Introducción

La disciplina de la Administración de Proyectos es relativamente nueva, pues el interés por ella comenzó a finales del siglo XX y tiene más aceptación en las empresas del sector privado, mientras que en la administración pública son contados los casos de su aplicación, teniendo un cierto grado de popularidad en los Estados Unidos y algunos casos latinoamericanos como: Argentina, Colombia, El Salvador y Chile.

El objetivo del presente artículo es presentar en términos generales, el caso del diseño y aplicación de un modelo de administración de "Proyectos Contigo Vamos" para el Gobierno del Estado de Guanajuato.

Importancia de la administración de proyectos

Si bien es posible afirmar que los proyectos siempre se han administrado, también lo es afirmar que gran parte de las organizaciones administran proyectos de manera empírica, dando seguimiento a algunos asuntos de los proyectos y perdiendo frecuentemente la visión integral del mismo; Los incisos siguientes son ejemplos típicos de una administración parcial de proyectos.

a) Adecuado control de costos con detrimento en la calidad y viceversa.

b) Un correcto control en tiempo pero con pérdida de calidad o bien con sobre costos.

c) Buen control en costo y calidad pero concluyendo en un tiempo mayor al solicitado.

d) Un escaso control de calidad, nulo control de tiempo y sobre costos.

Se podría afirmar que 3 de cada 4 organizaciones, tanto públicas como privadas, se identifica en al menos uno de los ejemplos anteriores.

La administración de proyectos no es una panacea, sin embargo, permite incrementar considerablemente las posibilidades de tener proyectos exitosos.

Es decir, esta disciplina permite maximizar las posibilidades de llevar a buen término los proyectos con las menores variaciones en tiempo, costo y alcance.

Los Proyectos Contigo Vamos (PCVs)

El Gobierno del Estado de Guanajuato, encomendó a la Coordinación General de Programación y Gestión de la Inversión Pública (COPI) y específicamente a la Dirección General de Proyectos de Inversión (DGPI), como una tarea fundamental, el impulso a los 50 proyectos más grandes y trascendentes de la administración, que por su complejidad se denominaron “Proyectos Contigo Vamos”. La complejidad de estos proyectos radica básicamente en que:

• Son realizables durante varios ejercicios presupuestales (son de carácter plurianual).
• En la mayoría de los casos, existen varias dependencias/entidades interactuando durante el ciclo de vida del proyecto.
• Los montos de inversión son considerablemente elevados e incluyen múltiples concurrencias (federales, municipales y/u otras).
• En algunos casos no son ejecutados vía obra pública tradicional, sino que se implementan esquemas alternativos de financiamiento (Asociaciones Público-Privadas)
• Los actores/involucrados sobrepasan el ámbito estatal, teniendo participación el gobierno federal, municipal y en ocasiones la iniciativa privada.

A raíz de la complejidad de los PCVs y la inherente complicación para administrarlos y llevarlos a buen término, la DGPI se dio a la tarea de diseñar un modelo robusto y simple para administrar los PCVs, que permitiera una rápida y fácil implementación.

Soporte teórico del proceso

Para contar con el soporte teórico suficiente, la DGPI desarrolló las capacidades de sus recursos humanos en técnicas de Gestión de la Ejecución de Proyectos de la CEPAL, Evaluación Socioeconómica de Proyectos y en los Fundamentos de la Dirección de Proyectos establecidos en el PMBOK® edición 2000 y 2003 a través de consultorías certificadas por el Project Management Institute©

Diseño del Modelo

El personal de la DGPI llevó a cabo un análisis y adecuación al contexto estatal de las herramientas mencionadas, con lo cual se diseñó el Modelo de Administración de Proyectos (MAP) para los Proyectos Contigo Vamos de la Administración Pública en Guanajuato.

El MAP definió las estructuras de organización, el proceso de trabajo y los instrumentos de información requeridos para su aplicación en un contexto estatal.

Posteriormente, se propuso que la figura del gerente del proyecto fuera la “piedra angular” de todo el MAP y que cada PCV tuviera claramente definida dicha responsabilidad.

Objetivo del MAP

El propósito de fortalecer los procesos, las estructuras organizacionales y los instrumentos de administración de proyectos es facilitar la labor de los Gerentes de Proyecto para que, controlando variables de administración del proyecto, puedan asegurar su buena marcha y mantener informados a todos los interesados e involucrados.

Implementación del MAP

Para la implementación del MAP, la primera tarea fue difundirlo entre las estructuras directivas y operativas de cada proyecto, proporcionándoles asesorías, metodología, herramientas de administración de proyectos y un foro abierto para el intercambio de experiencias y mejores prácticas.

De esta manera, se introdujeron de manera paulatina los instrumentos de administración y, en paralelo, el proceso definido. Con esto dio inicio, de manera formal, la fase de gerenciamiento o administración de los PCVs.

La experiencia resultante es que no ha sido nada fácil implementar este modelo, pero en realidad, ¿CUÁNDO HA SIDO FÁCIL ROMPER PARADIGMAS?!!

Resultados del MAP

A pesar del poco tiempo que tiene funcionando el MAP se ha recorrido un buen trecho del camino y se han logrado resultados muy importantes para los proyectos y para la administración estatal, entre ellos podemos mencionar como los más importantes:

• Gestión ágil de temas (asuntos, acuerdos, etc.) inherentes a los proyectos en cualquier nivel de gobierno e iniciativa privada
• Estructuras de organización al interior de los proyectos más sólidas
• Canales de comunicación formales y bien definidos
• Mecanismos de difusión de información al interior del equipo de proyecto y hacia la sociedad
• Concreción de montos importantes de concurrencias de recursos (inversión de otros órdenes de gobierno e incluso del sector privado)
• La implementación de mecanismos novedosos de financiamiento

Los proyectos que han sido administrados bajo las premisas del MAP se encuentran en distintas fases del ciclo de vida del proyecto, algunos se encuentran en la etapa de pre-inversión, otros están por iniciar con la construcción de la obra civil y otros más serán próximamente inaugurados para prestar sus servicios a la sociedad.

La evolución del MAP

Una frase muy común es que “todo es perfectible o mejorable”, el MAP no es la excepción pues se ha venido mejorando desde su diseño e implementación.

El primer paso se ha dado, se implantaron el proceso, las estructuras de organización y los instrumentos.

Durante 2007 se desarrolló un software en línea (portal web) basado en el MAP, actualmente se encuentra en la etapa de carga de inicial de información y de estabilización, se estima que durante el primer trimestre de 2008 estará listo para ser usado por los gerentes de los PCVs, y se podrá hacer la administración integral de proyectos a través de él.

Esta herramienta tecnológica permitirá fortalecer el MAP, agilizar los tiempos requeridos para su operación, facilitar su utilización y generar información más oportuna para la adecuada administración de los PCVs y de aquellos que quiera impulsar el gobierno del estado de Guanajuato en los próximos años.

Temas relacionados:
Cursos para administradores de proyectos
Consigue aquí el PMBOK® y otros libros de PM