Haciendo fácil la Estructura de Desglose del Trabajo

Por Mohammed K. Barakat [ acerca del autor ]

Una colega mía se acercó y me preguntó: "¿me podrías ayudar a imprimir esta Estructura de Desglose del Trabajo? ¡No entra en una sola página y tengo una junta de Estado de Proyecto con el patrocinador en unos minutos!”

“Eso es un cronograma del proyecto según una estructura jerárquica", le respondí con sarcasmo cuando la vi dibujando en la pantalla. Ella había enlistado todos los entregables del proyecto y luego desmenuzó cada uno en actividades relevantes. Esto no es para lo que se espera que se utilice una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS). ¿El patrocinador del proyecto o el cliente necesitan saber cómo vamos a completar cada uno de los entregables? ¿En realidad necesitan presentar docenas de entregables y actividades para que el patrocinador esté de acuerdo con ustedes acerca del alcance del proyecto? Por supuesto que no.

La Estructura de Desglose del Trabajo es una asignación jerárquica orientada a los entregables de una actividad que será completada por el equipo del proyecto. Es un diagrama de árbol en el cual el proyecto se divide en los entregables y subentregables necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. Se ve como la estructura organizacional de una compañía o un árbol genealógico.

Esta herramienta de Administración de Proyectos define el alcance del proyecto, y debe ser simple para que así rinda los frutos deseados. Primero que nada, muestra los límites reales del proyecto. Si está bien estructurada y sólo incluye entregables del proyecto, el cliente o patrocinador puede firmar de aceptado sin mayores problemas. En segundo lugar, asegura que no se desperdicien esfuerzos en entregables innecesarios o que estén fuera del marco del proyecto. Es decir, si se enlistan componentes redundantes o recursos extras, se requerirá hablar de tiempo y costos. Finalmente, se puede utilizar como una plataforma para comunicar cambios en el alcance, previniendo así el crecimiento desmesurado. Mientras más complicada sea la Estructura de Desglose del Trabajo, menos probable será que logremos estos objetivos.

El uso previsto para esta herramienta la hace diferente del cronograma del proyecto. La Estructura de Desglose del Trabajo no incluye actividades, sólo menciona los entregables hasta un nivel de Paquete de Trabajo, mientras que el cronograma del proyecto menciona todas las actividades requeridas para completar los entregables.

Desde otra perspectiva, el desglose jerárquico del trabajo muestra el ciclo de vida por el cual evoluciona el proyecto desde su inicio hasta su cierre. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, el ciclo de vida de un proyecto puede consistir en las siguientes fases principales:

• 1.1 Análisis
• 1.2 Diseño
• 1.3 Construcción
• 1.4 Pruebas
• 1.5 Liberación

Cada una de estas fases puede ser subdividida en sus principales entregables. Por ejemplo, la fase de Análisis puede desglosarse en 'Glosario' y 'Especificaciones de los Requerimientos'. Luego, cada entrega se reduce a subentregables y así sucesivamente. La fase de Análisis puede desglosarse como se muestra en la siguiente estructura:

• 1.1 Análisis
• 1.1.1 Glosario
• 1.1.2 Especificaciones de los Requerimientos
• 1.1.2.1 Casos de Uso
• 1.1.2.2 Especificaciones Complementarias
• 1.1.2.3 Reporte de Requerimientos

El proceso de desglose debe terminar cuando lleguemos a los componentes gestionables más pequeños dentro del trabajo para el proyecto, llamados Paquetes de Trabajo. Un Paquete de Trabajo es el componente de menor nivel cuyo costo y tiempo pueden ser estimados con facilidad. Por ejemplo, el subentregable 'Reporte de Requerimientos' se puede dividir en dos Paquetes de Trabajo: 'Reportes Financieros' y 'Reportes Operativos', cada uno de los cuales puede ser estimado en términos de costo y tiempo requeridos para completar su desarrollo.
Es recomendable mencionar que los entregables de administración de proyecto son parte del trabajo del proyecto, por lo tanto también deben ser mencionados en la estructura.

Una forma de incorporar estos entregables es creando una fase separada, llamada Administración de Proyecto, y dividiéndola en todos sus componentes. Ejemplos de entregables que se pueden enlistar en esta fase son: Planificación de la Administración de Proyecto, Plan de Riesgos, Declaración del Alcance y Cronograma del Proyecto.

Aunque la Estructura de Desglose del Trabajo se elabora de manera progresiva —es decir se construye en incrementos conforme progresa el proyecto— el gerente de proyecto debe asegurarse de que esté completa. El cierre se logra cuando se cubre 100% del alcance acordado. Se puede verificar la concreción de abajo hacia arriba; esto es, los subentregables conforman el 100% de su entregable raíz, los entregables suman 100% de su fase correspondiente, y las fases constituyen 100% del alcance del proyecto.

Sólo una vez que el proceso de desglose se haya completado y aprobado, se crea el cronograma del proyecto. Para cada paquete de trabajo, los integrantes del equipo de trabajo hacen una lista de las actividades necesarias para completar el paquete. Entonces, a cada actividad se le asigna tiempo, dependencias, recursos y costo. Cuando los detalles han sido estimados, el cronograma de proyecto se aprueba y se establece una línea cronológica.

En conclusión, la Estructura de Desglose del Trabajo es una herramienta esencial para establecer el alcance del proyecto. Con ella se forma el acuerdo entre ustedes y sus clientes sobre lo que está y no está incluido en los entregables que le harán. Sin embargo, para ser efectivo debe ser simple y, más importante aún, no debe confundirse con el cronograma del proyecto que cumple con una función diferente en su plan de Administración de Proyectos.

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