La planificación del ciclo de vida en PRINCE2

Por Nader Khorrami Rad, PMP® [ acerca del autor ]

PRINCE2®, junto con PMBOK® Guide, son dos de los estándares más importantes en la gestión de proyectos hoy día. Ambos cuentan con gran cantidad de directrices, recomendaciones y procedimientos para la planificación de los proyectos. El objetivo principal de la gestión de proyectos es alcanzar las metas del proyecto con el uso óptimo de los recursos, esto no es posible sin los controles adecuados, y dichos controles no son posibles a menos que planifiquemos el proyecto.

El tema de planificación es un poco diferente en ambos estándares, pero no incompatible. En este artículo explicaré el ciclo de vida de la planificación en PRINCE2.

¿Qué dice PRINCE2 sobre Planificación?

Hay tres áreas principales del manual de PRINCE2 que definen el ciclo de vida de la planificación:

• El principio básico llamado "gestión por etapas".
• El tema llamado "planes".
• Los procesos; "iniciación de un proyecto", "administrar el límite de una etapa", y "la puesta en marcha de un proyecto".
  

Estas tres áreas definen en su mayoría las explicaciones de este artículo.

Ahora, hagamos una rápida revisión de las tres.

Administrar por Etapas

Generalmente no es realista ni práctico preparar un plan detallado de toda la vida de un proyecto, ya que las actividades en el futuro lejano no son predecibles y suficientemente determinadas en el inicio. PRINCE2 nos recomienda preparar un plan de alto nivel en un principio que cubra el 100% del alcance del proyecto, dividir el proyecto en fases secuenciales de gestión que resulten apropiadas para nosotros, y luego preparar un plan detallado de cada etapa antes de su inicio. Esto es lo que se llama "gestión por etapas".

Usted es libre de limitar sus etapas al mínimo y, consecutivamente elaborar un plan detallado para todo el proyecto desde el principio. En este caso, todo el proyecto será ejecutado en la etapa 1. La etapa inicial o etapa 0, es donde usted está planeando el proyecto. Eso hace que el número mínimo de etapas sean dos en lugar de una.

La imagen de arriba es una visión simplificada y esquemática de los planes.

Tema Planes

El tema Planes explica los tipos y características de los planes de un proyecto en PRINCE2. Hay un "Plan de Proyecto", que es el plan de alto nivel que preparamos al inicio del proyecto, una serie de "Planes de Fase", que son los planes detallados que preparamos para cada etapa de gestión antes de su inicio, y por último los "Planes de Equipo ", que son planes opcionales preparados por el equipo del proyecto para gestionar cada uno de sus aportes concretos, que se derivan del plan de etapas. Como resultado de ello, los planes del equipo son más detallados que los planes de la etapa.

Los planes se revisarán todo el camino, en cuanto surja una excepción. Prepararemos un "plan de excepción" para implementar los cambios necesarios.

La imagen de arriba muestra los niveles de planeación. Existe un nivel más alto de planes corporativos y de programa que rige todo el proyecto, y que se encuentra fuera del proyecto.

Este plan da forma al plan del proyecto, el plan del proyecto da forma a los planes de la etapa, entonces la etapa de los planes da forma a los planes del equipo, y finalmente los planes del equipo se utilizan para ejecutar el trabajo del proyecto.

Procesos de Planificación

La planificación se lleva a cabo principalmente en los procesos: "inicio de un proyecto" y "gestión de límite de etapa" . Hay una serie de actividades en cada proceso y las actividades de planificación son las siguientes:

• El "plan de la etapa de iniciación". Actividad dentro del proceso "puesta en marcha de un proyecto".
• "Crear el plan del proyecto": Actividad dentro del proceso "iniciación de un proyecto".
• El "plan de la siguiente etapa". Actividad dentro del proceso "gestión del límite de etapa".
  

El ciclo de vida de planificación

La siguiente figura muestra el ciclo de vida de la planificación de un proyecto con cuatro etapas de gestión:

Esto puede parecer un poco complicado a primera vista, pero el concepto es simple, racional y práctico.

La figura se divide en cinco columnas, la columna de anteproyecto y cuatro etapas de gestión. También se divide en cuatro filas, para los tres tipos de planes (plan del proyecto, plan de etapas, plan de equipo), y otra para la ejecución.

El plan del proyecto se preparó en la etapa de iniciación, y la ejecución y planificación detallada se realizan en las etapas de gestión restantes, por lo que vamos a pasar mucho tiempo en la preparación del plan de proyecto. ¿Está bien hacer todo ese trabajo sin ningún plan previo? Por supuesto que no. Es por eso que tenemos una columna de "anteproyecto" con una actividad de "planificación de la etapa de iniciación". Aquí vamos a preparar un plan simple, pero útil para la próxima etapa, un plan para la planificación. Este plan, al igual que cualquier otro plan, será objeto de revisión en el mismo período del tema (etapa de iniciación).

Nunca debemos comenzar una etapa, a menos que su plan de etapa esté preparado y aprobado por adelantado.

Cuando el plan de la etapa inicial esté listo, podemos empezar la etapa. El objetivo principal de esta etapa es la preparación del plan del proyecto, el cual es un plan de alto nivel. Este plan se revisará más adelante, basado en las solicitudes de cambio aprobadas.

Hay una cosa más que debemos hacer en esta etapa: preparar el plan detallado (plan etapa aka) de la siguiente etapa. Este plan será compatible con el plan del proyecto (plan de alto nivel).

Este patrón se repite en cada etapa, el plan detallado de la siguiente etapa se prepara antes de su inicio, y rige todo el trabajo de la etapa.

Con el fin de estar al día y ser realistas, cada plan de etapa se revisará durante el periodo de su etapa.

A veces, los planes de etapa se consideran suficientes para la ejecución, y en otras ocasiones, se prefiere preparar planes más detallados, los cuales se llaman planes de equipo. En este caso, un número de planos detallados se crearán en cada etapa y regirán el trabajo de esa etapa en particular.

Cada plan de equipo se basará en su plan de etapa. También será revisado todo el tiempo.

Los planes más detallados (planes de equipo, si llegan a crearse o los planes de etapa) regirán la ejecución de los trabajos de las etapas.

Eso es todo. Esta será nuestra planificación del ciclo de vida completada:

Planificación con un número mínimo de etapas

Podemos reducir el número de etapas de gestión al mínimo y preparar el plan detallado de todo el proyecto desde el principio. La siguiente figura muestra el ciclo de vida:

¿Puedes localizar la planificación detallada de todo el proyecto en la figura de arriba?

Aquí la podemos observar:

En caso de un número mínimo de etapas, la planificación detallada ocurre en el inicio del proyecto. Sin embargo, hay un par de cosas por hacer antes de prepararlo.

Estas dos actividades se desarrollan de la siguiente manera:

• Alto Nivel de planificación: en primer lugar debemos preparar un plan de alto nivel y luego empezar a detallarlo.
• Planear la etapa de planificación: hay que planificar la etapa de planificación entera antes de ponerla en marcha.

Las reglas de planificación

Algunas de las reglas de planificación más importantes de PRINCE2, revisadas en este artículo, son las siguientes:

• Incluso la planificación necesita un plan.
• No se fuerce a preparar un plan detallado para el proyecto en su totalidad, usted puede hacerlo etapa por etapa.
• Usted debe preparar un plan completo que cubra el 100% del alcance del proyecto, en un principio, no importa si lo detalla al mismo tiempo, o después.
• Usted no debe comenzar una etapa, a menos que su plan detallado esté listo.
  

Esperamos que haya podido obtener una imagen más clara y coherente de lo que es la planificación en PRINCE2 a través de este artículo, y así aumentar el nivel de éxito en sus proyectos.

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