Los Administradores de Proyectos aseguran una ejecución exitosa de proyectos, planeando, organizando, dirigiendo, monitoreando, controlando y cerrándolos. Los administradores de proyectos exitosos utilizan diversas herramientas, técnicas, metodologías, marcos y procesos para monitorear de cerca los proyectos y llevarlos a cabo en su totalidad. Lo que los hace mejores Administradores de Proyectos es su habilidad para ver mas allá de los proyectos y crear un ambiente donde los valores son valuados, la integridad es aplaudida y donde la competencia personal y profesional prospera. El propósito de este artículo es remarcar una media docena de áreas que pueden hacer la diferencia.

Crea el Ambiente del Proyecto

El crear un ambiente del proyecto donde todos los stakeholders pueden participar libremente es esencial para una administración de proyectos exitosa. Los Administradores de Proyectos deben identificar a todos los interesados y sus necesidades en cuanto a información.

Balancear los requerimientos de varios stakeholders e involucrándolos en el momento adecuado ayudará a definir los objetivos del proyecto. También se debe asegurar que los interesados recibirán oportunamente información del proyecto y en el formato deseado.

Los proyectos de hoy en día están siendo ejecutados en un contexto geográfico mucho mas amplio; A veces debido al outsorcing. En éste caso, múltiples factores como el lenguaje, zonas de tiempo, cultura, estilos de comunicación, etc entran en escena. Los Administradores de Proyectos deben asegurar que todos estos factores son tomados en cuenta dentro de las metodologías de administración de proyectos.


Líneas de comunicación claras , roles y responsabilidades bien definidas son vitales para el éxito en tal contexto. Durante el proyecto, los administradores deberían crear un ambiente donde los miembros del equipo puedan interactuar uno con otro para compartir libremente ideas sobre el proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo a trabajar eficazmente y a ejecutar mejor. Los clientes tendrán gran sabiduría y los PM deberían de pensar en formas para absorber el conocimiento y sabiduría de tales interesados. El administrador de proyectos debería también asegurarse de que toda la información y artefactos necesarios del proyecto están disponibles para el equipo de manera oportuna. Deberá procurar las herramientas, plantillas y documentación necesaria para que el proyecto despegue y siga sin problemas. El deberá asegurarse de que todas las políticas, leyes, reglas y normas sean publicadas y respetadas.

Asesore el equipo y fomente el trabajo en equipo

Los PM deberían de proporcionar asesoramiento y liderazgo de pensamiento a los miembros del equipo. Estos consideran que el administrador es más experimentado en dominios de funcionalidad, negocios y técnicos y los administradores de proyectos deberían ayudarlos en estas áreas de competencia personal. Los administradores deberían asegurarse de que los miembros del equipo están contribuyendo eficazmente al proyecto. Los administradores deberían identificar las eficiencias y deficiencias de los miembros del equipo y deberían trabajar con ellos para definir los objetivos personales y los medios para alcanzarlos.

Los Administradores deberían asegurarse que las aspiraciones profesionales de los individuos se están cumpliendo, que el entrenamiento necesario es identificado y atendido y debería mantener entre los miembros del equipo, un sentimiento de que alguien está cuidando sus necesidades y aspiraciones

También deberían darle al equipo confianza en que tienen alguien a
quien respetan y admiran.

Llevando a cabo revisiones y proporcionando retroalimentación al final de casa fase o proyecto es una responsabilidad crucial de un Administrador de Proyectos. Los administradores de proyectos deben asegurarse de que los individuos reciban retroalimentación acerca de su rendimiento. El reconocer las contribuciones de los miembros del equipo también ayudará a que el equipo haga contribuciones mas eficaces y que tenga una participación más activa. Además de esto, la disponibilidad del administrador de proyectos para aprender y escuchar a los demás aumentará su capacidad personal y promoverá un sentimiento de que las ideas individuales y contribuciones serán solicitadas y apreciadas.

Comparte tu sabiduría y experiencia

Los Directores de proyectos obtienen conocimiento y experiencia de sus proyectos pasados y presentes. Las prácticas de proyectos deberían ser registradas y una vez que el proyecto culmina exitosamente, todas las buenas prácticas se volverán las “mejores prácticas” cada vez que se repliquen en proyectos subsecuentes.

Los PM deberían estar al tanto de sus prácticas exitosas y debería compartirlas con otros en la organización. Registrar la información en un tipo de Oficina de Administración de Proyectos ayudará a esparcir el conocimiento. Los administradores de proyectos también deberían de contribuir en diarios o boletines con artículos de administración de proyectos para que la sabiduría y experiencia pueda ser de ayuda para otros. La documentación y almacenamiento de artefactos de proyectos, llevar a cabo sesiones de lecciones aprendidas, etc. creará un repositorio de información relacionada a proyectos incluyendo artefactos, éxitos y fracasos.

Se honesto y enfócate en el cliente

Los PM deberían de promover la honestidad e integridad. Proporcionando información honesta acerca del proyecto ayudará a entender el estatus, planear riesgos, salvaguardar errores, etc. Los administradores deberían proporcionar actualizaciones verdaderas acerca del estatus del proyecto aunque esto signifique malas noticias. Esto ayuda a trabajar con los interesados y brinda los mecanismos de corrección necesarios a donde deben estar. Los reportes de estatus, juntas y otras discusiones del proyecto deberían proporcionar una imagen clara de que es lo que está sucediendo.

Cuando se trabaje como un administrador de proyectos local o vendedor, es muy importante proteger la propiedad intelectual y asegurar la confidencialidad, garantía y seguridad de los activos de información

El cliente es lo principal y todas las actividades en el proyecto deberían estar basadas en los intereses del cliente puesto que el está por arriba de todo lo referente al proyecto, equipo u organización. Cuando se trabaje con clientes, es mejor proporcionar al cliente de frente el estatus de posibles dificultades y buscar medidas junto con el cliente, para reducirlas. Esto ayudará no solo al proyecto, sino también cultivará una relación de confianza con el.

Sea humano, Ético y legal

Como se menciona en las secciones anteriores, un Administrador de Proyectos debería cuidar las necesidades del equipo y tener empatía con los individuos. El debería estar listo para tomar acción cuando una crisis emerja, debería ser capaz de proteger al equipo contra los factores negativos que impactan en el proyecto, debería asegurar que el equipo está al tanto de las normas y costumbres que sean contrarias a lo irrespetuoso y debería medir si hay alguna barrera especial en términos del lenguaje, cultura y costumbres.

Esto toma importancia en un escenario de outsourcing donde los proyectos abarca varias áreas geográficas. En tal caso, el Administrador del Proyecto debería asegurar que todas las barreras de comunicación sean derribadas y que si se realice en caso de existir, algún entrenamiento especial para eliminar las diferencias culturales y lingüísticas.

El PM debería ser proactivo y tomar la responsabilidad por errores en vez de culpar a otros; particularmente el equipo del proyecto. El debería tomar la responsabilidad de cumplir todos los niveles de servicio a los cuales se comprometieron y a las obligaciones por contrato. El debería constantemente motivar al equipo y ayudar a realizar sus aspiraciones y ambiciones. El debería asegurar la capacidad personal y del equipo. El es responsable personalmente de guiar el proyecto para asegurar que todos los requerimientos legales, éticos, contractuales y de cumplimiento son cubiertos. La regla es nunca desviarse de lo que es correcto.

Solucione Conflictos y Contradicciones

Los proyectos tienen muchos stakeholders y la diversidad aumenta si los proyectos están esparcidos geográficamente. Los intereses de diversos stakeholders debería ser considerada y balanceada. En un escenario global, los administradores de proyectos se encuentran con diversidad cultural y deberían tener sensibilidad con otros grupos, sus costumbres sociales y su forma de hacer negocios. Esta diversidad de interesados, sus expectativas y sus orígenes, abre la posibilidad de que haya conflicto y el administrador del proyecto debe balancear esta situación mediante la negociación apropiada y la resolución con el uso de discusiones y balance de intereses. De la misma manera, el debería identificar las cualidades necesarias para triunfar en un escenario de varias culturas y asegurar que los mecanismos de comunicación cumplen con esas cualidades.

Conclusión

En resumen, un Administrador de Proyecto debería proteger los intereses de los stakeholders, debería hacer siempre lo que es correcto para el proyecto y lo que es éticamente y legalmente correcto, debería ser humano y apoyar los requerimientos del equipo y debería asegurarse de que los mecanismos apropiados se lleven a cabo para atender un ambiente mas amplio donde se tienen los proyectos. Su disponibilidad a aprender, su generosidad para admitir y la inclinación por compartir con los demás harán que se incremente su capacidad personal y se ganará el respeto de otros.

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