacen (realmente) bien. Por ejemplo, delegar y confiar en los miembros del equipo para que sigan adelante con el trabajo en cuestión, especialmente cuando desaparecen en oficinas remotas.

"Como gerentes tenemos mucha experiencia en estar a cargo, pero no necesariamente siempre en control. Creo que es clave poder confiar en que la gente haga lo que dice que va a hacer. De nuevo, se trata de establecer resultados y entregables y dejar que el equipo se ocupe de ello, en lugar de microgestionar".

Si eres un profesional de proyectos que lucha con la transición al trabajo virtual, no estás solo. Ahora puede ser el momento de reunir una documentación de mejores prácticas para que usted y su equipo la sigan con algunos consejos clave sobre cómo mantenerse centrado y mantener la frontera entre el trabajo y su vida familiar casi intacta.

Desde el punto de vista de Coleman, una de las cosas clave es "ser capaz de dar y recibir apoyo a distancia". Cuando estás cara a cara es fácil construir relaciones; es más difícil cuando estás a distancia y te sientes un poco aislado. Es importante asegurarse de que las personas se mantengan en contacto y que constantemente se retroalimenten de lo que está pasando, en lugar de quedarse sentados y lidiar con ello solos".

Los grupos de WhatsApp tampoco deben ser pasados por alto como un foro más informal para mantenerse en contacto y mantener ese contacto humano. Sin embargo, es importante darse cuenta de que todas las herramientas "son sólo facilitadoras", aconseja Coleman.

"Al final del día es importante que el individuo muestre resistencia y aprenda a auto-motivarse cuando no tiene un equipo a su alrededor. Necesita darse cuenta de que no está solo; todavía puede confiar en los demás y tener esas conversaciones a distancia".

Por último, está la gama de distracciones que pueden afectar al trabajador del hogar. Es importante ser capaz de apagar la tecnología y concentrarse. Los trabajadores remotos con otros miembros de la familia en la casa también tendrán que manejar dinámicas familiares potencialmente difíciles. Se trata de establecer límites para que los miembros de la familia no vengan cada cinco minutos a realizar trabajos extraños.

Construir en una estructura también es absolutamente vital, aconseja Coleman. Eso puede significar planificar el día de la misma manera que lo harías en la oficina, sugiere. Para otros, se trata de darse cuenta de lo que puedes hacer para mantener tu cerebro activo y ocupado cuando no tienes el zumbido de tus colegas a tu alrededor. Preparar el almuerzo o llevar al perro a dar un paseo rápido puede ser todo lo que se necesita para obtener los jugos creativos.