3 pasos para crear Cultura de Proyectos en un mundo con recursos fluctuantes

Por Alison Sigmon [ acerca de los autora ]

Reconozcámoslo, vivimos en un mundo globalizado. Cualquiera que esté al tanto de la situación financiera que ha azotado a los Estados Unidos, Europa y otras regiones del mundo, puede ver el impacto que un desequilibrio en un país puede tener en muchos otros. Con Demandas en aumento, tecnología más rápida y una competencia más reñida por el efectivo de los consumidores, las empresas deben ser tan diestras y ágiles como les sea posible.
Hacer más con menos. Trabajar de manera más inteligente y más rápida.

Los días en que sólo trabajábamos en unas cuantas cosas al mismo tiempo o en los que concentrábamos todo nuestro esfuerzo en un área de experiencia, han quedado atrás. Ahora se espera que nosotros llevemos múltiples máscaras y gestiones un amplio abanico de actividades en nuestros trabajos. Los directores de proyecto no son ajenos a hacer malabares con cronogramas, costos y recursos. Las personas entran y salen todo el tiempo de distintos proyectos; pero cuando lo hacen, esto puede resultar muy perturbador y crear confusión y lastres en el equipo. ¿Cómo pueden evitar esto? Creando cultura dentro de sus proyectos.

Esta cultura mantiene a raya el molesto caos del cambio en los recursos

Una cultura de proyecto es una colección de creencias, conductas y actitudes que existen fuera de los integrantes del equipo de proyecto. Ésta provee un grupo de estándares y normas consistentes a los que el equipo puede referirse a lo largo del desarrollo del proyecto. Cuando la cultura de proyecto es fuerte y positiva, permanece intacta incluso cuando las partes interesadas del proyecto entran o salen de él. Cuando existe ausencia de una cultura de proyecto, la experiencia del equipo puede ser inconsistente, confusa y divisoria.

Crear y mantener procesos que apoyen conductas consistentes sirve como base para el flujo natural en los proyectos causado por las actividades de las partes interesadas. La cultura de proyecto responde a las cuestiones constantes tales como expectativas de contribución, documentación, reuniones, comunicación y transición. Crear cultura se reduce a llevar a cabo tres pasos:

• El proceso de liderar con carisma
• El proceso de cosechar los frutos de esfuerzos anteriores
• Comunicar pronto, con frecuencia.l estado actual de la Dirección de Proyectos.

Paso 1: Liderar con carisma… ya no es sólo para las celebridades

El éxito de un proyecto no está basado en líneas de tiempo, presupuestos o alcances. También está ligado a cómo las partes interesadas, el quipo y el liderazgo se sienten acerca de él. La percepción grupal de tu habilidad, conocimientos y habilidad para “ser uno de nosotros” son muy importantes para establecer las normas y estándares de la cultura [nativa] en tu proyecto. Esta cultura es la que se convierte en la piedra angular para los cambios y transiciones de muchas de las partes interesadas y el trabajo realizado para el proyecto.

Las partes interesadas con mayor conexión son sensibles al trabajo y qué es lo que éste logrará en beneficio de “la causa mayor”, como generará una mayor posibilidad de éxito. Mientras más confianza y respeto se sienta con la experiencia del proyecto, serán mayores las probabilidades de éxito. Mientras más justicia y familiaridad existan (es decir: consistencia y transiciones sin complicaciones), mayor posibilidad de éxito. Mientras más seguro e incluyente sea el ambiente del proyecto, mayor posibilidad de éxito. Cuando las personas sienten que tú has invertido en su éxito y creen que tú apoyas sus intereses, tienden a sentirse más motivadas para apoyarte a ti.

Aunque esto no es una cuestión sencilla de realizar para cualquiera, los directores de proyecto con CARISMA lo hacen todo el tiempo. 

Tu “yo” carismático

Cuando las personas piensan en un individuo carismático, ellas tienden a describirlo con alguien que es visible, fuerte, enérgico, desenvuelto, con autoconfianza, poderoso e influyente. Los individuos bien reconocidos por ser carismáticos son visto como personas de proporciones casi épicas, la gente goza al formar parte de su entorno personal. Lo que resulta más interesante acerca del carisma, es que cualquiera de nosotros puede poseerlo con sólo palicar un poco de esfuerzo para desarrollarlo.

De acuerdo con un artículo en la revista Scientific American Mind, investigaciones recientes acerca del carisma —que, originalmente, se creía era uno de los atributos de un líder— mostraron que, en realidad, se trata de una atribución otorgada por los seguidores. Cuando los seguidores ven como líder a alguien que hace avanzar los intereses del grupo, ese líder es considerado como poseedor de un mayor carisma.

La prueba de esto se observe de manera directa: la percepción del carisma de un líder tenía una correlación directa con qué tan bien estaba yéndole a la compañía. Si la empresa estaba obteniendo resultados pobres, los empleados tendían a no ver al líder como alguien con mucho carisma. Si a la compañía le estaba yendo bien, los empleados creían que el líder tenía más carisma.

¿Qué tiene que ver esto con la dirección de proyectos?
Para que se pueda establecer y adoptar cultura en un proyecto, las partes interesadas necesitan sentir que sus intereses y los del grupo están siendo atendidos. En el entendido de que el carisma se crea y no se nace con él, los líderes de proyecto puede emplear “las tres R” del liderazgo para crea cultura de proyecto: reflexionar, representar y realizar.

Reflexionar – entender y compartir el porqué

En el liderazgo tradicional, reflexionar requiere que uno aprenda acerca de la cultura e historia del grupo. En el liderazgo de proyecto se requiere que el líder de proyecto tenga un profundo entendimiento del porqué el proyecto es importante para el negocio, cómo será integrado y utilizado, y para cuándo se le necesitará. Para lograr esto, los líderes de proyecto deben escuchar mucho y hacer muchas preguntas. Ellos deben tener curiosidad e ir más allá de lo que se sabe hasta el momento por medio de la investigación de qué es lo que otros han hecho en proyectos similares dentro y fuera de la compañía, y ayudando alas partes interesadas a conectar el valor del proyecto con el futuro de la compañía.

Representar – porque eso es lo adecuado

En el liderazgo tradicional, la representación requiere que la persona lidere a otros para que saquen las conclusiones a las que ellos necesitan llegar, en lugar de decírselas o deletreárselas. Simplemente “tiene sentido” o “se siente adecuado” para otros porque la persona que los está representando es un integrante o un defensor del grupo. En el liderazgo de proyecto esto es tener aprecio y valorar el poder otorga el hacer preguntas y facilitar el diálogo entres las partes interesadas. Tú no tienes las respuestas, ellos sí y tu trabajo es crear una cultura que promueva una discusión abiertas desde el principio y que sea frecuente.

También se requiere que tú sepas qué es lo que no conoces y te asocies con alguien que sí lo sepa. Representar no significa que tú seas el experto, solo significa que sabes cómo conectar con otros que sí lo son y que puedes integrar lo que saben como una historia interesante para que el proyecto se convierta en parte del historial en la cultura de tu proyecto.

Realizar – hacer que otros sean importantes

En el liderazgo tradicional, realizar requiere que la persona asignada persiga los intereses prioritarios del grupo.; ellos organizan y enfocan al grupo. En el liderazgo de proyecto básicamente todo se resume a hacer que las partes interesadas sientan que son importantes ya sea que estén en el proyecto por un corto tiempo o durante toda su duración. Cuando los líderes de proyecto están presentes, organizados y persiguen las prioridades del proyecto de manera adecuada, ellos están reforzando una cultura de consistencia y ejecución decidida del proyecto.

Paso 2: Un proceso rinde frutos

Isaac Newton dijo una vez: “SI he visto más allá que otros, es porque estaba de pie sobre los hombros de gigantes”. En esencia, nosotros no lideramos, creamos, gestionamos o cualquier cosa a partir de la nada. Hubo otros antes que nosotros para que pudiésemos aprovechar lo que ellos aprendieron.

Tu conducta establece tu reputación como director de proyecto y tu reputación determina lo que la gente dice acerca de tu cultura de proyecto. El carisma ayuda a darle forma a un ambiente positivo de cultura de proyecto y el proceso lo facilita. Ya sea que las partes interesadas estén involucradas con tu proyecto por un corto tiempo o bien vayan a estar ahí hasta que se complete, la existencia de un proceso bien definido puede facilitar las transiciones que invariablemente tendrán lugar.

¿La verdad fundamental? Usa tus herramientas de procesos para mantener estable el ambiente del proyecto mientras los integrantes se unen o se van.

Paso 3: Comunícate desde el inicio y a menudo

La comunicación funciona, pero sólo si te dedicas a trabajar en ella. Esto requiere que hagas lo siguiente:

• Determina cómo te vas a comunicar
• Entiende lo que el equipo necesita compartir
• Identifica qué tan seguido se comunicará el equipo
• Asegúrate que se sepa cuáles son los requerimientos de retroalimentación y revisión
• Déjales saber cuáles son los métodos principales de comunicación.

Poniendo los pasos en práctica

El cambio casi siempre genera ansiedad y confusión temporales. Somos criaturas de hábito y puede resultar desconcertante cuando nos enfrentamos a cambios dinámicos. Los proyectos no son diferentes, particularmente cuando se trata de cómo reaccionan las personas ante ellos.

El proceso de liderar carisma, utilizar los procesos y las plantillas correspondientes, y ser claro acerca de las necesidades y expectativas de comunicación provee los cimientos para la cultura de proyecto. Con esto se elimina el estar adivinando porqué las partes interesadas están ahí, lo que necesitan hacer, cómo necesitan hacerlo y cuando se requiere que su trabajo empate con las necesidades del proyecto.

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