Gestión de adquisiciones: cómo convertirla en el toque de Midas y no en la caja de Pandora

Por Francisco J. Barriopedro
Editor LiderDeProyecto.com

Sin que se pueda evitar, los líderes de proyecto siempre verán que los requerimientos de adquisición en un proyecto implican el desarrollo de un amplio rango de procesos que van desde la selección de los proveedores, la gestión de cada uno de los contratos o el control de riesgos y cambios durante la ejecución del proyecto. Si no se tiene cuidado, se pueden pasar por alto algunos pequeños detalles y si no se presta atención, estos puede crear una eventualidad que no quedará cubierta a tiempo. Vamos, para ponerlo en términos muy comunes: podemos perder la reservación en el tren por no llevar monedas para pagar el autobús.

A manera de guía y apoyo para la toma de decisiones, nos gustaría compartirles una visión realizable a manera de un conjunto de las que consideramos buenas prácticas para poder llevar a cabo las distintas actividades del proceso de gestión de adquisiciones.

Mejorando nuestras prácticas
Hecho: todas las compañías, tanto grandes como PYMES, pueden desarrollar y llevar a cabo mejores prácticas en la adquisición para obtener ventaja competitiva. Lo mismo sucede con cualquier proyecto que estas las compañías antes mencionadas o grupos independientes generen. Todos podemos mejorar nuestros procesos para hacer más eficientes nuestros proyectos y si mejoramos el proceso de adquisiciones, podemos pasar sin problemas a la parte realmente interesante que es llevar a cabo el proyecto.

Así que para lograr este primer objetivo, consideramos que la clave está en la determinación de cómo conseguir el máximo valor de la adquisición en una industria y una posición de mercado específica —obtener no lo “mejor” sino lo “preciso” para el tipo de proyecto que estamos por iniciar—, para luego definir un plan para alcanzarlo y ejecutar de manera efectiva dicho plan. Dicho de otra forma tenemos qué sabe que es lo que nos funciona mejor y que aporta más valor real al proyecto, luego idear la mejor manera de explotarlo y trabajar con nuestra adquisición bajo esos principios. Llamémosle el plan de juego, si están de acuerdo.

Y hasta este punto, todo suena como pan comido. Al fin y al cabo, ya tenemos el plan de juego y sólo hay que ceñirnos a él. Sin embargo, desarrollar y llevar a cabo cualquiera de las que determinemos como nuestras mejores prácticas en la adquisición, no siempre es fácil ni tan directo, pero el retorno que tiene esta inversión en el largo plazo normalmente es muy elevado. Es decir: habrá valido la pena realizar el esfuerzo.

Una cosa que suena obvia pero que siempre debemos tener en cuenta es que no hay dos compañías iguales y menos aún dos proyectos iguales, ¡ni siquiera dentro de la misma empresa! Por lo tanto no existe un enfoque único acerca de cuáles las mejores prácticas de adquisición. Si cada compañía o equipo de trabajo tiene unas fortalezas y debilidades únicas, la labor del director del proyecto —en nuestro caso particular— será la de determinar cuál es la mejor estrategia de adquisición en ese momento específico y que será la que dirija los objetivos para el desarrollo y utilización de las mejores prácticas —o aquellas que sean mejorables— para ese proyecto en particular.

Ahora, sin importar las obvias e inevitables diferencias que existen entre los distintos tipos de proyectos —o las entidades para las que los estemos desarrollando—, hay algunos factores que siempre veremos de manera clara cuando un equipo o el líder de proyecto llevan a cabo con éxito la gestión de sus adquisiciones. Estas señales inconfundibles incluyen:

Apoyo visible desde la dirección: los grupos que llevan a cabo buenas prácticas tienen líderes y directores que reconocen el valor intrínseco que existe en una adecuada gestión de adquisiciones, y que además hacen su mejor esfuerzo por apoyar de manera activa todos las decisiones y actividades que ésta conlleva, en todo momento y con un mínimo de interrupciones o revisiones innecesarias. No se trata de directivos o líderes que acepta cualquier cosa, sino que comprenden el porqué de las decisiones tomdas y las apoyan para mantener un proceso ágil y centrado en la adquisición de los recursos idóneos para elproyecto a desarrollarse.

Manejo Inteligente (comprensión) de los costos: muchas compañías no son capaces de gestionar sus costos y qué es lo que los provoca. Ya sea por su tamaño, actividad o el tiempo de reacción ante los cambios de situación, existe algo que les impide manejarlos de la manera apropiada. Pero eso nunca debe suceder con un proyecto. Sí, existen imponderables que pueden afectar los costos totales, pero no debe existir incapacidad para gestionarlos. Los grupos que realizan buenas prácticas conocen en detalle la estructura de sus costos y llevan a cabo acciones orientadas a la reducción de estos; en tanto que aquellos que utilizan prácticas mejorables se ciñen de manera estricta al tope de costos y no lo rebasan. De manera regular, recogen y analizan datos acerca de los costos de los proveedores y lejos de ajustarse a la situación, buscan que ésta beneficie al proyecto al aportarle el máximo valor a la inversión realizada.

Relaciones cooperativas con proveedores: las compañías reconocen que los proveedores aportan un valor que no está presente en sus compañías. Un grupo de trabajo, también debe hacerlo. Cuando estas entidades, ya sean nuestros equipos o las compañías, integran a sus proveedores estratégicos en los pasos o tareas que requieren adquisiciones, se crean vínculos fuertes y de mutuo beneficio. Además, si tenemos que entender que los proveedores deben obtener un margen de beneficio real para cumplir sus planes de negocio y poder invertir en nuevas tecnologías, equipamiento y personas calificadas. Ellos crecen, nuestra relación se fortalece y la capacidad para gestionar los costos de nuestros proyectos, también.

Cultura de mejora continua: puede sonar obvio pero las organizaciones que realizan buenas prácticas en la gestión de adquisiciones no lo hacen sólo para esta área de manera aislada. Al contrario, a todos los niveles, buscan el aprendizaje y mejora continua en sus procesos y sus prácticas, poniendo en práctica las lecciones aprendidas durante la gestión eficiente de sus adquisiciones.

Enfoque multi-función: para alcanzar un nivel óptimo, la gestión de adquisiciones no debe incluir solamente al grupo de adquisiciones. Como parte de un equipo más grande, siempre será idóneo que el grupo de adquisiciones trabaja en conjunto con otros dentro de la organización que puedan añadir valor a través de la interacción con proveedores, gracias sus funciones específicas en el proyecto.

Valoración real para el uso de tecnologías avanzadas: ni la tecnología más innovadora por sí sola va a hacer nada para mejorar la gestión de adquisiciones. Muchos equipos de trabajo creen que el uso de la tecnología en las adquisiciones es, en sí mismo, una mejor práctica. Sobra decir que estos grupos no entienden que la tecnología no aporta valor si no forma parte de una estrategia de adquisiciones. La tecnología sólo es una herramienta, no una estrategia en sí misma. Cuando la tecnología no se utiliza de la manera adecuada, puede resultar perjudicial para las operaciones de adquisiciones e incluso llegar a afectar gravemente al todo el proyecto.

Inversión en gestión de adquisiciones: hay que hacer notar que la inversión en ciertos factores como formación, tecnologías y comunicaciones, no conduce de forma automática al desarrollo de mejores prácticas en la gestión de adquisiciones. Pero se debe invertir para controlar o mejorar el control de los costos. Entre los líderes de proyecto que tienen las mejores prácticas para llevara a cabo la gestión de adquisiciones, es difícil encontrar uno que no muestre este interés en aras de cimentar las bases de un proyecto exitoso.

Ahora, de todos los puntos anteriores, quizá el apoyo activo desde la dirección es el factor más importante para maximizar el valor de la adquisición. Que exista este apoyo no necesariamente quiere decir que exista una implicación directa por parte de la dirección de la empresa o el mismo líder de proyecto en las operaciones diarias. Sin embargo, sí es muy importante que la dirección:

• Entienda el valor de la adquisición para el éxito del proyecto

• Reclute y/o desarrolle el mejor talento disponible para la gestión de adquisiciones

• Proporcione la financiación necesaria para llevar a cabo la gestión de adquisiciones

• Demuestre al equipo que está comprometida con la gestión de adquisiciones eficiente

• Interactúe de manera periódica con sus similares que trabajan con los proveedores clave.

Sin el apoyo manifiesto por parte de la dirección, un equipo de trabajo no será capaz de desarrollar y ejecutar mejores prácticas. Las razones son muchas y variadas: no existe manera de agilizar procesos, no se sabe si las iniciativas serán aprobada o siquiera revisadas, no se crea un ambiente de confianza y esto puede frenar un proceso de comunicación dinámico.

Otro factor que hemos detectado entre las buenas prácticas y que creemos es de suma importancia para la mejora e innovación es el desarrollo y uso de metodologías y procedimientos para medir el rendimiento de proveedores, sistemas y recursos humanos. ¿Por qué? Bien, como líderes de proyecto sabemos que la medición del rendimiento va indivisiblemente unida con la mejora continua —para ser clarísimos: no se puede lograr esta última sin antes realizar la primera. Es imposible saber si se ha mejorado, si no se cuenta con un sistema de medición formal que sea objetivo, lógico y consistente.

Por último, queremos recordarles que una pieza clave para la mejora y afianzamiento de este proceso, siempre será seleccionar a los proveedores correctos. No podemos dejar de recalcarles la importancia de la selección de proveedores y que las relaciones de mutuo beneficio [ganar-ganar] con los estos es fundamental para el éxito a largo plazo del proyecto que se encuentren realizando.

Así que esperamos que con esta serie de observaciones, pongan en prácticas sus habilidades duras y blandas, y tomen las mejores decisiones para gestionar sus adquisiciones y concluir sus proyectos con éxito.

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