Evite el fracaso de su proyecto planificando y administrando mejor


Por Pablo Lledó [acerca del autor]


En este artículo el lector encontrará algunas recomendaciones a tener en cuenta en la planificación para administrar bien los proyectos ya sean públicos o privados.

Póngase la mano en el corazón y respóndase a si mismo cuántas veces ha fracasado en sus proyectos por no haberlos planificado bien desde el inicio.

Podrá haber mil razones, pero mejor mire atrás y no repita los mismos errores. Armar proyectos con herramientas tradicionales de gestión es un pecado mortal en pleno siglo XXI, más ahora que existen nuevas técnicas para su administración eficiente.

Un principio importante es la planificación para que los proyectos culminen en el plazo, con los costos y la calidad originalmente establecidos. De ello dependerá que el proyecto genere rentabilidad para la empresa y sea exitoso.

Recuerde que un pilar de la correcta administración de proyectos es el adecuado manejo del personal. Muchos fracasan porque al inicio no precisan cuántos profesionales necesitarán y qué habilidades deben tener. Sin el personal idóneo todo puede retrasarse. O por el apuro puede elegirse gente incapaz. Por ello, debe tener cuidado al elegir al equipo, comenzando por el administrador del proyecto, quien deberá tener una clara visión del negocio.

Si el líder falla, por ser muy autoritario o por no saber delegar tareas ni compartir poderes, se cae el proyecto.

También es básico planificar todos los recursos económicos para implementar el proyecto, así como su financiamiento.

Paralelamente, hay que adoptar medidas de contingencias frente a posibles riesgos. Una vez identificados estos, se seleccionan los más importantes, se buscan soluciones y se dejan por escrito planes de acción para que puedan aplicarse en el momento oportuno. Seria errado esperar que llegue el "gran jefe" para empezar a actuar frente a un problema.

Otro lineamiento básico es el control permanente del proyecto. El seguimiento permite descubrir a tiempo fallas y así mejorar toda la planificación para agregar recursos o ajustar tiempos o cancelarlo. También es necesario manejar bien los canales de abastecimiento para que los proveedores no fallen. Y es que el éxito de un proyecto depende de un buen trabajo en equipo. No lo olvide.

Recomendaciones

Para que un proyecto sea exitoso, es necesario que el equipo sepa claramente la visión, misión, metas y objetivos de la empresa.

El líder del proyecto debe conocer herramientas de gestión de recursos humanos y finanzas, entre otras.

Un verdadero líder es participativo, sabe integrar equipos, tiene capacidad para aprender rápido los procesos, encuentra soluciones, da más de una alternativa sin poner peros. Hace que las cosas sucedan.

No es conveniente formular innumerables proyectos que jamás llegarán a ser realidad. Esto genera sobre-costos para las empresas y frustraciones para el personal.

Si los proyectos surgen del personal subalterno, hay que saber escuchar, y si tienen potencial, conviene brindar el apoyo técnico necesario para perfeccionarlo.

Los sectores privado y público deberían propiciar la capacitación de su personal en materia de administración y evaluación de proyectos.

Los errores latinos

La mayoría de las empresas latinoamericanas sigue trabajando con proyectos unipersonales. Se sigue pensando erradamente que con una sola persona se puede llegar a buen puerto, cuando los proyectos requieren ser multiDersonales e integrar equipos de trabajo.

Se trabaja con deficientes herramientas de comunicación para el intercambio de ideas entre los integrantes del equipo. Además, hay mucha informalidad y a veces se "arman" proyectos de palabra sin documentos que los respalden.

No cumplir con los plazos en la presentación y entrega de los proyectos, representa sobre-costos para las empresas.
A última hora se advierte que el proyecto está fuera de plazo o de presupuesto. aunque esto se haya detectado con bastante anterioridad.

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