La planificación efectiva de la fuerza laboral y su relación con el éxito del proyecto

Redacción LiderDeProyecto.com

Con el cierre del año fiscal todas las organizaciones pasan por la misma situación: se hacen presupuestos y pronósticos, se llevan a cabo ascensos y movimientos internos del personal, se exponen iniciativas para desarrollar nuevos proyectos y se habla de lanzamiento de nuevos productos… ¿Pero qué tanto se habla de la planificación de nuestra fuerza de trabajo? Esperemos que si no mucho, al menos sí lo suficiente porque ésta es una de las claves para el asegurarse de que todos los esfuerzos realizados culminen con éxito.

Como líderes de proyecto con suficiente experiencia dentro del ámbito de de las habilidades blandas, contamos con herramientas valiosísimas para llevar a cabo los cambios y ajustes necesarios que nos permitan eliminar —o por lo menos reducir de manera drástica— las malas relaciones de trabajo. Esto ayudará a la organización y hará mucho más fácil que podamos conseguir el éxito deseado.

Porque tenemos que entender que las estrategias de planificación de la fuerza laboral, no sólo se concentran en tener el número adecuado de integrantes para que cumplan las funciones de cada uno de los roles creados para el proyecto; también ayudan a los directores y equipos en el aprendizaje del manejo de varias dinámicas inherentes a su mutua colaboración. Si somos muy observadores, también veremos que los capacitan para aprender unos de otros así como a utilizar sus diferencias para complementarse y llevar al equipo hacia un final exitoso.

En la fuerza laboral de nuestros días, los equipos casi siempre están conformados por grupos muy diversos con todo tipo de individuos quienes, a su vez, poseen una amplia variedad de características. Cuando lo integrantes del equipo se enfrentan a diferenciadores como tales como edad. Género, cultura u orientación —ya sea política, sexual o religiosa—, los líderes bien podrían encontrar dificultades para hacerlos trabajar con el grado de cohesión necesaria para que se les considere como una verdadera unidad. La planificación de la fuerza laboral nos permite entender las diferencias entre los integrantes y cómo emplearlas para unir al grupo y, de esta forma, hacer que sean eficientes.

En nuestros días, la mayoría de las empresas se mantiene bajo regímenes muy ajustados de gastos debido a la crisis global que estamos viviendo. Esta situación ha repercutido en las contrataciones y sólo sacó a relucir algo que ya existía antes de la desaceleración económica generalizada: la cambiante conformación demográfica de la fuerza laboral que se vio disparada debido al retiro de la generación nacida en los años 50. En los próximos años, la mayoría de las organizaciones comenzará a experimentar una crisis de talento que afectará la manera en que las organizaciones hacen negocios. Va a afectar las relaciones empleado-líder de proyecto, las oportunidades de ascenso, los enfoques acerca del desarrollo de los empleados, las filosofías acerca la permanencia y las estrategias para el retiro… en una frase: la forma fundamental en la que trabajamos juntos. La planificación de la fuerza laboral es importante porque tiene enfrentar todas estas situaciones antes de que se conviertan en un problema.

Esta herramienta —o cumulo de herramientas, mejor dicho— nos ayuda a entender las capacidades y roles de todos los individuos que integran nuestras fuerzas de trabajo y así podremos llegar a las características básicas de cada empleado, sin importar su cultura, edad o género, haciendo que estos elementos no se conviertan en barreras sino en definidores de la relación y concentradores del esfuerzo individual y aporte al avance del proyecto.

Sí, seguro hay quienes piensan que con tanta gente buscando trabajo de tiempo completo todavía, que cualquier “miedo” acerca de una crisis de talentos debería quedar acallado o bien, considerarse infundado.

Pero la realidad es que, independientemente de las condiciones económicas nacionales o mundiales, y de estructura en las organizaciones, al parecer siempre ha existido la paradoja de no contar con el talento suficiente —o de su disponibilidad— en alguno de nuestros proyectos. Eso es la crisis de talento: no tenerlo cuando se le requiere o no contar con el número suficiente de recursos poseedores de las habilidades requeridas.

Sobre todo porque las organizaciones que están reclutando no están incorporando gente recién cesada y tampoco están dispuestas a entrenar personas que no tienen las habilidades específicas para su negocio, pero aún así... ¡tienen proyectos que nos están encargando o que "ya están listos para iniciar" y desean desarrollarlos lo más pronto posible! Así que la crisis de talentos, no sólo ha sido remediada con la creación semi-involuntaria de este gran banco de profesionales en paro o “entre trabajos”... se está agudizando porque no existen los mecanismos para captar el talento adecuado en el momento preciso, para mantener su desarrolo continuo o para iniciar su formación con miras a darle un uso apropiado. Todo esto nos lleva a pensar que las organizaciones más exitosas serán aquellas que encuentren la manera de sacar provecho de este banco de talentos, adaptándose a sus estilos de trabajo con los que ya cuentan y pensando cómo integarlo a su estructura existente.

Así que, conforme la escasez de talento se aproxima en el horizonte de nuestras organizaciones, crece la importancia de crear una cultura de negocio que sea atractiva, acogedora y motivante para los individuos talentosos de cualquier procedencia y de todos los niveles de experiencia.

Los líderes de proyecto necesitan encontrar formas nuevas para crear una capacidad de innovación al propiciar la colaboración, el intercambio de conocimientos y la labor conjunta con el propósito de generar nuevas ideas.

Y la planificación efectiva de su fuerza laboral, les ayudará a hacer precisamente eso. La compatibilidad de la fuerza de trabajo, nos ayuda a medir la información acerca de la compatibilidad crítica en el área de trabajo, que es generada por la interacción entre un gerente (ejecutivo, director, supervisor, líder de equipo o el líder del proyecto) y sus empleados. Las organizaciones la utilizan para mejorar las relaciones de cada integrante de los equipos y la totalidad de la fuerza de trabajo.

Mientras mejor comprenda un líder de proyecto a un recurso humano, más eficientes serán ambos. Las herramientas efectivas para la planificación de la FdT combinan una visión profundad de características laborales únicas que podrían impactar la relación recurso-líder, junto con información utilizable acerca de cómo pueden trabajar juntos un empleado y él líder. Aquí subyace la diferencia vital del cambio de paradigmas: cómo pueden y no como deben.

Planificar la FdT requiere de un alto índice de adaptabilidad de todas las partes implicadas, pero es responsabilidad del líder de proyecto encontrar la forma de ser el más flexible de las partes interesadas para que así le resulte más fácil construir sus unidades o equipos de la mejor manera posible para que todos sean lo más compatibles entre sí como sea posible. Es un rol de facilitador-integrador-coordinador, con miras a crear equipos de alta eficiencia... que no es más que la labor usual de un director de proyecto, pero ahora tomando muy en cuenta las características de los individuos que tiene disponibles para integrar su fuerza de trabajo antes de comenzar con la ejecución de su proyecto más reciente.

Como resulta lógico, aplicar estas herramientas también nos ayuda a comprender las diferencias en los estilos de trabajo que hay entre distintos líderes y los sus integrantes de sus equipos; lo cual nos proveerá con una guía muy específica donde podremos ver cómo interactúan el líder y el integrante para:

• Aumentar la productividad
• Mejorar las comunicaciones entre ellos
• Identificar y evitar potenciales conflictos de gestión
• Resolver las relaciones laborales poco efectivas.

¿Sabían que una de las fuentes más comunes para una ética de trabajo pobre, se encuentra en la relación que existe entre el gerente y un empleado, —o en nuestro caso, el líder de proyecto y un recurso? ¿Y que, además, los buenos trabajadores son más propensos a dejar una organización poniendo como causa principal a su jefe y no por cuestiones salariales? Un director de proyecto puede impactar de manera significativa el desarrollo de la fuerza laboral y el desempeño de los empleados. Que el impacto tenga una calidad positiva o negativa, a menudo depende del resultado directo del entendimiento de los hábitos y estilos de trabaja de todos los participantes.

Los directores de proyecto que no “estén en contacto” con sus recursos a menudo causan baja productividad, moral decreciente o irregular, y una alta rotación de personal; mientras que los empleados que sienten una conexión con sus líderes de proyecto a menudo son altamente productivos y comprometidos con su trabajo.

Poseer un mayor entendimiento acerca de las dinámicas en las relaciones laborales, ayudará ambas partes a reconocer y valorar donde sus puntos de vista coinciden y donde son distintos. Este mutuo entendimiento siempre resultará en una relación laboral más productiva y positiva. Así que sería bueno que no sólo empezáramos a planificar no en función de gastos y tamaño de la platilla laboral necesaria para realizar los proyectos y productos que planeamos desarrollar en el futuro. Invirtamos en herramientas efectivas para la planeación de la fuerza laboral no solo para contratar el número exacto de personas para que ocupen los puestos adecuados, sino también para mantener una relación sana entre los líderes de equipo, sus integrantes, la organización y, por supuesto, nosotros.

Podemos resumirlo en siete palabras: estrategia, comunicación, respeto, flexibilidad, integración, disciplina y confianza.

Sólo podemos logralo si, además de ser muy eficaces en nuestras estimaciones, estrictos en nuestro apego a cronogramas, rigurosos en nuestro ejercicio del presupuesto y precisos en nuestras capacidades analíticas, también refinamos nuestras habilidades blandas todos los días. Porque todo proyecto exitoso comienza con la creación de un equipo capaz, pero que además está bien conformado, en sincronía y altamente motivado.

Temas relacionados:
Certificación PMP® en Administración de Proyectos
Curso breve intensivo de certificación en administración de proyectos para principiantes (CAPM®)