Visión sistémica e integradora de la dirección de proyectos


Por Juan José Miranda [acerca del autor]

Todo proyecto hace parte de un sistema, en efecto, todos los proyectos pertenecen al “sistema de planeación” y a subsistemas sectoriales, territoriales o empresariales de menor espectro. La estructura del proyecto se divide en componentes, y la administración de esos componentes se debe orientar en una perspectiva de conjunto e integración.

Un sistema es un agregado de personas, procesos, información, recursos, restricciones, supuestos, etc., agrupados y coordinados hacia el logro de un objetivo, por esa razón la acción gerencial se denomina “integrada” en el sentido que reclama una óptica panorámica y general, en la cual cada actividad se constituye en parte esencial y armónica de un proceso contribuyendo al logro de su objetivo. Su concepción como un sistema ha demostrado de qué manera cada proyecto debe trabajar como un organismo regulado, por lo tanto es necesario definir con claridad y sin equívocos su alcance y objetivo. Se debe reconocer que los proyectos son estructuras en constante cambio y que operan en escenarios inestables, transitorios, mutables o caprichosos lo que supone la necesidad de identificar y esclarecer los subsistemas principales y sus interrelaciones, como punto de partida de la planeación de la ejecución, y replicar hacia ellos los correctivos en caso de desviaciones. En este contexto se suele comprender mejor el alcance; las necesidades dinámicas de programación; a la percepción, identificación, análisis y respuesta a los riesgos; al desarrollo progresivo de la información; al control celoso de la calidad; a la vigilancia permanente de los costos; al manejo de las interrelaciones y la forma como se impone en la gerencia de un proyecto, esto hace referencia a:

• Los subsistemas que funcionarán dentro del proyecto (procesos).
  
• Las principales interrelaciones de los subsistemas que requieren atención administrativa especial (áreas de conocimiento).
  
• La forma como estas interrelaciones se pueden manejar en forma exitosa.

Esta visión sistémica e integradora de la dirección de proyectos permite el inicio, la planeación, la ejecución, el monitoreo y el cierre y se impone con el fin de evitar costosas desviaciones en los recursos invertidos o demoras significativas en los tiempos, que afectan el presupuesto por vía de inflación o de lucro cesante y el costo de oportunidad al no iniciar a tiempo las operaciones comerciales o de prestación de servicios.

Tal como lo hemos expresado en diferentes escritos los proyectos por su origen, naturaleza y propósito (resolver problemas, atender necesidades, superar limitaciones o carencias, o aprovechar oportunidades), forman parte sustancial de la estrategia de desarrollo a cualquier nivel (nacional, regional, sectorial, local o empresarial) y se constituyen en la herramienta más expedita y confiable de decisión en la asignación de los recursos. El recorrido del ciclo del proyecto (preinversión, ejecución, operación y evaluación expost), se presenta como la mejor forma de ilustrar un sistema, y toma especial importancia cuando se trata de la administración de la ejecución de un proyecto, por lo tanto el sistema llamado gerencia integrada del proyecto contiene los siguientes elementos que funcionan como parte del mismo aunque tienen sus particulares alcances y connotaciones:

• Componente técnico: Todo proyecto, independiente de su naturaleza, importancia u objetivo supone la utilización de alguna forma de tecnología, que corresponde esencialmente a los interrogantes: cómo se hace?, o sea, el proceso técnico; con qué se hace?, los requisitos técnicos; y cuál es el resultado?, rendimiento técnico. Estos elementos determinan relaciones técnicas internas y externas pertinentes al proyecto. Internamente se trata de garantizar el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles para lograr el objetivo a través de la utilización de una tecnología disponible y apropiada y, en su relación externa permite confrontar su conveniencia para la economía, la sociedad o el medio ambiente como un todo, teniendo en cuenta los recursos que emplea y los efectos próximos o remotos, positivos o negativos, directos o indirectos que genera y, desde luego, la forma como responde a una demanda revelada o manifiesta por el consumidor. Son muchas las tecnologías que suelen estar disponibles para determinada clase de proyecto dependiendo de su complejidad y naturaleza, por lo tanto la selección de la misma debe armonizar con otros factores como la dimensión del mercado, la capacidad financiera y demás aspectos de tipo institucional. Los requisitos técnicos hacen referencia a la disponibilidad, movilidad y empleo de insumos humanos, físicos, financieros y logísticos necesarios para la ejecución del proyecto. El rendimiento compromete la relación técnica entre los insumos y los productos, lo que permite para cada caso diseñar indicadores que califiquen la capacidad, eficacia y eficiencia técnica del proceso en comparación con otros homólogos, lo que permite escoger la tecnología más adecuada al objetivo perseguido.
  
  
• Componente económico: Todo proyecto exige la movilización de factores de producción, de los cuales insistimos existen cantidades limitadas, a cuyo empleo concurren otras alternativas de utilización, por lo tanto su estudio es objeto de la economía, que en alguna forma debe velar por su mejor utilización y aprovechamiento, en términos de eficiencia y equidad. El rendimiento estudiado desde la óptica técnica, es preciso ahora, considerarlos desde la perspectiva económica, en efecto, su adecuada utilización tiene mucho que ver con la disponibilidad del mismo para propósitos del proyecto pero también para usos alternativos dentro de la economía local, regional, nacional o internacional. Queda claro entonces la forma como interactúan estos dos componentes del sistema, que integrados adecuadamente, nos facilite su programación y control. El estudio económico del proyecto tiene dos dimensiones claramente identificables: la dimensión microeconómica, que se relaciona con la entidad pública o la empresa privada o la persona natural que lo ejecutará directamente o a través de otros y, desde luego, sobre la rentabilidad que aportará a sus propietarios; la dimensión macroeconómica hace referencia a la relación del proyecto como unidad de producción o de prestación de servicios como parte activa del sistema económico global (de ahí la necesidad de evaluar adicionalmente la decisión desde las órbitas financiera, social y ambiental), que consume recursos y por lo tanto deberá estar sujeta al control de la política económica y social en torno al mejor aprovechamiento de los mismos .
  
  
• Componente financiero: Corresponde a los recursos necesarios para atender las erogaciones originadas en las inversiones (fijas, diferidas y capital de trabajo) y otros costos directos e indirectos de ejecución. Un punto bien relevante es la necesaria coordinación entre las actividades programadas durante la ejecución y la llegada oportuna de los recursos de las diferentes fuentes, acordada durante el proceso de negociación con los diversos agentes involucrados. Muchos proyectos se paralizan por déficit de liquidez derivado principalmente del incumplimiento de los compromisos por parte de los agentes financieros o debido a omisión de requisitos exigidos por éstos, lo que obliga en muchos casos acudir a costosos créditos de corto plazo de bancos o proveedores, lo que determina ineficacias, demoras y la asunción de costos no presupuestados. Tal como lo anotamos, los recursos que se aplican al proyecto pueden canalizarse hacia otros usos, lo que establece una relación directa entre las consideraciones económicas y las financieras. Las alternativas técnicas identificadas determinan condicionamientos a los recursos financieros, las fuentes de los mismos (propios y de crédito) y el rendimiento esperado en su utilización.
  
  
• Componente organizativo: Todo proyecto precisa del diseño de un andamiaje organizativo, tanto para la preinversión, como para el período de ejecución, y desde luego, para la operación, que garantice el logro de los objetivos propuestos. Por lo tanto insistimos:
  
  
• Cada etapa del ciclo del proyecto requiere de un modelo de organización.
  
  
• Esta organización se torna cada vez más compleja, en la medida que el proyecto pasa de una fase a otra.
  
  
• La organización convencional altamente jerarquizada y formalmente estructurada en sus procedimientos no suele ser suficiente para atender las necesidades administrativas y de dirección de la ejecución de un proyecto.

Por lo tanto se precisa pensar en sistemas organizativos alternativos que garanticen la ejecución adecuada del proyecto en términos de alcance, calidad, tiempo y presupuesto. Esto es, un modelo adecuado denominado “gerencia de proyectos” o “dirección de proyecto” o “administración de proyectos”.

• Componente institucional: Corresponde al entorno externo que rodeará al proyecto, y que por su misma naturaleza no es condicionable o manipulable internamente, y hace referencia a la legislación vigente, los planteamientos de política en general y en particular de política económica y social, y a las entidades oficiales y privadas que participan en el diseño, ejecución, control, regulación o fomento de dichas políticas y orientaciones.

Sin duda uno de los grandes aportes en busca de aciertos en la ejecución de proyectos es la forma moderna como se concibe el proyecto como parte estratégica del sistema de “planeación”, quizá por esa razón la consideración del proyecto como “unidad operativa del desarrollo” cada día toma más vigencia.

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