Plan de Adquisiciones
Quién, cómo, cuándo, cuánto… ¿con quién?

Por Antonio Villarreal Saldaña [ Acerca del autor]

Hace mucho tiempo cuando iniciaba en el negocio de la Administración de Proyectos y en nuestro medio no había tanto conocimiento como lo hay hoy, recuerdo que después de toda una explicación extensa con filminas y varias presentaciones a un cliente potencial, de lo que era nuestro negocio, éste, con frecuencia preguntaba: a ver, si ustedes no diseñan, no hacen ingenierías, no construyen, no instalan, no proveen ningún material, etc. Entonces, ¿qué hacen?

Lo primero que se me ocurría para explicarlo, muy práctico, era: somos como un director de orquesta que tiene una partitura (plan de proyecto) y dirige a los músicos. Muy probablemente el director empezó tocando un instrumento o varios, sabe lo suficiente de cada uno de ellos, tiene la experiencia y se preparó para ser Director de orquesta y su objetivo en dar un concierto, ¿pero con quién lo vas hacer?, podrías ser el mejor director de orquesta pero el integrar al equipo, buscar a los mejores músicos y coordinarlos para que entre ellos den un concierto es el gran reto, lo que traducido a nuestras prácticas es simplemente utilizar la herramienta: Plan de Adquisiciones.

Lo más común cuando iniciamos un proyecto, las típicas preguntas que hay que formular, son: quién, cómo, cuánto y cuándo; pero otra pregunta relevante que debemos hacernos en las etapas tempranas es ¿con quién?, y esto en referencia a cómo vamos a integrar el equipo que participará en el proyecto, tanto internamente, como fuera de nuestra propia organización: proveedores, consultores, ingenierías, diseñadores, constructores, agencias, etc.

Siguiendo el proceso de la Administración Profesional de Proyectos, para llegar a un buen plan de Abastecimientos, es básico tomar en cuenta lo siguiente:

• Tener documentada y clara la visión de proyecto, la justificación, supuestos, restricciones = Charter
  
• Haber definido el alcance, su descripción, detalles, criterios de aceptación= Declaración del Alcance
  
• Documentar qué incluye y qué no incluye el proyecto: entregables, sub entregables= desglose estructurado de trabajo = WBS
  
• Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo
  
• Hacer un diagrama organizacional de la empresas y del proyecto, es importante porque posiblemente para la administración del proyecto además de visualizar hacia el exterior a quiénes necesitamos contratar, también debemos de confirmar hacia el interior, cómo vamos a conformar el equipo del proyecto y si es necesario incluir a algún asesor o especialista interno.

Una vez que tengamos esta información, podremos empezar a realizar la Matriz de Adquisiciones, la cual debe contener el WBS, para asegurarnos que todo el alcance esté incluido y no se queden entregables sin considerar, así como el número de contratos o el número de especialidades, en la que vamos dividir la contratación para el proyecto.

Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones

¿Cuántos contratos vamos a tener?, ¿a cuántos proveedores voy a contratar?, ¿en cuántos paquetes voy a dividir el proyecto?, esto podría ir desde un llave en mano: diseño, ingeniería, construcción, fabricación, implementación, puesta en marcha y entrega; pasando por esquemas como diseño-construcción, o diseño-implementación, o diseño-operación; hasta dividir el proyecto en un sinnúmero de paquetes, comprando los materiales directos, contratando la mano de obra, etc.

En ocasiones tendemos a pensar que entre más paquetes se tenga en el proyecto puedo obtener un costo más económico, pensemos que nos ahorramos costos indirectos al hacerlos nosotros mismos, que al hacerlo de esta manera ahorro sobre costos, etc. pero hay que evaluar las actividades adicionales que tendremos que hacer como: mayor coordinación, más administración, y sobre todo la división de la responsabilidad;

¿Qué tipo de contrato voy administrar?

Otra variable es planear la estrategia de tipo de contratos, sólo por mencionar algunos, tenemos el contrato a precio alzado y el contrato a precio unitario. En este tema también existe el paradigma de que el precio alzado es más caro o más costoso. Sí es más caro, si a la hora de concursar no contamos con la suficiente información, los detalles del diseño no están completos o no conocemos las expectativas del cliente para el proyecto; pero con un buen detalle de información previa al concurso, con información definida, se puede logra una buena negociación competitiva.

¿Cómo lo voy a pagar?

Para tener una estrategia más completa hay que pensar en la forma de pago: por precio unitario, por porcentaje de avance, por entregables parciales, por horas hombre, por metros cúbicos, etc. Es una muy buena práctica pagar por entregables, esto hace que podamos llevar una administración muy sencilla, práctica, transparente y de mucho valor para el proyecto.

¿Con quién lo voy hacer?

¿Quiénes serán los jugadores para este proyecto?, ¿a quién voy a invitar?, este tema es muy extenso e incluso las grandes empresas y por ejemplo las armadoras, tienen toda un área de su organización enfocada al desarrollo de proveedores. Se recomienda desarrollar una estrategia que nos ayude a definir: el tipo de proveedores que van a participar, las especialidades de las empresas, su ubicación (locales o foráneas), el tamaño de la empresa, el organigrama de la empresa (es institucional o es familiar o tiene el soporte de un corporativo o es una persona sola), el récord como empresa, recomendaciones, entre otras cosas.

Es importante que estos puntos los tengamos planeados, antes del lanzamiento de los concursos y de la invitación de proveedores a nuestro proyecto. Es muy efectivo y de alto impacto para los resultados del proyecto y su planeación que los proveedores conozcan estas estrategias para que puedan hacer propuestas competitivas, tengan claras las estrategias de adquisiciones o contratación que se van a implementar, se familiaricen con la filosofía de nuestra administración de proyectos y sobre todo que son tomados como parte del equipo ejecutor.

Antes de iniciar algún trabajo hay que tener en cuenta lo que he considerado una premisa en trayectoria: los que hacen todo el trabajo en un proyecto son los proveedores, así que es relevante en un proyecto contestarnos ¿con quién lo voy hacer?.

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