El recorrido del proyecto antes de la ejecución


Por Juan José Miranda [acerca del autor]

Son muchos los catálogos y listas que permanentemente se publican que tratan de dilucidar las múltiples causas responsables de fracasos en los proyectos, sin embargo, la gran mayoría se enfocan a la culpabilización de los “gerentes de proyectos”, vale decir, a fallas durante la ejecución: la indefinición del alcance; cronologías demasiado optimistas; riesgos ignorados; fallas en las comunicaciones con los agentes de interés; poco rigor en el proceso de monitoreo y control y muchas otras asimiladas a las áreas de conocimiento y también a los procesos. No obstante, en ocasiones se presentan y con más frecuencia de lo deseado, otras causas ajenas a la ejecución que determinan el colapso de muchos proyectos.

Quizá resulte útil, tanto para expertos como neófitos, emprender un corto recorrido por el camino que conduce a la ejecución con el fin de advertir y dimensionar cabalmente los múltiples obstáculos y riesgos que se derivan de abordar con poco rigor y relajamiento diferentes tareas rutinarias y que son causa permanente de fracasos en múltiples proyectos de inversión o desarrollo, hacemos referencia en esta ocasión a:la estructuración de los términos de referencia; la aceptación y estudio de propuestas; la evaluación, adjudicación y realización de la propuesta aceptada; y la entrega del proyecto a satisfacción.

 La primera etapa corresponde a la necesidad de ejecutar un proyecto

La ejecución se insinúa cuando el “cliente” ya sea una persona o una organización, basados en estudios de preinversión, toma la decisión de ejecutar un proyecto y están dispuestos a proporcionar los fondos y solicita la intervención de expertos para alcanzar el objetivo. Esto puede motivar la solicitud de propuestas a quienes están en condiciones de ejecutarlo. En ocasiones esta necesidad se identifica con relativa facilidad, como el caso del ama de casa que desea remodelar su vivienda. En otras ocasiones se requiere de un análisis elaborado y dispendioso para que el cliente identifique plenamente su situación, recopile información sobre el problema, clarifique la forma más adecuada de resolverlo, tome la decisión de ejecutarlo y defina ciertos requisitos que deben cumplir las personas o empresas contratistas para solucionarlo. Es el caso de la empresa estatal que se ha vista abocada a una serie cada vez más frecuente de quejas y reclamos sobre la liquidación de un impuesto y precisa mejorar los procedimientos internos, los envíos de cuentas y la atención al público, por ejemplo. Esta situación se puede analizar mediante un riguroso diagnóstico que permita elaborar unos “términos de referencia” lo suficientemente explícitos para que los proveedores de servicios puedan atender la invitación y elaborar con seguridad su correspondiente propuesta. Es claro que la magnitud del problema y la complejidad de la solución ameritan en este caso un estudio riguroso y ponderado al cual es preciso dedicarle tiempo y recursos humanos calificados.

Por lo general las necesidades y los requisitos son expresados por el cliente en términos informales y verbalmente cuando se trata de proyectos pequeños. Es posible que el ama de casa le indique al maestro de obra los cambios que espera obtener de la remodelación para que este los interprete y le presente su propuesta, indicando costo del trabajo y el tiempo aproximado para su entrega. Sin embargo, para la mayoría de los proyectos de alguna complejidad, que mueven nuestro interés, las necesidades se manifiestan con formalidades que no solamente le aportan transparencia a la contratación sino que permiten precisar los alcances del mismo capitalizando beneficios y evitando conflictos entre las partes. De hecho, la elaboración de los términos de referencia es una tarea cardinalque le permite al “cliente” expresar específica e inequívocamente sus necesidades, y al potencial contratista o proveedor percibir con claridad la dimensión real del trabajo, los costos que implica, los plazos necesarios y los requisitos que le permitan ofrecer una propuesta adecuada. La entrega de los términos de referencia a un grupo calificado de posibles contratistas tiene la ventaja para el cliente que puede comparar diferentes opciones y establecer rangos de ofertas en términos de alcance, calidad, tiempo y costo. Las empresas privadas definen autónomamente los procedimientos que les permitan solicitar a un grupo selecto de contratistas o a través de una invitación abierta y en casos especiales licitaciones, hacia proveedores, consultores o contratistas nacionales e internacionales. La contratación por parte de las entidades estatales tiene en todos los países el ritual y vigilancia especial ya sea para invitaciones cerradas o para licitaciones públicas.

Cabe destacar en este momento la importancia de los “términos de referencia” para convocar la presencia de expertos con sus respectivas propuestas. Muchos casos de fallidos proyectos tienen su origen en una inadecuada definición de la contratación de obras o trabajos, o en equívocos en torno a las especificaciones de equipos, materiales, instalaciones, muebles o servicios, etc., que se requieren de los proveedores, o las condiciones en que se solicitan las consultorías. Es preciso recalcar aquí que no siempre la propuesta más barata es la más adecuada, otros criterios se deberán tener en cuenta para la selección, tales como: antecedentes en proyectos similares, equipo humano disponible, metodología propuesta, etc. El propósito de preparar los términos de referencia, reiteramos, es exponer en forma detallada y precisa, lo que requiere el cliente. En ocasiones es de tal magnitud, complejidad e importancia el proyecto que se precisa la contratación de una firma o equipo muy calificado de consultores nacionales o internacionales para la preparación de los términos de referencia.

Unos términos de referencia bien elaborados permiten a los eventuales contratistas comprender lo que espera el cliente, de manera que puedan ofrecer una propuesta adecuada que satisfaga plenamente sus requerimientos. Anotamos aquí algunos puntos indispensables en la elaboración de términos de referencia:

 Descripción detallada del trabajo que se debe desarrollar.
 Productos o servicios que se deben suministrar(entregables).
 Información que proporciona el cliente al contratista o proveedor.
 Requisitos exigidos a los proveedores de bienes o servicios.
 Presupuesto disponible para la ejecución del proyecto (en ocasiones no se dispone de este dato y por lo tanto no se incluye como parte de los términos de referencia, se espera en estos casos que las propuestas señalen los costos aproximados del proyecto).
 Tipo de contrato que comprometerá a las partes.
 Programación y fechas de entrega.
 Condiciones de pago
 Contenido de la propuesta (enfoque o metodología, entregas, programa, acreditación de experiencia, refrendacióny compromiso de personal, presupuesto, etc.).
 Criterios para evaluación de la propuesta

 La segunda etapa es la aceptación y estudio de propuestas

La convocatoria arroja como resultado propuestas originadas en quienes creen tener la capacidad para atenderla (personas naturales, contratistas, proveedores, firmas consultoras nacionales e internacionales) dependiendo del tipo, complejidad, magnitud e importancia del proyecto. Las personas o firmas que responden al llamado del cliente o propietario elaborando sus propuestas en armonía y según las exigencias de los términos de referencia, concursan con base a calidad, tiempo, costos y se someten al escrutinio de un jurado calificador que basado en los criterios de evaluación (incluidos en los términos de referencia) determina la firma o la persona con quien contratarán la obra, los equipos o los servicios. Aquí se suelen presentar gran variedad de circunstancias, en ocasiones diferentes propuestas pueden ser muy disímiles entre sí con relación a calidad, precio o tiempo, lo que denuncia una inadecuada percepción y comprensión, y por ende la sospecha de fallas en la elaboración de los términos de referencia. Lo cual, sin duda, conducirá a una revisión de los mismos y la repetición del proceso, con todo lo que implica en tiempo, oportunidad y costos. Por otro lado, cuando las propuestas son muy similares y por consiguiente competitivas, el jurado deberá aplicar con todo el rigor y ponderación los criterios de evaluación definidos previamente que garanticen la mejor selección y la transparencia del proceso. Son muchos los casos especialmente en el sector público que por diferentes circunstancias, como la carencia de probidad por parte de los jurados o porque estos asumen su tarea con cierta ligereza o relajamiento y falta de objetividad y profesionalismo, determinan demandas ante los tribunales por parte de los no favorecidos generando retrasos y costos que deberá asumir el cliente . La idea que queremos dejar a nuestros amables lectores es la importancia que reviste el proceso de selección de contratistas, consultores y proveedores de bienes y servicios, y la elaboración calificada de los correspondientes contratos derivado del rigor en el diseño de los términos de referencia. Unos términos de referencia mal elaborados conducen inexorablemente a debilidades y falencias en la contratación.

 La tercera etapa es la evaluación, adjudicación y realización de la propuesta aceptada

Esta fase se inicia después que el cliente a través de su jurado o comité calificador determina el ganador y adjudica el contrato, y se llega a un acuerdo con el contratista a través de un documento lo suficientemente claro, detallado, explícito e inequívoco para la realización del proyecto o parte del mismo. Esta fase que se conoce como la ejecución del proyecto, debe entregar como resultado el logro del objetivo propuesto, dejando satisfecho al cliente en el sentido que se entrega lo contratado, en el tiempo previsto y dentro del presupuesto, y obviamente en las condiciones de calidad acordadas.

La dirección o gerencia del proyecto debe establecer y definir un plan y después ponerlo en práctica para lograr el objetivo. Es preciso dedicarle todo el tiempo necesario a la definición y estructuración del plan. Una vez que se inicia la ejecución del proyecto, el proceso administrativo incluye la supervisión del progreso para asegurar que todo vaya de acuerdo con el plan. La clave para el control efectivo del proyecto es montar una vigilancia estricta, periódica y permanente sobre el avance real para compararlo con el programado y realizar las acciones correctivas pertinentes.

 La etapa final es la entrega del proyecto a satisfacción

Al terminar la ejecución del proyecto se necesita realizar determinadas y específicas actividades que conducen a la liquidación del contrato. En efecto, se debe verificar que todas las obras, servicios o estudios se han entregado al cliente a satisfacción y se han firmado las respectivas actas de recepción. También es absolutamente necesario verificar que se han hecho todos los pagos y se han liquidado todas las facturas. Cuando el contrato de ejecución compromete el montaje y operación de equipos se debe verificar la entrega de herramientas, manuales, registros, mapas, dibujos, recomendaciones, etc., y toda documentación disponible. También es preciso verificar el estado de funcionamiento del equipo y los niveles de rendimiento estipulados en el contrato. En ocasiones el contrato también estipula actividades de empalme y capacitación que deberán ser coordinadas por las partes. Es importante observar que la ejecución exitosa de un proyecto no es un fin en sí misma, es el medio más idóneo para lograr el objetivo social del proyecto que se traduce en su adecuada operación mediante la prestación de un servicio o la producción de un bien a través del tiempo, lo que significa por parte de operador garantizar su sostenibilidad.

La fase de entrega o cierre es una buena oportunidad para que el contratista y el cliente hagan una revisión retrospectiva de los diferentes momentos de la ejecución y puedan capitalizar sus enseñanzas y mejorar sus prácticas en futuros emprendimientos.

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