Teoría General de Sistemas y agilismo, una perspectiva holística

Por Carolina Gorosito [ acerca del autor ]

… La tecnología ha acabado pensando no ya en términos de máquinas sueltas sino de “sistemas”. Una máquina de vapor, un automóvil o un receptor de radio caían dentro de la competencia del ingeniero adiestrado en la respectiva especialidad. Pero cuando se trata de proyectiles o de vehículos espaciales, hay que armarlos usando componentes que proceden de tecnologías heterogéneas: mecánica, electrónica, química, etc. ; empiezan a intervenir relaciones entre hombres y máquinas, y salen al paso innumerables problemas financieros, económicos, sociales y políticos… Se hizo necesario, pues, un “enfoque de sistemas”. Dado un determinado objetivo, encontrar caminos o medios para alcanzarlo requiere que el especialista en sistema (o el equipo de especialistas) considere soluciones posibles y elija las que prometen optimización, con máxima eficiencia y mínimo costo en la red de interacciones tremendamente compleja. Ludwig von Bertalanffy

Todo tiene que ver con todo

La TGS (Teoría General de Sistemas) sostiene que “el todo es más que la suma de las partes”; sus componentes son interdependientes, están interrelacionados y se retroalimentan dinámicamente, lo que aumenta la complejidad de estas interacciones. A estas alturas es poco probable concebir a las organizaciones como sistemas cerrados, porque sin interacción se desgastan y mueren.

Esta perspectiva holística, que en principio se aplicó a la biología y al ser humano como un sistema de órganos interconectados, se extendió a todos los sistemas existentes, incluidas las empresas.

Bertalanffy demostró que las organizaciones, además de constituir un sistema en sí mismas, son componentes de sistemas más grandes. Cada sistema tiene sus partes clasificadas según su función en: entradas (recursos, personas, información), procesos (cadena de eventos o acciones de transformación) y salidas (productos, servicios, conocimiento), que a su vez se transforman en entradas para un suprasistema. Durante esta interacción se crean patrones de comportamiento y se aprovecha la retroalimentación o feedback para poder aprender y crecer.

Estos sistemas sinérgicos son un conjunto de empleados, áreas, documentos, información, jerarquía que forma parte de algo más grande, con interacciones que transforman sus conocimientos, reacciones, conductas, situaciones en la entrega de productos, servicios, atención al cliente, difusión de la marca, comunicación…

El enfoque sistémico modela lógicamente la conexión existente entre los sistemas (subsistemas y suprasistemas) y las influencias de éstos en sus entornos internos. Si un sistema es abierto o permeable, además está interrelacionado con el ambiente externo, introduciendo el factor incertidumbre en el esquema dinámico .

Al ser sistemas abiertos, vivos o dinámicos y estar en contacto con el entorno, se nutren de la información que captan, cambian y se autorregulan, formulado estrategias de adaptación, lo que se conoce como homeostasis.

Los emprendimientos humanos y de negocios son sistemas. Tendemos a enfocarnos en fotos de partes aisladas del sistema, y nos preguntamos por qué nuestros problemas más profundos no se resuelven. Peter Senge

Un (contra) ejemplo de la vida real

Si tocamos alguna de sus partes del medioambiente natural podemos causar efectos catastróficos, aunque se trate de solucionar el problema que causa un supuestamente “pequeño y dañino” componente.

Este es el caso de los gatos de Borneo, en el sur de Asia. En 1950 hubo en la isla una epidemia de malaria, por lo que los habitantes tuvieron que pedir ayuda externa. La Organización Mundial de la Salud fumigó la isla con DDT para erradicar a los mosquitos que causaban la malaria. Acabados los mosquitos, el problema quedó solucionado, ¿no? No.

Los mosquitos se terminaron y empezaron otros problemas, además de la contaminación que causó a los habitantes (y sus descendientes) y al ambiente. Se terminaron otras especies de insectos y sus bondades para el ecosistema, hasta que llegaron las ratas e invadieron la isla, acarreando nuevas enfermedades y problemas.

La solución “final” fue enviar gatos, que caían en paracaídas a la isla y lograron exterminar las ratas.

De haber pensado una mejor estrategia, podrían haberse ahorrado muchas muertes.

¿Qué tiene que ver esto con el agilismo?

Las decisiones que tomamos dentro una organización son más complejas que simplemente pensar en una causa-efecto directa, como sería el resultado de un pensamiento lineal o determinístico.

Dentro del agilismo utilizamos el pensamiento sistémico, y sabemos que cada acción se tiene asociada su causa-efecto mariposa. Una pequeña acción repercute en todos los componentes del sistema, en diferentes grados, y su impacto es incierto.

Si podemos actuar antes de llegar al huracán, al ver a la mariposa comenzar a batir sus alas podemos actuar enseguida, reduciendo la incertidumbre, o canalizándola hacia otra dirección y observar qué pasa. Al recibir los resultados de ese experimento podemos en el siguiente instante decidir balancearlos con otra acción correctiva, e incluso prever proactivamente un próximo estado futuro a medida que aprendemos la ruta que están tomando los acontecimientos.

Una frase que me gusta mucho (desconozco el autor):

agile has no brain

Para SER ágiles tenemos que pensar en las consecuencias de nuestras decisiones, independientemente de nuestro rol dentro de la organización. Si bien no siempre podremos conocer de antemano los resultados, sí podemos estar atentos a lo que va ocurriendo y actuar siempre de acuerdo al manifiesto ágil y sus principios, para evitar generar más caos en vez de soluciones, como sucedió con el caso Borneo.

4 frases sistémicas para recordar

Estas frases te ayudarán a evaluar cómo afectará al resto de la organización (o al entorno) la acción que estás analizando tomar . Recordar estos principios nos hace más fácil el camino.

• No soy un elemento aislado
  
• Mi sistema (organización) pertenece a una red de sistemas
  
• Mi protagonismo se diluye a favor del sistema (soy uno más del todo)
  
• Cualquier acción que tome impactará sobre los demás

Pensar, sentir y actuar responsablemente nos ayudará a hacer más fácil el camino de transformación hacia la organización ágil.

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