Gestión de comunicaciones en los proyectos:
Desarrollando competencias interculturales


Por Ing. Carlos Ayala [acerca del autor]


I. Necesidad de desarrollar competencias interculturales en el director de proyecto

En un mundo en el que las fronteras nacionales se están erosionando y donde se experimenta la diversidad cultural dentro de las naciones tanto como entre ellos, la capacidad de gestionar y trabajar en equipos multiculturales se está volviendo cada vez más importante. Tratar de desarrollar la competencia intercultural para la gestión de proyectos, no es sólo un enfoque que desarrolle conocimientos de los conceptos relevantes, sino también el proporcionar habilidades prácticas que permitan administrar y trabajar en equipos multiculturales.

Actualmente, los Directores de Proyecto trabajan en un entorno global y muchos proyectos se desarrollan en un entorno de diversidad cultural. Las diferencias culturales pueden ser tanto de naturaleza individual como corporativa, y pueden involucrar interesados internos y externos. Mediante la comprensión y el aprovechamiento de las diferencias culturales, es más probable que el equipo de dirección de proyecto logre crear un ambiente de confianza mutua y una atmósfera de tipo ganar-ganar.

Es importante reafirmar que las organizaciones son estructuras sistemáticas de entidades (personas y/o departamentos) destinadas a lograr un objetivo, el cual se traduce en el emprendimiento de proyectos. Las culturas y estilos son fenómenos de tipo grupal, conocidos como normas culturales, que se desarrollan con el tiempo. Las normas incluyen enfoques establecidos para iniciar y planificar proyectos, los medios considerados aceptables para realizar el trabajo y las autoridades reconocidas que toman o influyen en las decisiones.

Interculturalidad

Desde una perspectiva filosófica Raúl Fornet Betancourt, señala que la interculturalidad supone diversidad y diferencia, diálogo y contraste, que suponen a su vez procesos de apertura, de indefinición e incluso de contradicción (Betancourt, 2002).

En la palabra “interculturalidad”, el prefijo “inter” indica una relación entre sujetos y fuerzas, unas consideraciones de las relaciones y acciones entre varios grupos, personas o identidades, Inter sugiere necesariamente también diferencias y posibles conflictos. Hablar de interculturalidad es asumir que grupos, personas e identidades interactúan, es decir se influencian mutuamente aunque de manera desigual en el caso de relaciones asimétricas por motivos económicos, políticos, sociales, de clase, de género, de edad, etc. El prefijo inter remite tanto a la manera de ver al otro, como a la manera de verme a mí mismo, tomando en cuenta la visión que el otro tiene de mí. En función de lo anterior hay que distinguir entre interculturalidad y multiculturalidad, porque la primera no se limita a reconocer las diferencias, a compararlas, a coleccionarlas, sino que las devela, les da valor, las pone en juego y las ubica en perspectiva (Presiwerk, 2013).

Competencia intercultural

El concepto de Competencia Intercultural tiene, relativamente, poco tiempo de explorado. Sin embargo, en 1995 un grupo de investigadores de World Learning caracterizaron a este concepto, según lo siguiente: la capacidad para desarrollar y mantener relaciones, capacidad de comunicarse de manera efectiva y apropiadamente con una mínima pérdida o distorsión, y la capacidad de lograr el cumplimiento y obtener la cooperación con los demás (Fantini, 2000).

Por otro lado, Competencia Intercultural es entendido como la capacidad de la persona respecto al grado de preparación, de saber hacer; los conocimientos y pericia para desarrollar las tareas y funciones de tal manera que, aludir a la competencia intercultural de una persona implicaría que estamos calificándola como hábil, eficiente o apta para desarrollar sus tareas y funciones en contextos profesionales multiculturales. Pero esta capacidad, esta competencia comporta toda una serie de requisitos, actitudes, destrezas, conocimientos que son los que permiten, a dicha persona, dar una respuesta adecuada a los requerimientos de tipo profesional, interpersonal y afectivo que emergen de los citados contextos multiculturales.

Asimismo, queremos precisar que según estudios basados en el Informe del Instituto de la Universidad de Phoenix , entre las diez habilidades que marcarán el mercado laboral en el año 2020, se posiciona la capacidad de desempeño en diferentes culturas. Lo cual nos señala la importancia que el Gerente de Proyecto deba adquirir esta competencia de manera prioritaria, considerando las tendencias de proyectos multiculturales.

Retos interculturales en proyectos

Ante un mundo dinámico, los proyectos están afectados por diversas tendencias tecnológicas, ideológicas, sociales y culturales, los cuales significan retos y desafíos para los cuales es pertinente desarrollar competencias interculturales que respondan a los problemas de perfomance de los proyectos. En el Perú, diversos proyectos mineros han tenido dificultades debido a desencuentros interculturales, uno de ellos se presentó en el proyecto minero de Conga en Cajamarca-Perú. Al respecto, la teóloga boliviana Sofía Chipana Quispe , refiere que en este caso fue imposible establecerse un diálogo porque hubo un choque cultural entre dos cosmovisiones, una cosmocéntrica y otra antropocéntrica, y ambas cosmovisiones no pueden dialogar porque tienen dos perspectivas completamente diversas, pues por un lado las empresas mineras no están dispuestas a intentar otros tipos de extracción, mientras que las comunidades tiene las experiencias previas de otras operaciones extractivas que han contaminado suelos y agua.

La dimensión intercultural, toma una posición importante para el Director de Proyecto quien tendrá en su equipo de trabajo, seguramente miembros de diferentes países o culturas.
No hay duda, que un equipo de proyecto debe tener plena conciencia que su ambiente de trabajo es multicultural y que debe estar preparado a identificar los temas vinculados con lo multicultural, con el fin de desarrollar la cohesión de su equipo de proyecto.

II. Mejores prácticas para realizar una gestión efectiva de la comunicación del proyecto

Impacto cultural en la gestión de las comunicaciones del proyecto
Teniendo en cuenta la importancia del impacto del componente intercultural en el proceso de comunicaciones se realizará el análisis de los temas vinculados.

Planificar la Gestión de Comunicaciones, es útil en el sentido de evitar demoras en la entrega del mensaje, comunicación de información a la audiencia equivocada, comunicación insuficiente con los interesados e interpretación equivocada del mensaje emitido (Project Management Institute (PMI), 2013, p.290).

En el proceso de Planificar la Gestión de Comunicaciones, en el cual se efectúa la planificación del nivel de información y los medios de comunicación para cada interesado o grupo de interesados, es necesario tener en cuenta aspectos interculturales.

Asimismo, si se desea una comunicación eficaz, esta debe ser capaz de cerrar aquellas brechas que distancian a los diversos interesados internos y externos que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, que influyen en la realización del proyecto.

La Gestión de Comunicaciones según el enfoque del PMBOK® Guide, toma en consideración el enfoque intercultural como factor que permite fortalecer el proceso de “Planificar la Gestión de las Comunicaciones”, considerando las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

El PMBOK® Guide ha previsto sobre la necesidad que el Gerente de Proyecto considere el impacto de las influencias culturales en proyectos que involucran a diversas organizaciones alrededor del mundo. Asimismo, el PMBOK® Guide resalta el tema cultural como factor crítico de éxito en la gestión de proyectos y cómo el desarrollo de esta competencia intercultural, lo cual resulta clave para el gerente de proyecto en la elaboración de un plan global de proyecto (PMI, 2013, p.515).

Según Brünnemann en The Strategic Importance of Intercultural Competency for Project Managers in the 21st Century precisa que el Director de Proyecto, además de decidir cuál será el idioma a utilizarse para el proyecto, debería tener en cuenta el nivel en que los miembros del equipo e interesados hablan el idioma. Además, necesitará tener conocimiento de las actitudes del equipo de proyecto respecto a compartir información, así como de los métodos preferidos de comunicación (por ejemplo: cara a cara o informes escritos), con la finalidad de tener una comunicación eficaz (Brünnemann, 2013, p.4).

El Director de Proyecto debe propiciar la comunicación eficaz y eficiente

Para comunicarse eficaz y eficazmente, el Director de Proyecto debe tener en cuenta los estilos de comunicación de los interesados, así como sus normas culturales, entre otros. Estar atento a estos factores conduce a un entendimiento mutuo, es decir a una comunicación eficaz.

La definición de los estilos de comunicación, permitirá a los Directores de Proyecto planificar las comunicaciones con una sensibilidad adecuada a las relaciones y diferencias culturales.

Planificación de Comunicaciones correcta

Planificar las comunicaciones del proyecto es importante en todo proyecto. Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede ocasionar demoras en las entregas de mensajes o comunicaciones insuficientes y mala interpretación de los mensajes transmitidos (PMBOK, 2013).

Asimismo, las actividades de comunicación, se realizan desde el inicio de la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto, por ello es importante reconocer su importancia.

En ese sentido, al considerar las necesidades de información y los métodos de distribución, es validar las dimensiones de la diversidad cultural, que consiste en conocer y reconocer a los miembros del equipo así como a los stakeholders del proyecto.

Las organizaciones pueden facilitar el alineamiento entre las actividades de dirección de portafolios, dirección de empresas y dirección de proyectos fortaleciendo los elementos facilitadores de la organización, las cuales consisten en las practicas estructurales, culturales, tecnológicas y de recursos humanos.

Lo cual permite alcanzar transiciones satisfactorias entre los ámbitos de portafolio, programa y proyecto, así como una gestión de inversiones y una materialización del valor del negocio eficaces.

III. Importancia del desarrollo de competencia intercultural en el gerente de proyecto

Sacar provecho de las diferencias culturales

El equipo de la dirección de proyecto debe sacar provecho de las diferencias culturales, centrarse en desarrollar y apoyar al equipo del proyecto. En ese sentido, el desarrollo de competencias interculturales en el Project Manager es fundamental a fin que evalúe las dimensiones culturales en la gestión del equipo de proyecto.

Crear una cultura de espíritu dinámico, colaborativo y cohesivo

Es viable o no llegar a esta situación, es un tema a desarrollar, al respecto somos del pensar que es realizable teniendo en cuenta que el Director de Proyecto debe completar ciertas pautas que tienen que ver en fomentar la integración y sinergia de las capacidades de los miembros del equipo.

El PMBOK® Guide releva la importancia del desarrollo de equipo de proyectos, pues pretende que el equipo desarrolle sus habilidades técnicas, competencias, el entorno del equipo y el rendimiento del proyecto.

Posicionar los conocimientos culturales

Considerando que los Directores de Proyecto trabajan en un entorno global y muchos proyectos existen en un entorno de diversidad cultural, mediante la comprensión y el aprovechamiento de las diferencias culturales, es más probable que el equipo de gestión de proyecto logre crear un ambiente de confianza mutua y una atmósfera de ganar-ganar.

La comprensión y el aprovechamiento de las diferencias culturales, no es factible sólo a través de la lectura de textos, sino por medio del diálogo cultural. Sin embargo, Betancourt , refiere que una de las grandes dificultades del diálogo intercultural, se refiere a la exigencia de compartir una comunicación abierta, que se refiere a una comunicación contextual que no sólo a compartir imágenes, sino a que las personas puedan abrirse a otros contextos y compartir la vida.

En este sentido, refiere Betancourt, que la consulta o lectura de los textos puede ayudar, pero nunca supera a la experiencia contextual. Asimismo, como seres contextuales existen dificultades para establecer una comunicación intercultural, en ese sentido el reto es establecer prácticas contextuales, que permitan describir las biografía culturales (Betancourt, 2002).

IV. Conclusiones

En este sentido el rol integrador del Director de proyecto es vital para lograr una integración efectiva, y requiere ser soportada por un plan de gestión de comunicaciones efectivo.

Obligaciones del Director de Proyecto:

• Debe comprender y entender los diferentes estilos y cultura que influyen en el proyecto.
• Debe conocer quién es el que toma las decisiones en la organización o en todo caso quiénes son los que influyen en la misma, para trabajar con ellos y aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.

Es importante, reconocer que en los proyectos, la participación en los equipos y stakeholders de diversas culturas será dinámico en el entorno del trabajo diario, por lo que el Project Manager, en el momento de gestionar el proyecto, en especial al desarrollar el Proceso de Planificar las Comunicaciones debe tomar en cuenta los valores, costumbres e intereses de los participantes.

El entorno actual en proyectos tiende cada vez más en la coexistencia de equipos conformados por miembros de diversas culturas, lo cual implica un esfuerzo de reconocer la importancia de los valores, costumbres e intereses de los participantes en un proyecto.

Finalmente, enfatizar la necesidad de reflexionar sobre el enfoque tradicional de gestión de proyectos, que tiende a considerar a las diferencias interculturales de los participantes como un factor negativo hacia el logro de los objetivos del proyecto, en tal sentido, la propuesta de este papel es mostrar que estas diferencias pueden ser convertidas como factores impulsores para el éxito del proyecto.

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